Розділ 2

ДІЛОВОДСТВО, ЯК СУКУПНІСТЬ ПРОЦЕСІВ ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В ПРОЦЕСІ ДІЯЛЬНОСТІ

2.1. Діловодство як функція управлінської діяльності в сучасній організації

Сукупність процесів щодо створення документів (документування) і організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності називають діловодством. Діловодство є функцією управлінської діяльності будь-якого органу управління, де створюють і обробляють документи. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук, зберігання документів.

Із збільшенням обсягів інформації, яку використовують в управлінні, зростає значення довідкової роботи. У багатьох організаціях створюють інформаційно-пошукові системи та інформаційно-довідкові підрозділи. Документи, які створюють внаслідок діяльності органу управління, довідковий апарат до них, методи і засоби їх оброблення і використання складають інформаційно-пошукову систему (ІПС) певного органу управління. Діловодство — це частина управлінської ІПС, яка за своїм характером належить до документографічних гнучких ІПС. Це означає, що пошук здійснюють за повністю формалізованими ознаками. Такі системи широко використовують в більшості апаратів управління.

Процес управління потребує надання своєчасної, достовірної та повної інформації в документаційному забезпеченні управління . Документаційне забезпечення управлінської діяльності - це здійснення дії з надання своєчасної, достовірної та повної інформації суб'єкту управління (керівнику) із заданою періодичністю. Слід особливо відзначити, що значна частина інформації, використовуваної в управлінській діяльності, існує у формі документів. Документаційне забезпечення управлінської діяльності відіграє найважливішу роль у сучасних процесах управління, оскільки переважна кількість управлінських рішень в теперішній час в обов'язковому порядку фіксуються на папері. Завдання документаційного забезпечення процесу управління полягають у наступному: - Задоволення інформаційних потреб керуючих органів; - Визначення та відбір джерел інформації; - Правильна інтерпретація і систематизація отриманих даних: - Перевірка достовірності, повноти і несуперечності даних; - Виключення дублювання інформації: - Представлення даних в єдиному і зручному для сприйняття форматі; - Багаторазове використання отриманої інформації; - Постійне оновлення даних.

Таким чином, документаційне забезпечення є невід'ємною частиною будь-якої управлінської діяльності. З його допомогою відбувається поширення необхідної інформації серед компетентних осіб і її ефективне використання в процесі прийняття управлінських рішень. Для кожної функції управління завданнями документмаційного забезпечення будуть відрізнятися за складом та змістом. Документаційне забезпечення функції планування полягає в реалізації наступних процедур:

Збір, обробка та аналіз інформації про наявні ресурси (матеріальних, кадрових та ін) для визначення реальних планових показників і термінів виконання планів:

Документаційне оформлення планів і доведення їх до виконавців:

Отримання і аналіз інформації про хід виконання планів для організації подальшого планування. Інформаційне забезпечення функції календарно-планового керівництва полягає в реалізації наступних процедур:

Збір та аналіз інформації про хід виконання планів, стані планових показників і терміни виконання;

Збір інформації про умови функціонування підприємства та їх вплив на хід виконання плану;

Доведення отриманої інформації до відповідальних керівників для прийняття рішення про необхідність коригування їх дій;

Документаційне оформлення прийнятих рішень та доведення їх до виконавців;

Надання необхідної інформації підрозділам і керівникам, які здійснюють планування для можливої ​​подальшої коригування планових показників. Документаційне забезпечення функції оперативного управління включає в себе:

Збір та обробку інформації про виниклу при роботі проблемної ситуації і формулювання відповідних задач;

Збір та обробку інформації, необхідної для вирішення поставлених завдань;

Збір та аналіз інформації про наявні ресурси (матеріальних, кадрових, часових, інформаційних тощо);

Організаційне та документаційне оформлення обраного варіанта рішення;

Доведення інформації про прийняте рішення до конкретних виконавців;

Збір інформації про результати реалізації даного рішення, аналіз і доведення її до зацікавлених керівників. Інформаційне забезпечення функції контролю полягає у виконанні наступних процедур:

Збір та аналіз інформації про виконання відповідних функцій підрозділами і окремими співробітниками:

Доведення отриманої інформації до керівників, які здійснюють контроль за діяльністю цього підрозділу або співробітника;

Документаційне оформлення прийнятих керівником на підставі отриманої інформації рішень;

Доведення даних рішень до виконавців;

Надання необхідної інформації підрозділам і керівникам, які здійснюють планування і календарно-планове керівництво. Значення діловодства у здійсненні процесу управління у перекладі з латинської означає діяльність. Функція управління - вид діяльності, що заснований на розділі та кооперації управлінської праці та характеризується певною однорідністю, складністю, стабільністю впливу на об'єкт та суб'єкт управління. Функції, що виділяються за станом управління називають загальними. Функції, що виділяються по сферах діяльності називають конкретними чи спеціальними. До конкретних належать інформаційне забезпечення управління.

Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач. В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню. Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством. Діловодство - від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів. Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ -об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Задачами діловодства: а) забезпечення ефективного процесу управління; б) утворення документів; в) зберігання доступу до документів.

Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи. Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання. Діловодство включає такі поняття: Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі. Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.

Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", затверджений 13 грудня 2001 року, визначає діловодство як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами. На позначення вказаної сфери управлінської діяльності у спеціальній літературі функціонує також новий синонімічний термін —документаційне забезпечення управління.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюро­кратизму та тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання та пошук, організовувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Правильно підготовлений та належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця. Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш, за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана (зафіксована, опрацьована, систематизована, передана) тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій управлінської праці.

Організація діловодства впливає на оперативність, економність, надійність функціонування апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. За умови раціонально організованого діловодного процесу фахівці і керівники звільняються від невластивих для них операцій. Внаслідок цього підвищується ефективність праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Націо­нального архівного фонду. Стан архівної справи значною мірою залежить від методики і практики діловодства.

Органи виконавчої, законодавчої влади, установи, підприємства, організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова від­повідної національної меншини.Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність від­особлених видів діяльності - функцій управління. У процесі виконання кожної з них створюють систему документації. Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документування, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм в процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Загальні функції управління: планування, організація, координація, контроль тощо властиві всім органам управління.Спеціальні функції: постачання, облік, фінансування можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково. Внаслідок здійснення загальних і спеціальних функцій управління утворюють дві групи документів. До першої належать документи, які створюють в процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності закладів, організацій, підприємств: в органах державного управління, суду, прокуратури, у громадських організаціях, в адміністрації підприємств та закладів. Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління, а також для таких галузей діяльності, як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Наприклад, для бухгалтер­ського обліку такими документами є головна книга, журнальні та меморіальні ордери, зворотні та контрольні відомості; для технічного контролю - технічні умови, протоколи і акти випробувань, рекламації, акти про брак, свідоцтва про внесення змін в конструкцію виробів; для матеріально-технічного постачання - замовлення, специфікації, фондові повідомлення, наряди, фактури; для вищих навчальних закладів - навчальні плани, програми, екзаменаційні відомості; для закладів охорони здоров'я — історії хвороби.

Процеси документування організаційно-розпорядної діяльності і організації роботи з відповідними документами, тобто спільними для будь-якої функції управління і окремих галузей господарства, називають загальним (адміністратив­ним) діловодством.

Процеси документування, специфічні для кожної функції управління, називають спеціальним діловодством (бухгалтерське, нотаріальне діловодство, діловодство з особового складу). Характерні особливості спеціальних діловодств визначає номенклатура і форма документів, правила їх опрацювання, зберігання.

Керування розвитком спеціальних діловодств (або спеціальних систем документування) здійснюють відповідні органи державного управління - Центральне статистичне управління (документування статистичної інформації, документування роботи з кадрами), Міністерство фінансів (документування бухгалтерського обліку). Розглянувши діловодство, як функцію управлінської діяльності, необхідно також розглянути його термінологію.

Термінологія діловодства включає терміни забезпечення документації управління, позначаючи все, що пов'язано з процесами створення документів, їх передачі, отримання, систематизації, пошуку, зберігання, використовування і іншими аспектами.

Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, дозволяючими її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В старовині як матеріальний носій для створення документів використовували різні матеріали. Протягом століть, і в даний час найпоширенішим носієм документальної інформації є папір. Разом з папером зараз широко використовуються і нові носії — магнитні диски, дозволяючі використовувати для документування технічні, у тому числі автоматизовані, засоби. Поняття «діловодство» базується на понятті «документування».

Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування — регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що забеспечує її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, що встановлені нормативними актами або вироблені за традицією. Створення документів або документування може здійснюватися природною мовою або штучними мовами з використанням носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою письма - це традиційний документ на паперовому носії. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях - документи, створені з використанням носіїв і способів запису, що забеспечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною. Документування припускає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створеним документам. Юридична сила - властивість офіційного документа, що надається його чинним законодавством, компетенцією органу, що видав його, і встановленим порядком його оформлення. В суспільстві документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної й іншої соціально значущої інформації. Фіксація, відображення інформації в документі забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі в часі й просторі, її багаторазове використання. Можливість зберігати інформацію в часі, дозволяє розрізняти документи — носії оперативної інформації і документи_носії ретроспективної інформації.

Забезпечення документування — це лише одна складова діловодства, друга його складова - це організація роботи з документами. Організація роботи з документами включає організацію документообігу установи, зберігання документів і їх використовування в поточній діяльності установи. Іншим не менш важливим терміном дослідження є документообіг — рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуваннюрозпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства.

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємствкраїни стало підготовкою до уніфікації систем документації, яківикористовуються в управлінні.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) —номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів з управлінськими кодовими позначеннями.

Довідково-інформаційні документи — це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ.

Документ з високим рівнем стандартизації — це такий документ, що містить вибір серед досить обмеженої кількості стандартних конструкцій потрібної в тому чи іншому випадку, заповнення формуляра, побудова за готовими зразками тих словосполучень, речень, які не передбачені формулярами бланків.

Документування — сам процес створення документів тобто їх підготовка, складання, оформлення та виготовлення.

Документообіг — рух документів у структурі з часу їх створення чи одержання до завершення виконання.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) — це наукововпорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Класифікація документів — це поділ документів на класи за узагальненими ознаками подібність та відмінності.

Нормативно-методична база діловодства — це сукупність законів, нормативних актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання й використання документів у діяльності установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства, її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо.

Організація роботи з документами — створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів у діловодстві.

Офіційно-діловий стиль — це стиль, що обслуговує адміністративно-господарську діяльність, законодавство та інші ділянки пов’язані з діловодством, звітністю та документацією, є необхідним для зв’язку державних і громадських установ як між собою, так і з населенням, для оформлення різного роду документів.

Офіційний документ — документ, створений установою чи посадовою особою й оформлений в установленому порядку.

Уніфікована система документації (від лат. unio — союз, facere — робити) — система документації, що являє собою раціонально організований комплекс взаємопов’язаних документів, які відповідають єдиним правилам і вимогам.

Таким чином, проаналізувавши терміносистему дослідження можна зробити висновок, що більшість розглянутих термінів, позначають основні, базові поняття наукової дисципліни, але разом з даними поняттями використовуються і інші поняття.

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

• положень Конституції України;

• законів України;

• нормативно-правових  актів  Президента  України,   Кабінету Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

• інших методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає в себе:

1. законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

2. укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання доку-ментаційного забезпечення управління в Україні;

3. правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

4. правові акти нормативного та інструктивного характеру;

5.методичні документи з діловодства закладів, організацій, пі-дприємств;

6. державні стандарти на документацію;

7. уніфіковані системи документів;

8. класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

• технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації;

• роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, тех-нічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають суб'єктам справочинства організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов'язкові для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями нор-мативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в них і вимагати від їх керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків. Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і будь-яких закладів, установ та організацій, підприємств (у подальшому викладі, для стислості, їх сукупність позначатиметься терміном «організація») залежить від значної кількості факторів. He останнє місце серед них займає діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень та організації їх виконання. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення.

Діловодство вивчається з метою формування у майбутніх фахівців, які працюватимуть в органах державного та муніципального управління, уміння і навичок роботи з документами, які супроводжують діяльність будь-якої організації, і державної, і приватної, a в органах місцевого управління і самоврядування мають свою специфіку, оскільки значна частина цих документів виходить за рамки самої організації і їх дія поширюється на всю територію, підпорядковану органу місцевої влади. Крім того, до цих документів звертаються багато людей, вони дуже часто носять нормативний, правовий характер, складаючи основу документальної комунікації муніципальних органів управління як з населенням, так і з підприємствами, установами, організаціями, які розташовані на підпорядкованій органу управління території, а також із закладами та установами, які безпосередньо підпорядковані державним адміністраціям.