ftd

Имеется возможность сразу в таблице задать несколько значений по умолчанию, если вы знаете, что в каком-то поле данные часто повторяются. Для этого в строке Значение по умолчанию введите эти данные. (например, в поле Должность – Ст. преподаватель)

Еще раз обратим внимание на поле Код. Выше мы условились обозначить его как Счетчик.

Дело в том, что, например, коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются, но изменить их невозможно). Для выполнения второго условия можно задать в поле «Код» тип данных Числовой, а для выполнения первого условия использовать строку параметра Индексированное поле;

Индекс — это средство Ассеss, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице.

Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО и Гиперссылка или полей объектов ОLЕ. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

Выбрав в списке пункт Да (совпадения не допускаются) мы исключим повторения цифр в коде, и в то же время сохраним возможность его изменения.

Если больше никаких ограничений на структуру таблицы не накладывается, то создание структуры на этом заканчивается. Далее необходимо присвоить имя таблице. Запрос на сохранение и присвоение имени Aсcess произведет при переходе из режима Конструктора в режим Таблицы.

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Ввод и редактирование данных

Ввод данных в таблицу (без использования формы)

Чтобы начать ввод данных нужно перейти в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид-Режим таблицы.

Последовательно введите данные в соответствии с исходной информацией. Попробуйте в поле, где вы задали Условие на значение ввести неправильные данные. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение, текст которого вы записали в строке Сообщение об ошибке.

Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

•щелкните в любой строке поля «Код»;

•выполните команду Формат-Ширина столбца;

•в появившемся окне щелкните по кнопке По ширине данных. Ширина поля изменится;

•проделайте эту операцию с остальными полями.

Редактирование данных включает в себя следующие операции:

•поиск и замену,

•сортировку данных,

•фильтрацию данных по заданному критерию

•просмотр данных.

Для поиска в таблице:

•переведите курсор в первую строку поля,

•выполните команду Правка-Найти,

•в появившейся строке параметра Образец введите искомое слово,

•в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

•в строке параметра Совпадение выберите из списка: С любой частью поля;

•в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

•щелкните по кнопке Найти. Курсор перейдет на запись и выделит искомое слово,

Для замены данных выполните операции предыдущего пункта с командой Правка-Заменить. В строке Заменить напишите новое слово.

Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой Заменить все.

Для сортировки данных щелкните по любой записи сортируемого поля и щелкните по кнопке А/Я↓ па панели управления или выполните команду Записи-Сортировка-Сортировка по убыванию/возрастанию. Все данные в таблице будут отсортированы

Для фильтрации данных по полям

•щелкните по записи, являющейся критерием отбора,

•щелкните по кнопке или выполните команду Записи-Фильтр-Фильтр по выделенному. В таблице останутся только отфильтрованные записи;

•для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи-Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

Для просмотра созданной таблицы:

•щелкните по кнопке | или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

•закройте окно просмотра.

Созданную страницу можно распечатать.

Ввод и просмотр данных посредством формы.

Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в БД в виде объектов специального типа.

Формы представляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим Таблицы.

Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах, что существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки.

Разработка структуры формы, изменение внешнего вида, добавление и удаление элементов управления можно производить только в режиме Конструктора.

Простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон Мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-либо шаге допущена ошибка или возникла необходимость изменения установленных параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад. Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания формы и возвращения к окну БД.

Для создания формы:

•откройте вкладку Формы в окне базы данных;

•щелкните по кнопке Создать;

•в появившемся окне выберите пункт Мастер форм;

•щелкните по значку списка в нижней части окна;

•выберите из появившегося списка созданную форму;

•в следующем окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме.

•в следующих окнах выберите вид формы, стиль оформления, имя формы.

Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка | – это переход на первую запись, кнопка | – переход на последнюю запись, * – переход на новую запись.

Операции поиска и замены данных, фильтрации, сортировки, просмотра осуществляется точно также как и в таблицах, поэтому не будем на них останавливаться.

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Обработка информации

Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах базы данных, можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы. Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов).

Запрос SQL – запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL.

Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных. Программирование на языке SQL является предметом специальной дисциплины, поэтому рассматривать запрос SQL не будем.

При работе с СУБД пользователь получает такое удобное средство для доступа к данным и обработки информации, как запросы.

Запрос – инструкция на отбор записей.

Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. У сотрудника бухгалтерии должен быть запрос, который позволит определить, сколько дней в году по болезни отсутствовал тот или иной работник, но у него не должно быть запроса, позволяющего узнать, чем он болел и где лечился, а у главного врача такой запрос быть должен.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

Результаты обработки сказываются только на содержании результирующей таблицы, а она имеет временный характер, и иногда ее даже называют моментальным снимком.

И еще одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю.

Формирование запросов

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме Конструктора.

В Ассеss можно создавать следующие типы запросов:

•запрос на выборку; предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные,

•запрос с параметрами; позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса

•перекрестный запрос;

•запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

•запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу,

управляющие запросы, подчиненные запросы).

Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных. На основе запроса можно построить отчет или форму.

Запрос на выборку используется наиболее часто и является самым простым. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вывести на экран данные о фамилиях доцентов, стаж которых более 15 лет (на основе таблицы Преподаватели).

Примечание. Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Более того, фильтры можно сохранять как запросы.

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий. Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основе таблицы Преподаватели).

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса вам будет предложено ввести фамилию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые вы указали в запросе, например фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая им дисциплина.

Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно «Новый запрос»

(рис.7.56).

Рис. 7.56. Окно создания запроса

В окне мы должны выбрать один из пяти пунктов.

Конструктор позволит вам самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов.

Простой запрос позволит создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. (Это наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей.)

Перекрестный запрос – запрос, в котором отображаются результаты статистических расчетов, (например, подсчитывается сумма, среднее, число значений), выполненных по данным из одного поля таблицы. После чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. Например, нам надо узнать средний стаж работы ассистентов, доцентов и профессоров на разных кафедрах (на основе таблицы Преподаватели). Перекрестный запрос позволит легко решить эту задачу, создав таблицу, в которой заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов — названия кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей.

При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных — запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.

Запрос на изменение

Выше мы говорили о том, что все виды запросов на выборку создают временные результирующие таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются. Тем не менее, специально для разработчиков баз данных существует особая группа запросов, которые называются запросами на изменение. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся. Логика использования запросов на изменение такая:

•создается запрос на выборку, который отбирает данные из разных таблиц или сам создает новые данные путем вычислений;

•после запуска запроса образуется временная результирующая таблица;

•данные из этой временной таблицы используют для созданий новых таблиц или изменения существующих.

Запрос на изменение — это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей.

Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц, С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов увеличилась заработная плата ассистентов. Запрос на обновление позволит быстро внести эти изменения в таблицу Преподаватели.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых преподавателей, а также база данных, содержащая сведения о них.

Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Преподаватели.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Это самый простой и понятный запрос. Например, на основе таблицы Преподаватели можно создать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах

Может возникнуть вопрос: как создавать запросы с параметрами и запросы на изменение, если при создании запроса они явно не указаны? Следует отметить, что основой для всех этих запросов является запрос на выборку, т.е. сначала необходимо определить набор данных, с которым хотите работать. Затем для созданного запроса на выборку надо перейти в режим конструктора. Задание параметров производится в строке Условия отбора для соответствующих полей. Подробнее это будет рассмотрено при выполнении задания. Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос — в открывшемся списке вы увидите все виды запросов на изменение.

Итак, при выполнении запроса на выборку Ассеss извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим

(или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. После закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса

прекращает свое существование. Хотя сам по себе динамический набор данных больше не существует, помните, что данные, которые в нем содержались, остаются в базовых таблицах.

При сохранении запроса остается только структура запроса — перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:

•на физическом носителе информации (обычно это жесткий диск) требуется меньший объем пространства;

•запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса (даже в реальном времени в многопользовательской среде).

Для сохранения запроса следует выполнить следующие действия. Выполните команду Файл, Сохранить или щелкните по кнопке Сохранить на

панели инструментов. Если вы впервые сохраняете запрос, введите новое имя запроса в диалоговом окне «Сохранение».

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Вывод информации

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных.

В Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и отпечатать.

Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например, итоговые суммы.

Отчеты в отличие от форм не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные

Формирование отчетов

Отчет — гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации.

Вотчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью Мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим Конструктора и внести изменения в стандартный макет.

При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать (т.е. как вы отвечаете на вопросы мастера), Ассеss предлагает вам различные варианты макетов отчета. Например, если вы создаете простой отчет без группировки данных, то вам предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если вы задаете уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности), то вам предлагаются шесть видов макетов. Перечислять их не будем, так как они хорошо проиллюстрированы в окне создания макетов.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты — для просмотра данных (на экране либо на бумаге).

Вформах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или

всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно «Новый отчет» (рис. 7.57).

В окне приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета.

Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя.

Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей.

Рис. 7.57. Окно создания отчета

Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный — самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов.

Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы.

Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Технология разработки информационно-логической модели (ИЛМ)

Это процесс творческий и трудно поддается формализации. Необходимо знание предметной области и понимание ее логических взаимосвязей. Выделение информационных объектов в общем случае может производиться на основе различных подходов, требующих различных трудозатрат и имеющих различную форму формализации. Назовем формальные правила выделения информационных объектов: список реквизитов можно представить в виде таблицы и далее выполнить следующие действия:

1.установить функциональные зависимости между реквизитами на основе описания информационного объекта (ИО) и анализа форм документов, которые содержат необходимые для решения задач реквизиты. Для каждого реквизита определяется, зависит ли он функционально от какого-либо другого. Если такая зависимость есть, проводится линия связи от данного реквизита к реквизиту (ключевому), от которого он зависит и указывается стрелка к зависимому реквизиту.

2.разделить все реквизиты на две группы описательных и ключевых реквизитов и установить между ними соответствие. Для этого надо проанализировать выявленные функциональные зависимости реквизитов. В первую группу следует включить реквизиты, зависимые от каких-либо других реквизитов, и для каждого из них указать реквизиты, от которых они зависят. Оставшиеся образуют вторую группу ключевых реквизитов.

3.образовать информационные объекты. Сгруппировать описательные

реквизиты, одинаково зависимые от одного (или нескольких) реквизитов. В каждую группу включить общие для группы ключевые реквизиты. Каждая такая группа из описательных реквизитов с общим для них ключом образует один из формируемых информационных объектов.

После выделения ИО надо дать окончательное их описание. Описание информационных объектов должно включать название и имя

объекта, перечень описательных реквизитов и ключевые реквизиты, образующие в совокупности ключ ИО. Кроме того, в описание можно включить семантику, те их смысловое определение. Представить в виде таблицы 7.21.