^up
Электронный документооборот. Параметры и оценка.
Электронный документооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.
Основные принципы электронного документооборота:
1)однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
2)возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
3)непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
4)единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
5)эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
6)развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Преимущества электронного документооборота:
∙удобство;
∙быстрота принятия решения;
∙надёжность.
Показатели эффективности документооборота:
1)объём передаваемой информации (количество операций, количество копий, объём входящих и выходящих документов, соотношения «рукописные документы/все документы»);
2)скорость автоматизации;
3)стоимость (стоимость обслуживания, закупки, экономия на сотрудниках).
^up
Электронный документооборот. Принципы и задачи СЭД.
Электронный
документооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.
Основные принципы электронного документооборота:
1.однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
2.возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
3.непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
4.единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
5.эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
6.развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов,
позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Задачи систем электронного документооборота
●Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
●Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
●Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
●Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
●Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
●Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
●Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
^up
Электронный документооборот. Свойства.
Электронный
документооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.
Преимущества электронного документооборота:
●удобство;
●быстрота принятия решения;
●надёжность.
Показатели эффективности документооборота:
1.объём передаваемой информации (количество операций, количество копий, объём входящих и выходящих документов, соотношения «рукописные документы/все документы»);
2.скорость автоматизации;
3.стоимость (стоимость обслуживания, закупки, экономия на сотрудниках).
Основные свойства:
1.Открытость. Система электронного документооборота построена в основном по модульному принципу, а его API-интерфейсы являются открытыми. Данное свойство позволяет добавлять к системе электронного документооборота новые функции или улучшать уже имеющиеся. В последнее время разработка интегрируемых приложений с системой электронного документооборота стала отдельным бизнесом в промышленной отрасли по производству ПО. Множество третьих фирм готовы предложить услуги в этом сегменте рынка.
2.Высокая степень интеграции. Главная возможность системы электронного документооборота является высокая степень интеграции с разными программными приложениями. Непосредственно при работе с документом нет необходимости использовать утилиты системы электронного документооборота. Пользователь имеет дело с обычными прикладными программами. Например, пользователь процессора MS Word при открывании файла сразу же видет библиотеки и папки с документами системы электронного документооборота. После сохранения, документ моментально размещается в БД системы электронного документооборота. Это же относится и к остальным офисным и специализированным программам.
3.Особенности хранения документов. Большинство систем электронного документооборота работают на базе распределенных архитектур и пользуются разнообразными комбинациями технологий сбора, хранения, поиска и просмотра ЭД. Во многих системах электронного документооборота используется система хранения документов по принципу «шкаф-полка-папка». Уровни вложения при хранении документов безгранично. За счет применения «ссылок» один и тот же документ может входить в состав не одной папки и полки.
4.Особенности маршрутизации документов. Модули системы электронного документооборота которые отвечают за документооборот — модули маршрутизации документа. Обычно используют понятия «свободной» и «жесткой» маршрутизации документа. При «свободной» маршрутизации каждый участник документооборота имеет возможность изменить уже существовавший маршрут на свой взгляд или создать новый
^up
маршрут. При «жесткой» маршрутизации пользователь не имеет права менять маршруты, так как они строго регламентированы.
5. Разграничение доступа. В системе электронного документооборота существуют надежные разграничения полномочий и контроль за доступом к документу.
Имеются следующие виды доступа:
●Полный контроль над документами
●Право редактирования, но не уничтожение документа
●Право создать новую версию документа, но не редактировать его
●Право читать документ, но не редактировать его и т.д.
6.Отслеживание версий и подверсий документов. Поскольку работать с документом могут сразу несколько пользователей, очень удобной функцией системы электронного документооборота является использование версий и подверсий документов. Достоинство системы электронного документооборота является реализация возможности автоматического отслеживания версий и подверсий документа.
7.Наличие утилит просмотра документов разных форматов. В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотрщики — viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.