19. Механізм проведення та облік операцій з підкріплення банків готівкою

Під підкріпленням розуміють поповнення запасів готівки у сховищах, оборотних касах, касах банків, банкоматах.

Доставка підкріплень від територіальних управлінь НБУ до кас банків може здійснюватися власними силами установи банку, через службу інкасації Національного банку або підрозділами перевезення валютних цінностей та інкасації коштів інших установ банків. Доставка підкріплень службою інкасації НБУ здійснюється на підставі укладених договорів між територіальними управліннями та установами банків.

У встановленому територіальним управлінням НБУ порядку банк подає йому заявку, на підставі якої уповноважений працівник відділу готівкового обігу і касових операцій складає графік заїзду інкасаторів до боксу інкасації, подає цю заявку підрозділу банківської безпеки та надсилає банку повідомлення про дату і час приїзду їх інкасаторів.

Попередню підготовку та пакування готівки в мішки (касети) та оформлення описів цінностей, що перевозяться, здійснюють відповідальні особи на підставі розпорядження про підкріплення банків готівкою через інкасаторів банків.

Для видачі банкам готівки без перевірки в мішках або касетах відповідно до умов договору про касове обслуговування відповідальні особи територіального управління НБУ пакують пачки банкнот у мішки (касети). На кожний мішок навішують ярлик з такими реквізитами: найменування і код територіального управління, найменування банку‑отримувача, номінал, сума готівки, дата пакування, прізвища та підписи відповідальних осіб та пломбують його.

За умови видачі банкам підкріплення з перевіркою готівки за кожним описом цінностей у національній валюті України, що перевозяться, відповідальні особи вкладають банкноти в мішок, на який навішують ярлик із зазначенням банку‑отримувача, загальної суми вкладення, дати пакування, прізвищ і підписів відповідальних осіб та пломбують його.

Підготовлені до видачі мішки передаються у сховище з їх перевіркою або вкладеними у візок, який замикається на ключ однією із відповідальних осіб, споряджається ярликом на загальну суму вкладеної готівки та підписами відповідальних осіб. До ярлика прикріплюються супровідні документи.

У день видачі територіальним управлінням НБУ готівки на підставі розпорядження про підкріплення, опису цінностей у гривнях, що перевозяться, та заявки банку, працівником, який здійснює бухгалтерський облік касових операцій, складається видатковий касовий ордер.

Процедура видачі готівкових коштів проводиться через шлюзовий блок (лоток‑бункер), який виключає можливість фізичного контакту між інкасаторами і відповідальними особами, але дає змогу візуально контролювати сам процес через броньоване скло, яке розділяє бокс інкасації від приміщення для приймання‑передавання готівки.

Видачу інкасаторам банків готівкових коштів здійснюють матеріально відповідальні особи або касові працівники, визначені для виконання зазначених операцій у складі не менше двох осіб у приміщенні для приймання‑передавання готівки.

Про приїзд кожного автомобіля з інкасаторами і про його в’їзд до боксу інкасації охорона інформує відповідальних осіб, які отримують від інкасаторів через шлюзовий блок (лоток‑бункер) відповідні документи для прийняття чи видачі готівки і перевіряють їх. Під час перевірки документів здійснюється:

• ідентифікація осіб інкасаторів відповідно до їх службових посвідчень;

• звірка прізвища, ім’я та по батькові, що зазначені в службових посвідченнях, з даними, зазначеними на дорученнях на перевезення валютних цінностей;

• перевірка відповідності сум, зазначених у дорученнях на перевезення валютних цінностей, сумам, зазначеним в описах цінностей у національній валюті України, що перевозяться, і видатковому касовому ордері.

У разі встановлення невідповідностей вищезазначених даних касова операція не здійснюється.

Для здійснення видаткових операцій відповідальні особи територіального управління НБУ доставляють отриману в установленому порядку готівку в приміщення для приймання‑передавання готівки на початку операційного дня або протягом операційного дня та здають прийняту готівку в кінці або протягом операційного дня.

Після перевірки документів, отриманих від інкасаторів комерційного банку, відповідальні особи НБУ звіряють суму готівки, підготовленої до видачі, із сумою, зазначеною в описі цінностей у національній валюті України, що перевозяться, та видатковому касовому ордері.

Під візуальним контролем інкасаторів через броньоване скло відповідальні особи в приміщенні для приймання‑передавання готівки виставляють підготовлену готівку на стіл, перераховують її за пачками і корінцями і вкладають у мішки, на які навішують ярлик із зазначенням суми, дати пакування, прізвищ і підписів відповідальних осіб та опломбовують їх.

Підготовлена згідно з умовами договору до видачі готівка видається інкасаторам через шлюзовий блок у мішках (касетах) без їх розкриття. Після одержання всіх мішків (касет) з готівкою інкасатори підписують документи про одержання готівки і передають їх через шлюзовий блок (лоток‑бункер) відповідальним особам, які по телефону повідомляють охорону про завершення обслуговування інкасаторів.

При відображенні в обліку банку операцій з підкріплення використовуються такі рахунки:

• 1811 (активний) «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою». За дебетом рахунку проводяться суми перерахування коштів за готівку або суми готівки, що передається. За кредитом рахунку проводяться суми з погашення дебіторської заборгованості за операціями з готівкою;

• 1911 (пасивний) «Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою». За кредитом рахунку проводяться суми кредиторської заборгованості за операціями з готівкою. За дебетом рахунку проводиться суми погашення кредиторської заборгованості за операціями з готівкою.

Підкріплення банків готівкою національної валюти територіальними управліннями Національного банку здійснюється після надходження відповідних сум з кореспондентських рахунків банків. Під час перерахування коштів за готівку територіальному управлінню НБУ виконується проводка:

Дт 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою»

Кт 1200 «Кореспондентський рахунок банку в НБУ».

Отримання готівки через інкасаторів територіальних управлінь НБУ і оприбуткування її в касу банку супроводжується такою проводкою:

Дт 1001 «Банкноти та монети в касі банку», або

1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку»

Кт 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою».

Недостача готівки, що виявлена в упаковці територіального управління НБУ, Банкнотно‑монетного двору чи Центрального сховища, до часу її відшкодування обліковується за рахунком 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою».

Після надходження суми відшкодування здійснюється така проводка:

Дт 1200 «Кореспондентський рахунок банку в НБУ»

Кт 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою».

Суму виявленого надлишку банк перераховує на підставі акта про розбіжності та відображає в бухгалтерському обліку такими проводками:

1) Дт 1001 «Банкноти та монети в касі банку», або

1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку»

Кт 1911 «Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою»;

2) Дт 1911 «Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою»

Кт 1200 «Кореспондентський рахунок банку в НБУ».

Установи банків України, які мають надлишок готівки, а також непридатну до обігу готівку, доставляють і здають її до територіальних управлінь власними силами, через службу інкасації Національного банку або через підрозділи перевезення валютних цінностей та інкасації коштів інших установ банків.

Механізм приймання територіальним управлінням НБУ від банків готівки здійснюється наступним чином. Після перевірки документів доставлена інкасаторами банку готівка в мішках (касетах) передається через шлюзовий блок відповідальним особам територіального управління НБУ, які перевіряють цілісність мішків (касет), цілісність, чіткість і відповідність пломб даним, зазначеним в описі цінностей у національній валюті України, що перевозяться.

У разі пошкодження цілісності мішка (касети), пломб або їх нечіткості чи невідповідності даним, зазначеним в описі цінностей у національній валюті України, що перевозяться, відповідальні особи зазначають ці порушення в описі цінностей у національній валюті України, що перевозяться, показують їх інкасаторам і продовжують приймання готівки.

Мішки з готівкою, до яких є зауваження відповідальних осіб НБУ, у присутності інкасаторів відкриваються в першу чергу, готівка виймається та перевіряється в установленому порядку. У разі невідповідності вкладення мішка складається акт про розбіжності, який підписують відповідальні особи та інкасатори і затверджує завідувач відділу касових операцій НБУ. З мішків, до яких немає зауважень, відповідальні особи виймають готівку на стіл і здійснюють її перевірку в установленому порядку.

Після закінчення приймання готівки відповідальні особи територіального управління НБУ оформляють документи, повертають порожні мішки через шлюзовий блок і по телефону повідомляють охорону про завершення обслуговування і готовність автомобіля з інкасаторами до виїзду з боксу.

Операції із здавання готівки банком, у тому числі не придатної до обігу, до територіального управління НБУ супроводжуються такими бухгалтерськими записами:

• після видачі коштів з операційної каси банку:

Дт 1007 «Банкноти та монети в дорозі»

Кт 1001 «Банкноти та монети в касі банку», або

1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку»;

• після надходження коштів на кореспондентський рахунок банку:

1) Дт 1200 «Кореспондентський рахунок банку в НБУ»

Кт 1911 «Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою»;

2) Дт 1911 «Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою»

Кт 1007 «Банкноти та монети в дорозі».

Якщо банк здає готівку, у тому числі не придатну до обігу, до територіального управління через підрозділ перевезення цінностей та інкасації коштів іншого банку, то в обліку здійснюються такі бухгалтерські проводки:

• після видачі коштів з операційної каси банку:

Дт 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою»

Кт 1001 «Банкноти та монети в касі банку», або

1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку»;

• після надходження на коррахунок банку коштів як оплати за готівку:

Дт 1200 «Кореспондентський рахунок банку в НБУ»

Кт 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою».

У разі виявлення територіальним управлінням НБУ недостач банкнот (монет) банк повинен відшкодувати відповідну суму протягом трьох днів з дня отримання акта про розбіжності. Відшкодування недостачі супроводжується такою проводкою:

Дт 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою»

Кт 1200 «Кореспондентський рахунок банку в НБУ».

Якщо недостача пов’язана з діями відповідальних працівників банку, то на суму недостачі здійснюється така бухгалтерська проводка:

Дт 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку»

Кт 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою».

У разі відшкодування винними особами недостачі здійснюється така бухгалтерська проводка:

Дт 1001 «Банкноти та монети в касі банку», або

1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку», або

2620 «Кошти на вимогу фізичних осіб»

Кт 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку».