Тема 4. Документація та інвентаризація

1. Загальні поняття про облікові документи. Роль та значення бухгалтерських документів.

2. Вимоги до змісту, структури й оформлення документів. Види бухгалтерських документів, їх класифікація. Організація документообігу і зберігання документів.

3. Мета і завдання інвентаризації. Методика проведення інвентаризації.

4. Визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації в обліку.

Як відомо, відмітною рисою бухгалтерського обліку від інших видів господарського обліку є обов'язкове оформлення кожної господарської операції відповідним первинним документом.

У Законі «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» дається таке визначення: «первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення». В одних первинних документах дається розпорядження на здійснення господарської операції, в інших - підтвердження вже здійсненої господарської операції. Тому можна дати і таке визначення: первинний документ - це письмове розпоря­дження на здійснення господарської операції або письмовий доказ здійсненої операції.

Документація - спосіб суцільного і безперервного відображення господарських операцій у документах з метою отримання інформації про діяльність підприємства та її контролю.

Значення документів:

• є основою бухгалтерського обліку і звітності;

• є засобом оперативного керівництва і управління діяльністю виробничих підрозділів і в цілому підприємств;

• за допомогою документів ведеться спостереження за рухом матеріальних і грошових коштів, станом розрахун­ків. Підписуючи документ, керівник і головний бухгалтер контролюють законність і доцільність даної господарської операції;

• є засобом забезпечення збереження майна, контролю над діями матеріально-відповідальних осіб і виявлення випадків розкрадань і зловживань;

• використовуються для проведення інвентаризації;

• використовуються як докази при суперечках, що розгля­даються в судових органах.

Таким чином, документи мають економічне, контрольне і юридичне значення.

З метою правильного використання бухгалтерських документів у практиці їх класифікують за різними ознаками (рис. 5.1).

Розглянемо сутність кожної групи документів.

За призначенням документи класифікуються на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчі — документи, які дають право здійснювати будь-яку господарську операцію. Наприклад, для отримання готівкових коштів з поточного рахунку банку необхідне письмове розпорядження керівника і головного бухгалтера, яке буде оформлене в грошовому чеку на отримання готівки. Для списання грошових коштів з поточних та інших рахунків в погашення кредиторської заборгованості в банк надаються платіжні доручення — розпорядчі документи

Виправдні (виконавчі) — документи оформляються вже після здійснення операції і підтверджують її здійснення. Наприклад, по закінченні будівництва споруди комісія оформляє «Акт приймання-передачі основних засобів» ,яким підтверджує, що капітальні інвестиції завершені і новий об'єкт основних засобів прийнятий в експлуатацію. Виправдними документами будуть акти на виконані роботи, наряди на відрядну роботу та ін.

Документи бухгалтерського оформлення - документи, які складають працівники бухгалтерії на підставі первинних документів з метою подальшої обробки інформації. До них належать різні накопичувальні і групувальні відомості, відомість розрахун­ку амортизаційних відрахувань та ін

Рис. 4.1. Класифікація документів

Комбіновані документи поєднують в собі ознаки розглянутих вище документів, вони містять розпорядження і підтверджують факт здійснення операції, а також елементи бухгалтерського оформлення. До цієї групи включають, наприклад, видатковий касовий ордер (типова форма КО-2), у якому дається розпорядження керівника і головного бухгалтера про видачу працівнику підприємства певної грошової суми. Виконавча частина документа виражається в тому, що касир своїм підписом про видачу грошових коштів виконує розпорядження. До комбінованих документів також можна віднести звіт про використання коштів, виданих на від­рядження або під звіт, накладну на відпуск матеріальних цінностей зі складу.

За порядком складання документи класифікуються на первинні і зведені.

Первинні є першим свідоцтвом про здійснення операції і складаються у момент здійснення господарської операцій. До них відносять грошовий чек, платіжне доручення, рахунок-фактуру, накладну на відпуск матеріалів, акт про списання основних засобів та ін.

Зведені - складаються на підставі первинних документів шляхом узагальнення їх даних. У зведених документах проводиться групування однорідних операцій; облікові дані в них систематизують в необхідних напрямках для подальшої підготовки інформації з метою складання бухгалтерської звітності та прийняття управлінських рішень. ( відносять касову книгу, звіт про рух матеріальних цінностей, книгу (картки) складського обліку та ін).

За способом відображення операцій документи класифікуються на разові і накопичувальні.

Разові - оформляють одну або декілька господарських операцій, і на їх підставі відразу ж робляться подальші облікові записи. До цієї групи можна віднести форму КО-1 «Прибутковий касовий ордер», КО-2 «Видатковий касовий ордер», М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» та ін.

Накопичувальні - складаються впродовж певного періоду (дня, декади, місяця) для відображення однорідних операцій, що систематично повторюються. Вони остаточно оформляються по закінченні встановленого періоду і передаються в бухгалтерію. Прикладом накопичувального документа може бути «Лімітно-забірна карта». Документ використовується при систематичному відпуску одних і тих самих цінностей упродовж звітного періоду.

За місцем складання документи класифікуються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документи складаються на даному підприємстві. До них відносять прибуткові і видаткові касові ордери, касову книгу, накладні на відпуск матеріалів зі складу та ін.

Зовнішні - оформляються на інших підприємствах, організаціях і установах і надходять на дане підприємство або оформляються в даному підприємстві, а передаються іншим підприємствам. До них можна віднести виписки банку з поточних та інших рахунків про рух грошових коштів підприємства, рахунки-фактури постачальників та ін.

Слід пам'ятати: кожний документ виконує різні функції, і тому він належить одночасно до різних класифікаційних груп (табл. 4.1).

Вимоги до змісту та оформлення документів викладені в «Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженому наказом Мінфіну № 88 від 24.05.95 р. Відповідно до Положення первинні документи для надання їм юридичної чинності повинні мати певні показники, які забезпечують повноту інформації про виконану операцію. Такі показники називаються реквізитами.

Таблиця 4.1.