Лабораторна робота_1

краще розмістити на аркуші. Зручно спочатку скласти шапку таблиці,

заповнити назви її рядків і стовпців. Тоді при внесенні даних легко буде орієнтуватися в таблиці. Якщо користувач забуде включити в таблицю будь-

який стовпець або рядок, їх можна буде вставити пізніше, не втрачаючи вже введеної інформації.

Ім'я комірки (адреса комірки) в Ехсеl формується за аналогією з ім'ям комірок на листі: по імені стовпця і рядка, на яких розташована комірка. Так,

комірка С3 знаходиться на перетині стовпця С і 3-го рядка (рис.3.1).

Примітка. Посилання можуть мати так званий стиль R1С1, де R1 - рядок 1, а С1

стовпець 1. Перемикання між стилями здійснюється за допомогою опції Стиль посилань

R1С1, розташованої на сторінці Формули вікна Параметри Ехсе1, яке викликається однойменною командою з меню кнопки Office.

а

б

в

Рисунок 3.1 - Введення тексту: а - перегляд вмісту комірки В2;

б - перехід на порожню комірку С2; в - введення тексту в комірку С2

Посилатися можна як на окремі комірки , так і на діапазони - прямокутні блоки комірок. Коли в діапазон входять суміжні комірки, наприклад А1, А2 і

11

АЗ або А1, В1 і С1, такий діапазон позначається у формулі за допомогою посилань на першу і останню його комірки, між якими ставиться знак двокрапки ":" (А1: А3 і А1: С1 відповідно). Якщо ж комірки діапазону є несуміжними, тобто вони були виділені за допомогою клавіші Ctrl, то посилання на всі комірки діапазону перераховуються у формулі через крапку з комою ";" (А1; А3; С1).

У формулі за допомогою посилань можна використовувати дані як поточного робочого аркуша, так і інших аркушів книги, а також інших робочих книг.

Необхідно відзначити, що посилання на комірки виду А1 (даний стиль застосовується за замовчуванням) будуються з використанням заголовків відповідних рядків і стовпців робочого листа.

У формулах можна використовувати посилання на комірки як поточного листа, так і інших листів робочої книги. Наприклад, посилання на клітинку А1,

розташовану на аркуші з ім'ям Лист1, буде виглядати так: Лист1! А1.

При відкритті нового документа автоматично активною встановлюється комірка А1, вона обрамляється чорною рамкою. І якщо відразу ж почати вводити текст, він відобразиться в цій комірці. Щоб ввести текст в іншу комірку, наприклад А2, необхідно її активізувати, тобто клацнути мишею по цій комірці або встановити в неї курсор, зробивши подвійне клацання

(посилання на активну клітинку відображається в полі імені). Далі слід ввести дані і завершити введення натисненням клавіші Tab, в результаті чого курсор переходить на сусідню клітинку праворуч - В2.

Слід звернути увагу на таку ситуацію. Після того як буде введений текст в клітинку, він може відобразиться і за її межами (рис. 3.1а). Але не слід думати, що сусідні комірки С2 і В2 зайняті. У цьому можна легко переконатися,

активізувавши одну з цих комірок. Якщо в активній комірці міститься інформація, вона відображається в рядку формул. На рис. 3.1б видно, що в рядку формул порожньо, тобто комірка С2 не містить жодної інформації. Після

12

того як в неї буде введений текст, інформація, яка виходила до цього за межі

комірки В2, сховається (рис. 3.1в).

Примітка. Напрямок переходу курсору при введенні даних в комірку вказується за допомогою опції Перехід до іншої клітинки після натискання клавіші Введення і списку

Напрямок, розташованих на сторінці Додатково вікна Параметри Ехсе1, яке викликається однойменною командою з меню кнопки Office.

Якщо інформація вже введена в комірку і потрібно лише додати чи скорегувати раніше введені дані (наприклад, якщо в комірці В2 слід запровадити не Найменування, а Найменування товару), необхідно виконати такі дії:

1.Двічі клацнути мишею по цій комірці або натиснути клавішу F2, коли необхідна комірка виділена. При цьому виконується перехід в режим редагування.

2.Встановити курсор в те місце, де потрібно додати текст, тобто в кінець слова Найменування, натиснути клавішу Пробіл і ввести слово товару.

3.Для підтвердження внесених змін натиснути клавішу Enter або Tab або кнопку Введення в рядку формул.

Якщо в процесі редагування виникла необхідність відновити вихідні дані в комірці (з виходом з режиму редагування), слід натиснути клавішу Esc або клацнути по кнопці Скасування, розташованої в рядку формул.

Для того щоб змінити будь-які параметри таблиці (ширину стовпчика,

шрифт в комірці і т.д.), спочатку потрібно навчитися виділяти необхідні елементи.

3.2.Виділення елементів таблиці

Принцип роботи в Ехсеl полягає в тому, що, перш ніж застосувати будь-

яку дію до будь-якого елементу таблиці (фрагменту тексту, діапазону комірок,

рядку або стовпця), його спочатку необхідно виділити.

13

Наприклад, щоб в створеній таблиці підібрати ширину стовпців за допомогою Автопідбір - засобу, що дозволяє автоматично встановлювати ширину або висоту комірки (рядка або стовпця) такою, щоб вся інформація була видна. Для цього спочатку необхідно виділити стовпці таблиці.

Виділення рядків і стовпців

Щоб виділити один стовпець, досить клацнути по його літерному заголовку. Для виділення декількох суміжних (поруч розташованих) стовпців

(наприклад, А, В, С, D і Е) слід протягнути покажчик миші по їх заголовкам,

утримуючи ліву кнопку. Виділення рядків таблиці здійснюється аналогічним чином.

Тепер, коли потрібні стовпці виділені, можна зайти на вкладку стрічки

Головна і в групі Комірки виконати команду Стовпець | Автопідбір ширини стовпця . В результаті Ехсеl автоматично підбере необхідну ширину для кожного виділеного стовпця таблиці.

У випадку, якщо треба виділити всі комірки аркуша, достатньо натиснути кнопку на перетині назв рядків і стовпців. Виділення несуміжних

(розташованих окремо) стовпців або рядків здійснюється, як і несуміжних комірок з використанням клавіші Ctrl.

Виділення суміжних комірок

При роботі з таблицями дуже часто доводиться виділяти блоки суміжних осередків, щоб застосувати до них деяку настройку. Наприклад, щоб в нашій таблиці вирівняти значення стовпців Ціна вхідна та Ціна відпускна по центру,

необхідно спочатку виділити блок з цифрами, осередки якого є суміжними

(рис.3.2а).

14

а

б

Рисунок 3.2 - Виділення суміжних комірок:

а - у двох стовпчиках; б - в одному стовпці

Це можна здійснити наступним чином: підвести покажчик до кутової комірки діапазону, наприклад D3, натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутою, перетягнути покажчик до діагонально протилежної комірки блоку Е7.

Тепер, коли блок комірок виділений, щоб відцентрувати значення, слід у групі команд Вирівнювання на вкладці Головна натиснути кнопку По центру.

Виділення несуміжних комірок

Для того щоб виділити несуміжні комірки, спочатку необхідно виділити перший діапазон (в даному випадку А3:А7, тут двокрапка - оператор діапазону), потім натиснути клавішу Ctrl і, утримуючи її, виділити інші комірки

(тобто діапазон D3: Е7). Після того як будуть виділені всі потрібні комірки, до них можна застосувати операцію вирівнювання.

Копіювання і переміщення комірок

У редакторі Ехсеl копіювання і переміщення даних здійснюється стандартним для Windows способом, який складається з таких етапів:

1. Виділити одну або декілька комірок або частину вмісту комірки, тобто ту інформацію, яку потрібно копіювати.

15

2. Скопіювати (перемістити) виділений блок у буфер обміну (наприклад,

за допомогою кнопки Копіювати (Вирізати), розташованої в групі команд

Буфер обміну на вкладці Головна.

3.Встановити курсор в те місце документа, куди буде вставлена інформація, що переноситься.

4.Вставити інформацію,що знаходиться в буфері в місце розташування курсору натисканням кнопки Вставити, розташованої в групі команд Буфер обміну.

Щоб скопіювати дані, які не є частиною ряду (про ряди даних буде сказано пізніше), також можна використовувати маркер заповнення - чорний квадрат у правому нижньому куті виділеної комірки. Для цього спочатку потрібно виділити клітинку або діапазон комірок (рис. 3.3а), потім підвести покажчик миші до маркера заповнення (в цей момент його вид перетворюється з білого хрестика в чорний) і перетягнути його через комірки, утримуючи ліву кнопку миші (рис. 3.3б). У цьому випадку говорять про поширення даних на діапазон.

Маркер

заповнення

Рисунок 3.3 - Копіювання вмісту комірок:

а - виділення початкового тексту; б - результат копіювання

Крім того, копіювання і переміщення можна здійснювати шляхом перетягування за допомогою миші. Для цього слід виконати такі дії:

1. Виділити клітинку або блок комірок.

16

2.Підвести покажчик миші до того місця границі комірки чи блоку комірок, де зображення покажчика миші змінюється з білого хрестика на білу стрілку.

3.Для копіювання: натиснути клавішу Ctrl і ліву кнопку миші і,

утримуючи їх в натиснутому положенні, перемістити комірки в потрібне місце таблиці. Для переміщення клавішу Ctrl натискати не треба.

4. Відпустити кнопку миші, а потім клавішу Ctrl.

При цьому всі наявні в області вставки дані будуть замінені новими.

Використання спеціальної вставки

Іноді досить зручно застосовувати до скопійованих в буфер обміну даних операції додавання, множення і т.п. У цих випадках використовується команда

Спеціальна вставка, що викликається з контекстного меню.

У наведеній на рис. 3.4 таблиці потрібно додати значення стовпця 3-я

бригада до значень стовпця Заготівля яблук, т. Для цього необхідно зробити наступне:

1.Скопіювати значення діапазону D2: D5 в буфер обміну.

2.Встановити курсор в комірку В2 - перша комірка області вставки і,

виконавши клацання правою кнопкою миші по цій комірці, викликати

контекстне меню, в якому вибрати команду Спеціальна вставка.

3.У однойменному діалоговому вікні (рис. 3.5) в поле Операція вибрати пункт Скласти.

4.Натиснути кнопку ОК.

Рисунок 3.4 - Додавання даних

17

Рисунок 3.5 - Діалогове вікно Спеціальна вставка

В результаті виконаних дій в стовпці Заготівля яблук, т будуть відображені сумарні значення (рис. 3.6).

Рисунок 3.6 - Результат складання

Як видно на рис. 3.5, вікно Спеціальна вставка дозволяє копіювати різні складні елементи:

•група Вставити визначає об'єкт копіювання;

•група Операція при необхідності призначає математичну операцію, яку можна застосувати до копійованих даних;

•опція Пропускати порожні клітинки дозволяє не замінювати значення

вобласті вставки, якщо копійована область містить порожні клітинки;

•опція Транспонувати служить для відображення зазначеного в області копіювання рядка в стовпець і відповідно стовпця копійованої області - у рядок

(область вставки не повинна перекривати область копіювання).

18

Наприклад, щоб транспонувати рядок, в якому перераховані місяці звітного періоду (діапазон В1: Е1), в стовпець (діапазон А2: А5), слід виконати такі дії:

1.Скопіювати значення вихідного діапазону В1: Е1 в буфер обміну.

2.Встановити курсор у верхню ліву клітинку області вставки А2 і

активізувати в контекстному меню команду Спеціальна вставка.

3.У однойменному діалоговому вікні включити опцію Транспонувати і

натиснути ОК.

В результаті скопійований рядок відобразиться в стовпці, як показано на

рис. 3.7.

Рисунок 3.7 - Результат транспонування

Введення даних в кілька комірок одночасно

Ввести одні й ті ж дані в кілька комірок одночасно можна і без використання процедури копіювання. При цьому комірки не обов'язково повинні бути суміжними. Для цього необхідно виконати наведені нижче дії:

1.Виділити ті комірки, в яких потрібно розмістити однакові дані.

2.Ввести необхідну інформацію (рис. 3.8а).

3.Натиснути сполучення клавіш Ctrl + Enter.

В результаті всі виділені комірки будуть містити однакове значення

(рис.3.8б).

19

а б

Рисунок 3.8 - Введення даних в кілька комірок одночасно:

а- введення необхідної інформації;

б- одночасне копіювання в усі виділені комірки

Заповнення комірок копіюванням

Якщо потрібно заповнити комірки однаковими даними, можна скористатися клавішею Ctrl. Для цього необхідно реалізувати наступні дії:

1.Ввести значення в деяку комірку.

2.Натиснути і утримувати клавішу Ctrl.

3.Захопити маркер заповнення лівою кнопкою миші і протягнути по заповнюваним коміркам.

У результаті комірки будуть заповнені копією тих значень, які були введені в початкову комірку.

Додавання рядків і стовпців

Здійснюючи введення даних, користувач напевно зіткнеться з необхідністю вставки порожнього рядка або порожнього стовпця в таблицю. У

Ехсеl для вирішення цього завдання слід вчинити таким чином:

1. Виділити рядок (стовпець), перед яким потрібно виконати вставку,

клацанням миші по його заголовку.

2.Викликати контекстне меню натисненням правої кнопки миші.

3.У списку команд вибрати команду Вставити, після чого з'явиться новий рядок (стовпець).

20