Самостійна робота 10

Змістовий модуль 3 Складання професійних документів

Тема 17 Особливості складання розпорядчих та організаційних документів (2 год.)

Питання до вивчення

1. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів.

2. Управлінська документація. Оформлення стандартних документів.

3. Ознайомлення з організаційними документами. Статут, положення, інструкція.

Вимоги до знань та вмінь

знати: основні вимоги до складання й оформлення організаційних документів, види документів, класифікацію і системи документації;

вміти: правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти.

Література

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та сер. спец. навч. закладів / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – 3-тє вид., перероб. і допов. – К.: А.С.К., 2002. – с.64-171.

2. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002. – с.13-21, 36-40.

Завдання для опрацювання

1. Ознайомтеся з навчальним матеріалом.

2. Укладіть план лекції, скориставшись додатком.

Управлінська документація – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;

міністерства – накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);

власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази, інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

• створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

• служать засобом закріплення функцій органів управління;

• містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

• процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов’язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформленні ОРД використовують такий склад реквізитів: 1 – Державний герб; 2 – емблема організації; 3 – зображення нагород; 4 – код організації; 5 – код документа; 6 – назва міністерства чи відомства; 7 – назва підприємства; 8 – назва структурного підрозділу; 9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку; 10 – назва виду документу; 11 – дата; 12 – індекс (вихідний номер документа); 13 – посилання на індекс та дату вхідного документа; 14 – місце складання чи видання; 15 – гриф обмеження доступу до документа; 16 – адресат; 17 – гриф затвердження; 18 – резолюція; 19 – заголовок до тексту; 20 – позначка про контроль; 21 – текст; 22 – позначка про наявність додатка; 23 – підпис; 24 – гриф погодження; 25 – візи; 26 – відбиток печатки; 27 – позначка про завірення копії; 28 – прізвище виконавця та номер його телефону; 29 позначка про виконання документа та направлення його до справи; 30 – позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 – позначка про надходження. При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. При виготовленні загальних бланків обов’язково наносяться реквізити 1-3, 6-8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20. На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів – наказів, розпоряджень, вказівок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче реквізиту 7.

Розпорядчі документи

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Статут – зведення правило, регулюючих діяльність організацій, установ, суспільств і громадян, їх взаємовідношення з іншими організаціями і громадянами, має рацію і обов’язки в певній сфері державного управління, господарській або іншій діяльності. Статути підприємств, установ, організацій затверджуються вищестоящими органами (міністерствами, адміністрацією суб’єктів федерації), статут юридичної особи затверджується його засновниками (учасниками) і підлягає державній реєстрації в установленому порядку. Статут відноситься до обов’язкових засновницьких документів при створенні недержавних комерційних організацій. Загальні вимоги до порядку його складання, оформлення і змісту дані в частині першої Цивільного кодексу Російської Федерації.

Структура тексту статуту міняється залежно від його різновиду. Статут організації включає: загальні положення, цілі і завдання, має рацію, діяльність, майно, управління, реорганізація і ліквідація.

Статут акціонерного суспільства містить розділи: загальні положення, акціонерний капітал, порядок діяльності, має рацію, управління, облік і звітність, розподіл прибули, інші накопичення, припинення діяльності.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб’єкта підприємницької діяльності.

Реквізити статуту:

• назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа);

• назва виду документа (СТАТУТ);

• гриф затвердження;

• позначка про реєстрацію;

• місце складання чи видання, рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу – титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Цілі й предмет діяльності.

3. Фонди товариства.

4. Зовнішньоекономічна діяльність.

5. Права та обов’язки засновників.

6. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства.

7. Майно товариства.

8. Форс-мажор.

9. Зміни законодавства.

10. Органи управління товариства.

11. Реорганізація та ліквідація товариства.

12. Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, Державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

Положення – правовий акт, що визначає порядок освіти, правове положення, має рацію, обов’язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служби).

Положення про організацію включає розділи: загальні положення; основні завдання; функції; має рацію і обов’язки; керівництво; взаємини і зв’язки; контроль, перевірка і ревізія діяльності; реорганізація і ліквідація.

Структура тексту положення про структурний підрозділ (службі) нормативно не визначена. Достатньо стійку структуру, вироблену практикою, мають положення про підрозділи, що мають наступні розділи: загальні положення, основні завдання, функції, має рацію і обов’язки, відповідальність, взаємини.

Окрему групу положень складають положення, регулюючі сукупність організаційних, трудових і інших стосунків з конкретного питання. Наприклад: Положення про документаційне забезпечення управління.

За змістом розрізняють такі положення:

• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи;

• що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

• про організацію й проведення різних заходів – культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають:

• типові положення (розробляють вищі органи для системи підпри­ємств, організацій, установ, фірм);

• індивідуальні (створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах).

Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу. Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України». Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

Інструкція – правовий акт, що містить правила, регулюючі організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові або інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб. Інструктивний характер носять такі види документів, як правила, регламенти і ін.

Починається інструкція, як правило, розділом «Загальні положення», в якому указуються цілі її видання, області розповсюдження, порядок користування і інші відомості загального характеру. Текст інструкції повинен містити чіткі формулювання з розпорядливими словами типу «винен», «слідує», «необхідно», «має право», «не допускається», «рекомендується», «забороняється» і так далі. Текст інструкції висловлюється від третьої особи («виконавець повинен представляти документи на підпис разом з матеріалами, на підставі яких вони готувалися») або в безособовій формі («термін зберігання документів визначається по Переліку»).

На кожного працівника установи (організації) складається посадова інструкція (приклад приведений в додатку).

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» (дод. 10) тощо;

• посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.

Реквізити інструкції:

10 – назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);

11 – дата (зазначають дату підписання);

12 – індекс;

14 – місце складання чи видання;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об’єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «Посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «Інструкція з діловодства»;

21 – текст;

22 – позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

23 – підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

24 – гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 – візи (оформляють у разі потреби);

28 – позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину Документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід»; «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

У посадовій інструкції обов’язково мають бути такі розділи:

Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі).

Функції.

Посадові обов’язки.

Права.

Відповідальність сторін.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання звітної інформації тощо). Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

Питання для самоконтролю

1. Назвіть основні вимоги до укладання організаційних документів.

2. Назвіть, які документи належать до організаційних.

3. Назвіть реквізити і порядок їх розташування у статуті.

4. Назвіть реквізити і порядок їх розташування у положенні.

5. Назвіть реквізити і порядок їх розташування у інструкції.

Форми перевірки виконання самостійної роботи студентів

1. Конспект.

2. Усне опитування.