Раздел 19. Научно-историческая и практическая ценность документов

Лекция 16.

3. Понятие «перечень документов»

Перечни документов — это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о составе и сроках хранения документов. Сроком хранения «постоянно» обозначены документы, прием которых на госхранение является обязательным.

Традиционно различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков хранения;

2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов:

-типовые;

-примерные;

-ведомственные.

В типовых перечнях унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, или отрасли. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих по­стоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, образующиеся в деятельности государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Такой перечень включает справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен­ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996).

Разрабатываются перечни и для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Изменения в составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий отражает «Перечень типовых документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра­нения» (М.,2000), который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.

Само название нового Перечня указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение.

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения. Она означает, что данная документация, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, после согласования с ЭПК государственного или муниципального архива.

В 2000 г. вышел в свет «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­ния». В его составе - документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

4. Структура перечня

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть представляет собой описательные статьи; наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

-порядковый номер;

- наименование видов и разновидностей документов,

- указание автора или корреспондента,

- указание вопроса или темы,

- сроки хранения документов,

-примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.

Для документов по личному составу исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством должна равняться разности: «75 лет - в».

Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью. Поэтому в перечне вместо конкретного срока хранения документа указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д.

Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов:

- «после снятия с учета»,

-«по истечении срока действия договора»,

-«после увольнения»,

-«при отсутствии годовых» и т.п.

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе ценности документов. Справочный аппарат перечня включает: титульный лист, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов и т.п..

В указателе видов документов в алфавитной последовательнос­ти перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.

В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип.

Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т. п.

Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам.

В фондах разных учреждений могут откладываться не только одни и те же виды документов, но и копии одного и того же документа. Они могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и нижестоящих учреждений. Попадание таких документов на государственное хранение приводит как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.

Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы позволяет установить круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования госархивов.

Многозвенность перечней напрямую связана со списками источников комплектования государственных архивов..

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны хранить­ся постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы.

Одина­ковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.