6.2 Прием и первичная обработка документов

Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших - секретарем-референтом. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером Ими посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную ими путем сканирования).

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция придается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и о целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса так же проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняют конверты и от документов, поступивших уже с просроченным срок исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о, дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено врем на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передел документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими обрабатывающими поступающую корреспонденцию и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с необходимых документов снимают ксерокопию.

В последнее время получили распространение факсимильные аппараты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и последующей распечаткой факсов на обычном принтере.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы фазу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Лекция 5. Структура и общая характеристика документопотоков.

Маршрут движения документопотоков

Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от функций структурных подразделений и принятых в организации технологий работы с документами, от составления и содержания документов.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

• руководству организации;

• руководству структурных подразделений;

• непосредственно специалистам.

Маршрут входящих документов зависит от принятой в организации технологии работы с документами.

Исходящий документопоток охватывает все структурные подразделения. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций: согласования, визирования, подписания, утверждения документов, принятой технологии распечатки текстов документов, их регистрации и отправки.

Маршрут движения внутренних документов, как правило, упорядочен (например, маршрут движения внутренних документов).

Задачей службы ДОУ является разработка наиболее целесообразных маршрутов движения документов. При этом разрабатываются специальные документы, которые называются оперограммой и документограммой.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограммможно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Вот, например, как выглядит выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения.

Операции	Исполнители
	Сотрудник	Секретарь	Руководитель подразделения	Руководитель	Член коллегии	Инспектор по контролю
1.Составить проект решения	*		*
2. Собрать визы заинтересованных лиц		*		*	*
3.Размножить проект		*
4.Довести проект до членов коллегии					*
5.Провести обсуждение проекта				*	*
6.Доработать решение по результатам обсуждения	*	*				*
7. Изготовить текст решения		*
8.Подписать проект решения		*		*
9.Зарегистрировать решение		*
10.Довести решение до заинтересованных лиц.	*		*	*	*

Для наглядного представления быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучению этому вновь принятого персонала можно разработать документограмму.

Документограмма управления цехом

Операции	Исполнители
	Квартальный бизнес-план	Месячный план-график заданий	Отчет о выполнении суточного задания	Отчет о выполнении сменного задания
Периодичность	4 раза в год	12 раз в год	ежедневно	2 раза в день
Кол-во документов в год	80	140	510	1080
Рабочие места				*
Контрольные места			*	*
Начальник смены		*	*	*
Диспетчер			*	*
Планово-диспетчерское бюро	*	*	*
Начальник цеха	*	*	*
Планово-диспетчерский отдел	*	*	*
Экономический отдел	*	*
Директор	*	*

Построение подобных документограмм – первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.