ftd

Настройка заголовков столбцов таблицы.

Часто при открытии книги столбцы имеют не буквенную, а цифровую нумерацию (вместо А, В и т.д. 1,2 и т.д.) Чтобы сменить цифры на буквы, нужно снять флажок в строке «Стиль ссылок R1С1» в меню Сервис-Параметры- Общие.

Оформление таблиц

А) Объединение ячеек. Как правило, таблицы имеют длинные заголовки, текст которых не умещается на одну ячейку. Чтобы записать заголовок над всей таблицей, нужно выполнить объединение ячеек. Для этого нужно выделить объединяемые ячейки, затем выполнить команду Формат-Ячейки- Выравнивание – «√» объединение ячеек (поставить флажок).

Б) Выравнивание текста по горизонтали, вертикали, под любым углом – на этой же вкладке Выравнивание. Здесь же устанавливается перенос текста по словам.

В) Обрамление таблицы. Нужно выделить таблицу (или часть таблицы), затем выполнить команду Формат-Ячейки-Граница и активизировать переключатели тех линий, на которых вы хотите сделать рамку – аналогично действиям в

Word.

Г)Заливка цветом. По желанию можно выполнить заливку ячеек. Команда Формат-Ячейки-Вид.

Д) Печать сетки. Для распечатывания таблицы установить в Параметрах страницы – Лист –Печать – Сетка.

Ошибки при обработке электронных таблиц

О большей части ошибок программа сообщает либо диалоговым окном, либо краткой пометкой, которая находится в ячейке, содержащей ошибку (например, #ИМЯ?).

Иногда в качестве одного из операндов указывается адрес ячейки с этой формулой (например, включается в область суммирования адрес ячейки, в которую эта сумма будет помещена). На экране появляется диалоговое окно «Невозможно разрешить циклические ссылки».

Диалоговые окна выдаются и при некоторых других ошибках ввода, например, «Ошибки в формуле», «Слишком длинный текст» и т.д.

При появлении сообщения об ошибке выберите команду «?» и найдите в алфавитном указателе описание всех возможных причин ошибки.

Наиболее типичные сообщения:

•# # # # # # - вводимое число не умещается в ячейке, нужно увеличить ширину столбца,

•#ЗНАЧ! - используется недопустимый тип аргумента,

•#ИМЯ? - Excel не может распознать имя, используемое в формуле,

•#ЧИСЛО! - появляется, когда возникают проблемы при использовании чисел в формуле или функции.

Формат ячеек таблицы

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат-Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Эти

команды имеют несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

•Вкладка Число — задает форматы представления данных в ячейке:

−Общий — обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольного типа;

−Числовой — включает цифры и символы-разделители: десятичная точка, процент, знак мантиссы, знак числа, круглые скобки денежное обозначение (р. или $);

−Денежный или Финансовый — для отображения денежных величин;

−Дата/время — для отображения даты и времени в выбранном формате;

−Процентный — для вывода чисел, предварительно умноженных на 100, с символом процента;

−Дробный — для вывода дробных чисел;

−Экспоненциальный — для вывода чисел в экспоненциальном формате, например 1.65Е+044;

−Текстовый — последовательность букв, цифр, специальных символов;

−Дополнительный — нестандартные дополнительные форматы, например, номер телефона, почтовый индекс и пр.

•Вкладка Выравнивание определяет:

−Выравнивание — способ выравнивания данного в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру выделения, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);

−Отображение — определяет, можно ли переносить в ячейке текст по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задает автоподбор ширины ячейки.

•Вкладка Шрифт — изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках;

•Вкладка Граница — создает рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;

•Вкладка Вид — позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);

•Вкладка Защита — управляет скрытием формул и блокировкой ячеек

(запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книги с помощью команды Сервис-Защитить лист.

Типовые технологические операции с ячейками приведены в табл. 7.4.

В операциях обработки часто используется не отдельная ячейка, а блок ячеек.

Блок — прямоугольная область смежных или несмежных ячеек, расположенных в разных местах. Блоком ячеек можно считать и строку, и столбец.

Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия:

−форматирование,

−перемещение*,

−копирование*,

−заполнение,

−вставка*,

−очистка форматов, содержимого, значений,

−удаление*.

Примечания:

1.Помеченные (*) действия не выполняются для блока с несмежными ячейками.

2.Первоначально выделяется блок ячеек — объект действия, а затем выбирается команда меню для исполнения действия.

3.При выделении блока несмежных ячеек необходимо нажать и удерживать клавишу <Ctrl>.

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР. Заполнение таблицы постоянными значениями

В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Постоянные значения — это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после установки курсора в нужную ячейку, а далее следует либо

нажать клавишу F2, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода в нужном месте.

Формулы вводятся и редактируются аналогично. Однако прежде чем их вводить, надо разобраться с правилами их формирования.

Формулы в таблице и технология их использования

Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения.

Под формулой в электронной таблице понимают совокупность операндов (математических операторов, чисел, ссылок и функций.

Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (=). В качестве операндов используются:

•числа;

•тексты (вводятся в двойных кавычках, например “Неявка”);

•логические значения (например, ИСТИНА и ЛОЖЬ, условия типа А23=А45 и т.д.);

•значения ошибки (типа #ДЕЛ/0!, #Н/Д. #ИМЯ?, #ПУСТО!, #ЧИСЛО!,

#ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!);

•ссылки - адреса ячеек. При перечислении ссылки разделяются «;», например: А4; С5; С10: Е20;

•встроенные функции Excel.

В арифметических формулах используются следующие операции:

•+ (сложение),

•— (вычитание),

•/ (деление),

•* (умножение),

•^(возведение в степень);

•операции отношения: >, >= (не меньше), <, <= (не больше), =, <> (не равно).

Результатом вычисления арифметической формулы является число.

Логические формулы определяют, выражение истинно (1) или ложно (0).

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР. Последовательность выполнения действий в арифметических выражениях

При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо. В общем случае - это переменная величина, значение которой зависит от других величин (аргументов), которые записываются в круглых скобках. Скобки - обязательная принадлежность функции, если даже у нее нет аргументов, например, ПИ( ).

Примеры арифметических и логических формул по исходным данным, приведены в табл. 7.5 и 7.6)

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР. Копирование формул

Важной особенностью ЭТ является возможность автоматического изменения ссылок при копировании и перемещении формул. Копирование содержимого одной ячейки (блока ячеек) в другую производится для упрощения ввода однотипных формул. При этом осуществляется автоматическая настройка относительных ссылок.

Исходная формула, подлежащая копированию или перемещению, воспринимается как некий шаблон. После окончания копирования относительное расположение клеток, содержащих формулу, остается таким же, как в формуле – оригинале.

Копирование формулы осуществляется протягиванием мышью маркера заполнения.

При этом в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую формулу, осуществляется их настройка; автоматическая (для относительных ссылок)

или полуавтоматическая (для частично абсолютных ссылок). Различают следующие типы ссылок:

• относительные ссылки, например А2 или С23, которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно ее нового местоположения. При копировании адрес строки или столбца получают приращение на одну единицу. При копировании формулы в новую книгу и лист перед ссылкой, входящей в скопированную формулу, появляется имя книги и листа, откуда производилось копирование

(STAR\ЛИCT5!F4);

Пример приведен в табл.7.7.

•абсолютные ссылки предназначены для того, чтобы предотвратить автоматическое изменение адресов. Перед «замораживаемой» координатой следует поставить знак «$» и превратить ее в абсолютную ссылку. Превращение производится следующим образом: в строке ввода перед ссылкой устанавливается курсор и нажимается клавиша F4, например $А$4. Можно сделать то же самое, вводя символ «$» с клавиатуры. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными; Пример приведен в табл.7.8.

•частично абсолютные ссылки, которые при копировании корректируются частично. Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($R2, F$5). Например, при копировании формулы, содержащей $F5, сохранится имя столбца F, а номер строки будет изменен;

• имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя. Чтобы присвоить имя блоку ячеек, нужно выделить блок, а затем выполнить команду Вставка-Имя-Присвоить.

Пример приведен в табл. 7.9.

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР. Использование функций в таблице.

В Excel используется более 400 встроенных функций, которые разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций (тематические группы): математические, финансовые, статистические, текстовые, логические, даты и времени и т.д. Для упрощения ввода функций в Excel предусмотрен Мастер функций, который имеет два окна – два шага.

1. Для каждой категории функций справа в окне (или внизу) показан их состав. Выбирается категория функции, имя функции, внизу дается краткий синтаксис функции. Если функция использует несколько однотипных аргументов, указан символ многоточия (...).

Вложенный мастер функций