На командировочные расходы.

на приобретение билетов, путевок и т.д.;

В настоящее время используются два варианта выдачи денежных средств подотчетным лицам - наличными деньгами из кассы и с использованием платежной карты.

В соответствии с п. 4.1 Порядка ведения кассовых операций «Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам».

В соответствии с п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций «Для выдачи наличных денег …под отчет расходный кассовый ордер оформляетсясогласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающийтрех рабочих днейпосле дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителюавансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляютсяв срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Операции с использованием платежных карт регламентированы положением «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П. В соответствии с п. 2.5 этого документа с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществляться следующие операции:

получение наличных денег в валюте РФ для осуществления расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью на территории РФ, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

получение наличных денег в иностранной валюте за пределами РФ для оплаты командировочных и представительских расходов и (или) их фактическая оплата по карте.

К основным документам, отражающим расчеты с подотчетными лицами, относятся:

приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

командировочное удостоверение (форма N Т-10);

служебное задание (форма N Т-10а);

авансовый отчет (форма № АО-1).

2. Учет представительских расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда(ст. 264НК РФ). Перечень этих затрат приведен встатье 255НК РФ. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Сумму НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимают к вычету (п. 7 ст. 171НК РФ).