Задание к уроку 5 Дополнительные функции Access

• Запустите MS Access. Выберите строку Открыть... в меню Файл и укажите имя БД teach, созданной на предыдущем занятии. В списке таблиц БД teach вы увидите PREP и DIS_GR. Выберите таблицу DIS_GR.

Вставка полей.

• В режиме Конструктора выберите, но не выделяйте, строку определения поля, перед которым нужно вставить новое поле, например, FAK.

• На вкладке Конструктор в разделе Сервис нажмите кнопку Вставить строки.

• Введите определение нового поля Note тип данных поле Memo.

Перемещение полей.

• Выделите строку определения поля, подлежащего перемещению, например FAK, и перетащите поле мышью, так чтобы оно стало между полями PR и Note.

Копирование полей.

Требуется ввести определение поля ST_GR - староста группы путем копирования определения поля PR. Для этого:

• Выделите строку PR.

• На вкладке Главная нажмите кнопку Копировать

• Переместите курсор на строку FAK, перед которой надо вставить копируемую, но не выделяйте ее, на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.

• Измените имя скопированного поляна ST_GR, описание поля и свойство Подпись поля на Староста группы.

Изменение размера поля.

• Измените размер поля GR на целое. Размер поля задается в области Свойства полей.

• Перейдите в режим таблицы, посмотрите, как выглядит таблица DIS_GR после изменений ее структуры.

• Добавьте новую строку в таблицу: введите Ф.И.О. преподавателя - Малышев С.В., примечание “Работает на кафедре МО ЭВМ с 1970 года, доцент, кандидат технических наук”, название дисциплины - ОП, номер группы 2352, Ф.И.О. старосты - Петров А.Н., факультет ФЭТ.

• Вернитесь в режим Конструктора.

Удаление полей.

Удалим поля Note и ST_GR.

• Выделите по очереди ненужные поля.

• Нажмите Delete и подтвердите действие по удалению полей.

• Закройте и сохраните таблицу.

Объединение таблиц.

• На вкладке Создание в разделе Другие щелкните по кнопке Конструктор запросов и из списка таблиц выберите таблицы PREP и DIS_GR. Щелкните по кнопке Добавить и закройте окно добавлений.

• Укажите поля, которые должны присутствовать в результирующей таблице, перетащив их мышью в бланк запроса. Нам нужны все поля главной таблицы PREP (все поля в списке обозначаются символом *) и все поля, кроме поля связи, из второй.

• На вкладке Конструктор в разделе Тип запроса щелкните по кнопке Создание таблицы.

• Задайте имя объединенной таблицы PR_DIS.

• Закройте окно запроса на создание таблицы, подтвердив необходимость создания структуры запроса. Имя запроса, предлагаемое системой, можно поменять.

• Выберите созданный запрос в окне базы данных и щелкните Открыть из контекстного меню, подтвердите желание выполнить изменения.

• Убедитесь, что таблица PR_DIS создана, перейдя к списку таблиц.

Если у вас в окне БД есть Предупреждение системы безопасности, то ваш запрос не выполнится и новая таблица не появится. Во избежание этого щелкните по кнопке Параметры и установите опцию Включить это содержимое. После этого еще раз выполните команду Открыть для своего запроса. Убедитесь, что таблица PR_DIS создана.

• Вернитесь к списку запросов и удалите созданный запрос.

Изменение первичного ключа.

• Скопируйте таблицу PREP, назовите копию PREP2. Перейдите в режим конструктора и уберите в таблице PREP2 существующий первичный ключ FIO с помощью пиктограммы ключа, а затем в первую строку определения таблицы вставьте пустую строку и определите новое поле NUM типа Счетчик. Сохраните определение таблицы. Перейдите в режим таблицы (новый столбец должен автоматически заполниться для всех записей).

Удаление таблицы.

• Перейдите в окно БД, выделите таблицу PREP2 и нажмите на кнопку Delete.

Запрос на обновление.

Такой запрос используется с целью внесения одинаковых изменений в несколько записей. Увеличим, например, на 10% нагрузку всех ассистентов. Для этого:

• Находясь в окне БД Teach, создадим запрос – выборку на основе таблицы PREP, чтобы отобрать из таблицы всех ассистентов, сохраним его под именем Update и убедимся в правильности его выполнения.

• Преобразуем созданный запрос в запрос на обновление, для этого на вкладке Конструктор, в области Тип запроса, щелкните по кнопке Обновление.

• В бланке QBE-запроса появится строка Обновление, на пересечении этой строки со столбцом Nagr введем выражение [Nagr]*1,1

• Сохраним изменения, выполним запрос и убедимся, что ожидаемые изменения в таблице PREP произошли.

Импорт текстовых файлов в Access.

• Создайте в редакторе Word следующую таблицу:

Код предмета	Название	Семестр	Кол-во часов
БДиБЗ	Базы данных и базы знаний	5	95
ТУ	Теория управления	5	80
ОП	Основы программирования	1	?

Преобразуйте таблицу в текст, разделенный табуляторами. Для этого

• Выделите таблицу и на вкладке Макет в разделе Данные нажмите на кнопку Преобразовать в текст. В качестве Разделителя установите Знак табуляции.

• Сохраните таблицу под именем PRED в вашем каталоге как обычный текст с расширением .txt и выйдите из редактора.

• З апустите Access. Для этого нажмите на кнопку Пуск в левом нижнем углу экрана и последовательно выберите Программы  Microsoft Office Microsoft Office Access. Оказавшись в прикладном окне Access, выберите значок Новая база данных и выполните следующие действия:

• В правой части экрана щелкните по кнопке Поиск расположения для размещения базы данных

• На диске H:\ перейдите в созданную папку Acc.

• Замените предложенное системой имя База данных1 в поле имя файла на имя будущей БД, DIS.

• Щелкните по кнопке Создать.

• Закройте окно Таблица1, появляющееся по умолчанию.

• На вкладке Внешние данные, в разделе Импорт, щелкните по кнопке Импорт текстового файла.

• В качестве источника данных укажите таблицу PRED, воспользовавшись кнопкой Обзор.

• Установите опцию Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных.

В окне Импорт текста:

• Выберите поля С разделителями и щелкните по кнопке Далее.

• Установите в качестве разделителя полей табуляция и щелкните по индикатору Первая строка содержит имена полей, а затем по кнопке Далее.

• Для поля Код предмета измените индекс на Да (Совпадения не допускаются), для поля Семестр - тип данных на Байт, для поля Кол-во часов - тип данных на Байт, щелкните Далее.

• Определите в качестве ключевого поля Код предмета, щелкните Далее.

• Задайте для таблицы, в которую производится импорт, имя PRED, щелкните по кнопке Готово.

• Получив сообщение о завершении импорта в PRED и об обнаруженных при этом ошибках, проанализируйте содержимое таблицы Ошибки Импорта, исправьте ошибки.

Создайте с помощью Мастера перекрестный запрос на базе таблицы PRED.

Результатом такого запроса должна быть таблица, названия строк которой – это названия предметов, а названия столбцов – номера семестров, на пересечении строк и столбцов должно находиться количество часов, отводимых на данный предмет в данном семестре.

• Дополните таблицу данными т.о., чтобы некоторые предметы читались в нескольких семестрах.

Для этого вам потребуется снять ключ с поля Код предмета.

• На вкладке Создание, в разделе Другие щелкните по кнопке Мастер запросов.

• В списке типов запросов выберите Перекрестный запрос.

• В открывшемся диалоговом окне выберите таблицу PRED, перейдите в следующее окно.

• В качестве заголовков строк выберите поле с кодом или названием предмета, перейдите в следующее окно.

• Для использования в качестве заголовков столбцов выберите значения поля Семестр, перейдите в следующее окно.

• В качестве функции для вычисления значений, находящихся на пересечении строк и столбцов, можно выбрать сумму для поля Кол-во часов. Индикатор вычисления итогового значения для каждой строки должен быть установлен в "да", перейдите в следующее окно.

• Завершите формирование запроса, задав имя CrossQ, посмотрите, как выглядит результат запроса.

© Балтийский институт иностранных языков и межкультурного сотрудничества 2010

22