61
Реальні недостачі і надлишки товарів, виявлені інвентаризацією, можна зареєструвати в інформаційній базі відповідно документами "Списание товаров" і "Оприходование товаров". Ці документи також можуть бути сформовані на підставі документа
"Инвентаризация товаров на складе".
1.7. Автоматизація обліку матеріальних цінностей
Контроль за наявністю та рухом матеріальних цінностей підприємства – одна із задач бухгалтерського обліку, що перетинається із задачами складського обліку. Ці задачі вирішуються в "1С:Бухгалтерії 8.1". В "1С:Бухгалтерії 8.1" реалізовано облік матеріалів, продукції і товарів на складах. Товарно-матеріальні цінності (запаси) враховуються у розрізі позицій номенклатури, партій і складів. Додатково можуть ураховуватися митні декларації та країна походження.
Передбачається проведення інвентаризацій матеріальних цінностей і автоматична обробка їхніх результатів. За результатами інвентаризації автоматично підраховується різниця між обліковою кількістю (зареєстрованим в інформаційній базі при проведенні документів надходження та відвантаження) і фактичною кількістю цінностей, виявленим у результаті інвентаризації. Після чого оформляються документи списання (у випадку недостачі) або оприбуткування (у випадку виявлення надлишків).
Формування облікових записів. Операції надходження, переміщення і вибуття запасів, реєструються шляхом введення в інформаційну базу відповідних документів. Бухгалтерські проведення та записи податкового обліку при цьому формуються автоматично. Реквізити проводок заповнюються на підставі інформації, що втримується в документі.
Так, при реєстрації надходження запасів шляхом уведення документа "Поступление товаров и услуг" (рис. 1.60), номенклатура запасів, які надходять, перераховується у табличній частині документа на закладці "Товари" (рис. 1.61).
Рис. 1.60. Введення документу "Поступление товаров и услуг"
62
В процесі заповнення табличної частини користувачем для кожної номенклатурної позиції конфігурація автоматично підставляє рахунок обліку бухгалтерського обліку, рахунок обліку ПДВ і деякі інші дані. Ці дані використаються "1С:Бухгалтерією 8.1" при автоматичному формуванні проводок.
Проводки формуються за кожним записом табличної частини "Товари". У якості субконто (об'єкта аналітичного обліку) дебету проводки вказується елемент довідника "Номенклатура" з однойменного стовпчика табличної частини "Товари".
Таким чином, аналітичний облік запасів ведеться на основі довідника "Номенклатура" (Склад Номенклатура). У цьому довіднику зберігаються найменування та інші реквізити запасів (у програмі: товарно-матеріальних цінностей).
Рис. 1.61. Документ "Поступление товаров и услуг"
63
Надходження та вибуття матеріальних цінностей. Облік запасів (у даній конфігурації поняття запас виражається через програмне поняття "товарно-матеріальні цінності – ТМЦ") вимагає, як правило, обробки більших обсягів інформації. Тому конфігурація максимально полегшує роботу користувача за допомогою широкого використання механізму автоматичної підстановки даних за замовчуванням, можливості уведення документів на підставі інших документів, за допомогою інших прийомів.
Облік товарів, матеріалів і готової продукції реалізований в "1С:Бухгалтерії 8.1" відповідно до П(С)БО 9 "Запаси" і методичним вказівкам з його застосування.
В "1С:Бухгалтерії 8.1" повністю автоматизовані операції надходження та списання матеріальних цінностей.
Надходження. Для реєстрації факту надходження матеріальних цінностей на склад використовується документ "Поступление товаров и услуг" (див. рис. 1.44). За допомогою цього документа в інформаційну базу вводяться відомості про вартість, номенклатуру та інші характеристики матеріальних цінностей.
На рис. 1.62 наведено схему взаємодії первинних документів з операціями надходження та списання матеріальних цінностей.
Рис. 1.62. Схема взаємодії первинних документів з операцій надходження та списання матеріальних цінностей
Інформація про вартість ТМЦ на складах зберігається в інформаційній базі в розрізі партій. Партія – це сукупність матеріальних цінностей, що надійшли за одним документом. Партія є джерелом інформації про документ, що утворив партію, про контрагента, при взаємодії з яким утворилася партія, про договір, за яким здійснено взаєморозрахунки, пов'язані з партією, про ціну одиниці номенклатури та ін.
Інформацію про залишки товарів, їхнє надходження і вибуття протягом заданого періоду можна переглянути за допомогою звіту "Ведомость по партиям товаров на складах".
Для виведення звіту про партії товарів на складах потрібно у головному меню програми вибрати "Отчеты → Прочие → Остатки и обороты". У відкритому вікні вибрати розділ обліку "позиція 1", інтервал часу "позиція 2" та натиснути кнопку
64
Сформувати, після цього буде сформований детальний звіт "позиція 3" щодо номенклатури, початкового залишку, приходу, видатку товарів на складах та кінцевого залишку "позиція 4" (рис. 1.63).
Рис. 1.63. Звіт про партії товарів на складах (податковий облік) залишки та обороти
Якщо необхідно сформувати спеціальний звіт за номенклатурою, рахунком, організацією, складом, або документом оприбуткування потрібно використати кнопку
Відбір.
Вибуття. Вибуття цінностей зі складу може бути оформлене за допомогою документа "Перемещение товаров". Для виведення документу потрібно у головному меню програми вибрати "Склад → Перемещение товаров". Для створення нового документу потрібно натиснути кнопку Добавити (рис. 1.64, 1.65).
Рис. 1.64. Створення нового документу "Перемещение товаров"
65
Рис. 1.65. Вид документу "Перемещение товаров"
При вибутті цінностей зі складу в результаті їхнього продажу використовується документ "Реализация товаров и услуг" (див. рис. 1.47); в результаті передачі до виробництва – документ "Требование-накладная". Для виведення документу "Требованиенакладная" потрібно у головному меню програми вибрати "Производство → Требование-
накладная".
Способи списання. У загальному випадку однакові цінності, які відносяться до різних партій, можуть мати різні вартості. Тому в настройці облікової політики підприємства варто вибрати правило визначення вартості матеріальних цінностей при їхньому вибутті зі складу.
Для визначення вартості матеріальних цінностей при їхньому вибутті "1С:Бухгалтерія 8.1" може використати наступні способи списання матеріальних цінностей:
за собівартістю перших за часом поставок (ФІФО); за середній собівартості.
Спосіб списання встановлюється в обліковій політиці підприємства, причому для цілей бухгалтерського обліку та для цілей податкового обліку можуть бути обрані різні способи.
Для виведення документу "Учетная политика бухгалтерский учет" потрібно у головному меню програми вибрати "Предприятие → Учетная политика → Учетная политика организаций" (рис. 1.66).
66
Рис. 1.66. Встановлення способу списання матеріальних цінностей "ФІФО",
де МПЗ – материально производственные запасы.
Найпростішим за реалізацією є спосіб по середній собівартості. Даний спосіб не вимагає ведення обліку по партіях.
При використанні способу ФІФО партіонний облік потрібен, оскільки собівартість поставки – це властивість партії. Партія вибирається за датою документу, що утворює партію.
Ведення обліку вартості партій матеріальних цінностей у розрізі складів дозволяє надалі одержувати інформацію про вартість цінностей за кожним складом, що зручно використовувати для цілей інвентаризації, для оцінки вартості цінностей, закріпленої за кожною матеріально-відповідальною особою – МВЛ (або рос. МОЛ).
Облік тари. Особливим видом матеріальних цінностей, які використовуються при відвантаженні та транспортуванні товарів і готової продукції, є поворотна тара багаторазового використання. Така тара потребує обліку, відособленого від обліку інших цінностей. Відомості про поворотну тару вказуються на спеціальних закладках документів, якими оформляються переміщення цінностей (рис. 1.67).
Створення та заповнення документу "Поступление товаров и услуг" див. на рис. 1.44.
67
Рис. 1.67. Відомості про поворотну тару багаторазового використання
В "1С:Бухгалтерії 8" реєструються наступні операції з поворотною тарою багаторазового використання:
передача поворотної тари покупцеві – цю тару покупець повинен повернути підприємству;
повернення тари покупцем; одержання поворотної тари від постачальника – цю тару підприємство повинне
повернути постачальникові; повернення тари постачальникові.
Якщо ж тара продається покупцеві без умов повернення, то її передача аналогічна реалізації товарів або готової продукції. Така тара не вимагає відособленого обліку.
Придбання тари у її виробника для відвантаження в ній товарів і продукції з погляду обліку нічим не відрізняється від придбання товарів.
У конфігурації ведеться кількісно-сумовий облік надходжень, відвантажень і залишків поворотної тари в розрізі контрагентів.
Інвентаризація. Заставою схоронності майна підприємств є регулярне проведення інвентаризацій. Конфігурація забезпечує ефективну підтримку інвентаризації матеріальних цінностей на складах, у процесі якої кількість матеріальних цінностей на складах звіряється із залишками цінностей за даними інформаційної бази, визначеними з урахуванням всіх надходжень і вибуттів. Для підготовки інвентаризації та реєстрації її результатів в інформаційній базі використається документ "Инвентаризация товаров на складе".
Для виведення цього документу потрібно у головному меню програми вибрати
"Склад → Инвентаризация товаров на складе " (рис. 1.68).
68
Рис. 1.68. Документ "Инвентаризация товаров на складе"
Конфігурація підтримує різний порядок проведення інвентаризації. Так, для прискорення роботи щодо проведення інвентаризації можна автоматично заповнити документ "Инвентаризация товаров на складе" відомостями стосовно залишків товарів на складі, що є в інформаційній базі, і потім роздрукувати на папері типову форму "Инвентаризационная опись (М-21)" (рис. 1.69).
Рис. 1.69. Можливість друку типової форми "Инвентаризационная опись (М-21)
При великому розмірі складського господарства можна сформувати цілий комплект документів "Инвентаризация товаров на складе" – за окремим документом для кожної групи товарно-матеріальної цінності та місця зберігання – і роздрукувати відповідний комплект порівнювальних відомостей. Після цього інвентаризаційної комісії залишається провести огляд майна та вручну внести в порівнювальну відомість дані про фактичну наявність цінностей.
Після завершення роботи інвентаризаційної комісії отримані дані про фактичну наявність запасів вносяться в інформаційну базу шляхом виправлення або повторного заповнення документа "Инвентаризация товаров на складе". При виявленні надлишків матеріальних цінностей можна автоматично сформувати документ оприбуткування