1.3 Организационные структуры и принципы деятельности служб по связям с общественностью в местных органах власти г. Уфы

В республике Башкортостан создание служб по связям с общественностью в органах государственной власти и управления произошло с некоторым опозданием.

Толчком к созданию служб по связям с общественностью в республиканских органах власти послужило создание в 1996 году Управления Президента Российской Федерации по связям с общественностью, самостоятельного подразделения Администрации Президента Российской Федерации.

В республике были созданы пресс-служба при кабинете Министров и Главное Информационно-аналитическое управление Администрации Президента Республики Башкортостан в 1996 году, и только в 2001 - информационно-аналитические отделы в Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и в администрациях районов г. Уфы , согласно методическим указаниям Главного информационно-аналитического управления Администрации Президента РБ.

Указом Президента Республики Башкортостан от 28 сентября 2000г. были созданы информационно-аналитические отделы администраций районов и городов республики. Принятие данного Указа представляется крайне современным и необходимым. Образуемые информационно-аналитические отделы являются звеньями единой цепи, оставляющими компонентами целостной системы, задача которой - формирование гражданина нового Башкортостана - суверенного, правового демократического государства в составе единой России.

На основании этих вышеизложенных принципов и взглядов Главного информационно-аналитического управления Администрации были созданы информационно-аналитические отделы в администрациях районов г. Уфы и в самой Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

В январе - феврале 2001 года информационно-аналитические отделы в местных органах власти были созданы и начали функционировать.

На совещании «Информационно-аналитическое обеспечение деятельности органов государственной власти, Главным информационно-аналитическим управлением Администрации Президента Республики Башкортостан были определены направления деятельности для информационно-аналитических отделов городских и районных администраций республики. Рассмотрим их подробнее:

1) налаживание более тесных связей с местными газетами, телевидением, радио. Цитирую: «Постараемся внести в их деятельность некоторые коррективы, направленные на процесс воспитания людей. Здесь должен преобладать материал и выступления тех, кто по долгу службы отвечает за тот или иной участок работы, а не ждать, когда это сделают другие, далеко стоящие от дела и самой истины»;

2) информационное обслуживание органов государственной и местной власти. Одним из важнейших направлений работы получения информации по каналам обратной связи является изучение общественного мнения по самым разнообразным проблемам и вопросам. Эффективная управленческая деятельность сегодня невозможна без обратной связи, которая обеспечивается во многом социологическими исследованиями;

3) социологическое обеспечение деятельности органов власти, которое предполагает получение ими информационно-аналитических ресурсов, позволяющих оценить позиции, взгляды, отношение к проблемам государственного управления со стороны всех заинтересованных в этом групп: различных категорий населения и государственных служащих. Социологическое обеспечение крайне важно не только для оценки проблем, предполагаемых или реализуемых решений, хода, темпов и направлений реформы местной власти, но и в рамках отслеживания и учета обратной связи со стороны населения;

4) прогнозирование развития ситуации в рамках исследуемой проблемы. Впоследствии обработанный и выверенный материал должен представляться руководителю для принятия необходимых управленческих решений.

Информационно-аналитический отдел Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан является структурным подразделением, непосредственно подчиняется главе администрации города и осуществляет свою деятельность под руководством заместителя главы администрации по кадровой работе. Методическое руководство и контроль осуществляет Главное информационно-аналитическое управление Администрации Президента Республики Башкортостан.

Изучая организационные структуры служб по связям с общественностью в других органах местной власти России, мы выяснили, что в большинстве органах местного самоуправления начальники служб по связям с общественностью являются одновременно и заместителями глав городских администраций. Например, в администрации Омска председатель комитета по печати и связям с общественностью является заместителем главы администрации, в администрации Нижнего Новгорода директор департамента по связям с общественностью, конфессиональным и межрегиональным связям также является заместителем главы администрации.

Такое выстраивание служб по связям с общественностью в структуре местных органов власти является наиболее правильным и говорит о той значимости этих служб, какую они представляют для высшего руководства местных органов власти и, в конечном счете, от этого зависит развитие служб по связям с общественностью и их роль и влияние на процесс управления в целом. Целесообразно говорить о необходимости повышения роли информационно-аналитического отдела, поэтому первым шагом на пути к этому является назначение начальника информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан заместителем главы администрации. Опыт администрации городов на практике доказывает целесообразность такого положения служб по связям с общественностью в своих организационных структурах.

Информационно-аналитический отдел администрации г. Уфы в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Башкортостан, Конституцией Российской Федерации, законами Республики Башкортостан, Федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Республики Башкортостан и иными нормативно-правовыми актами Республики Башкортостан, решениями Уфимского городского Совета, актами главы Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, а также Положениями об информационно-аналитическом отделе.

В этом положении были определены основные задачи информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан:

- сбор и обработка аналитической, социологической, статистической и иной информации по актуальным вопросам жизни города;

- организация информирования населения, том числе через сеть Интернет, о социально-экономическом, общественно-политическом и культурно-духовном развитии города, о деятельности администрации города;

- изучение, анализ и прогнозирование общественно-политической ситуации в городе и районах города;

- анализ и координация деятельности СМИ города;

- изучение общественного мнения по актуальным вопросам социально-экономической, общественно-политической и культурно-духовной жизни города, отношения населения к политике федеральных, республиканских и городских органов власти и управления;

- анализ деятельности общественно-политических , религиозных объединений в городе, обеспечение их эффективного взаимодействия с администрациями города и районов. Органами местной власти;

- организация работы информационных групп в городе;

- координация воспитательной работы среди подростков, молодежи и иных слоев населения города;

- участие в создании единой системы информационно-коммуникационного взаимодействия органов государственной власти и управления.

Для реализации возложенных на него задач информационно-аналитический отдел Администрации городского округа город. Уфа Республики Башкортостан осуществляет следующие функции, которые закреплены Положением:

- проводит сбор, обработку, хранение и анализ информации по широкому кругу вопросов жизнедеятельности города;

- обеспечивает работу городских информационных групп в трудовых коллективах, учебных заведениях города и по месту жительства;

- организует проведение социальных исследований по актуальным проблемам социально-экономической, общественно-политической, культурно-духовной сферы;

-осуществляет анализ деятельности партий и общественных, ветеранских, молодежных, женских, религиозных и иных организаций, национально-культурных центров на территории города;

- участвует в разработке стратегии и тактики, информационно-аналитическом сопровождении избирательных кампаний;

- осуществляет информационное обеспечение заседаний, семинаров, совещаний и других мероприятий;

- изучает реакцию общественного мнения на принимаемые решения и действия руководства города, республики, страны;

- участвует в подготовке и экспертизе проектов решений администрации города по вопросам своей компетенции;

- осуществляет контроль и проверку исполнения распоряжений главы администрации города и готовит соответствующую информацию по вопросам, входящими в компетенцию управления.

Информационно-аналитический отдел Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан для осуществления своих функций имеет право:

- запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и статистические материалы от руководителей структурных подразделений администрации города, администраций районов города, государственных учреждений и общественных организаций;

- проводить совещания, встречи с представителями государственных учреждений, органов местного самоуправления, общественных объединений города для выполнения своих задач;

- использовать государственные системы связи и коммуникации;

- проводить прием граждан и консультации по вопросам своей компетенции;

- пользоваться в установленном порядке информационными базами и банками данных структурных подразделений администраций города, муниципальных учреждений, организаций и государственных учреждений.

В информационно-аналитическом отделе работают шесть человек. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности главой администрации города по представлению заместителя главы администрации по работе с кадрами.

Начальник отдела:

- руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение возложенных на него задач;

- вносит предложения по структуре, штатному расписанию на должность и освобождению от должности сотрудников отдела;

- разрабатывает перспективные планы работы отдела;

- определяет задачи и организует работу сотрудников, обеспечивая их взаимодействие;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции и материалы, подготовленные в отделе;

- обеспечивает соблюдение сотрудниками отдела служебной и трудовой дисциплины.

Начальник информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан имеет одного заместителя, в обязанности которого входит организация работы информационных групп на предприятиях города, подготовка материалов для выступлений должностными лицами Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и отчетов по итогам работы информационных групп.

В отделе работают один ведущий и два главных специалиста, а также внештатный пресс-секретарь главы Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан. Задачей одного главного специалиста является проведение социологических исследований по следующим направлениям:

- социально-экономическое положение уфимцев;

- образ жизни уфимцев;

- работа СМИ г. Уфы;

- политические предпочтения населения г. Уфы;

- оценка эффективности деятельности Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, работников городских и районных служб, предприятий города;

- отношение уфимцев к преступности в г. Уфе .

В компетенцию другого главного специалиста входит решение следующих задач:

1) ежедневная подготовка для главы города и его заместителей тематических обзоров уфимской, башкирской, российской и зарубежной прессы, также обзор ряда Интернет-изданий;

2) организационная подготовка и редактирование материалов для информационного бюллетеня Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, который выходит в свет каждые два месяца.

Задачами ведущего специалиста информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан являются:

1) поддержание работы системы социальной «обратной связи» «горячий пейджер»:

- оформление запросов заявителей и направление их чиновникам, отвечающим на эти вопросы;

- контроль за решением вопросов заявителей;

- освещение в СМИ работы «горячего пейджера»;

2) освещение в СМИ работы информационных групп Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

Итак, мы можем выделить направления деятельности информационно- аналитического отдела администрации города.

Главной задачей информационно-аналитического отдела администрации города стало планирование и организация связей с общественностью посредством широкого информирования населения о деятельности органов власти и установления диалоговых, партнерских отношений власти и прессы.

Основное направление работы информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан - информационная политика местных органов власти.

В практике работы информационно-аналитического отдела сложилась система информирования общественности о работе администрации, принимаемых мэрией города решениях, постановлениях, касающихся непосредственно интересов горожан.

Второе направление деятельности информационно-аналитического отдела администрации города - содержательные и организационные аспекты взаимодействия органов власти со СМИ.

Информационно-аналитический отдел строит свою работу со СМИ в «режиме» диалога, сотрудничества, взаимной ответственности.

Третье направление - учет общественного мнения при принятии управленческого решения. Этому служат социологические исследования, ежемесячно проводимые информационно-аналитическим отделом

39