Работа 5

СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ОТЧЕТ И ПЕЧАТЬ ОТЧЕТА

1. Цель работы

Научиться создавать отчеты, используя программу Мастер отчетов.

2. Основные теоретические положения

Отчет представляет собой текстовый документ, в котором данные отображаются в организованном и отформатированном виде. В Access можно создать отчет в полуавтоматическом режиме, используя серию диалоговых окон Мастера отчетов.

3. Порядок выполнения работы

Задание. Создать отчет на основе таблицы Студент.

Выполнение задания

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выбрать Мастер отчетов (рис. 23).

Рис. 23

2. На первом шаге Мастера отчетов нужно определить, какие поля из таблицы следует передать в отчет (рис.24).

С помощью управляющей кнопки >> переместим из окна Доступные поля в окно Выбранные поля в форме атрибуты выбранной таблицы: Номер, Фамилия , Специальность и нажмем кнопку Далее.

2. На втором шаге Мастера отчетов в случае необходимости можно провести группировку представления информации в отчете (например, сгруппировать студентов по факультетам, рис. 25) - Далее.

Рис. 24

Рис. 25.

4. На третьем шаге Мастера можно провести сортировку информации.

Зададим сортировку по параметру Фамилия (по алфавиту) рис.26 - Далее.

Рис. 26

5. На четвертом шаге задаем структуру представления информации при печати. Выбираем макет Табличный (рис. 27) - Далее.

Рис. 27

6. На пятом шаге выбираем стиль представления информации при печати (рис.28).

Рис.28

7. На последнем шаге:

• выбираем опцию Просмотреть отчет;

• вводим имя отчета Студент1 – Готово (рис.29).

Рис.29

Вид полученного табличного отчета Студент1 представлен на рис. 30.

Рис. 30

8. Самостоятельная работа.

8.1. Создайте отчет с параметрами: Фамилия; Имя; Отчество; Дата рождения.

8.2. Проведите сортировку по дате рождения (в порядке убывания)

4. Отчет по работе

Распечатка отчетов

Литература [2], с. 232-234

Работа 6

ПОСТРОЕНИЕ ЗАПРОСОВ ДЛЯ ОТБОРА НУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1. Цель работы

Освоение возможности создания запросов

2. Основные теоретические положения

Запросы в БД служат для отбора необходимой информации. Отобранная информация сохраняется в виде вновь сформированных таблиц. Создавать запросы можно либо с помощью Конструктора запросов, либо с использованием Мастера запросов.

3. Порядок выполнения работы

Задание 1. Создать запрос на основе таблицы Студент с использованием режима Мастер запросов.

Задание 2. Создать запрос на основе таблицы Студент с использованием режима Конструктор запросов.

3.1. Выполнение задания 1

1. На вкладке Создание в группе Мастер запросов выбрать Мастер

запросов (рис.31).

3.1.2. В открывшемся окне Новый запрос выбрать Простой запрос (рис. 32), нажать Ок.

Вкладка Создание Группа Мастер запросов Программа Мастер запросов

Рис. 31

Рис.32

3. На втором шаге Мастера запросов выбираем опцию Подробный –

Далее (рис.33).

Рис.33.

3.1.4. На последнем шаге работы Мастера запросов:

• Выбрать опцию Открыть запрос для просмотра;

• Присвоить запросу имя Студент1 – Готово (запрос показан на рис. 34).

Рис. 34

3.2. Выполнение задания 2

При необходимости получения дополнительной информации (например, отбора студентов одной специальности, одного курса) запрос создают с помощью Конструктора запросов.

3.2.1. На вкладке ленты Создание в группе Другие нажать кнопку Конструктор запросов (рис.35).

Рис. 35

3.2.2. В открывшемся окне Добавление таблицы (рис. 36) выбрать таблицу Студент, нажать кнопку Добавить затем кнопку Закрыть.

Рис. 36

3.2.3. Произвести отбор информации для запроса. Отберем поля Номер, Фамилия, Специальность, Курс.

Для этого:

• Щелкнуть по кнопке раскрытия первого поля (столбца) – рис. 37;

• В открывшемся списке полей щелкнуть по полю Номер;

• Щелкнуть по кнопке раскрытия второго поля (столбца) – рис. 38;

• В открывшемся списке полей щелкнуть по полю Фамилия;

• Щелкнуть по кнопке раскрытия третьего поля (столбца) – рис. 39;

• В открывшемся списке полей щелкнуть по полю Специальность;

• Щелкнуть по кнопке раскрытия четвертого поля (столбца) – рис. 40;

• В открывшемся списке полей щелкнуть по полю Курс.

первое поле (Номер): второе поле (Фамилия)

Рис. 37

Рис. 38

третье поле (Специальность)

Рис. 39

четвертое поле (Курс)

Рис. 40

Результат построения запроса в режиме Конструктора приведен на рис. 41.

Рис. 41

4. При необходимости отбора информации в таком запросе (например,

получить сведения о всех студентах специальности 1906) необходимо:

• На пересечении столбца Специальность и строки Условие отбора вве-

сти 1906;

• Щелкнуть по пиктограмме запуска запроса на выполнение (рис. 42).

Рис. 42

Результат выполнения запроса показан на рис. 43.

Рис. 43

2. Самостоятельная работа.

3.3.1. Создайте запрос с параметрами: Номер; Фамилия; Имя; Курс.

3.3.2. Отберите записи о студентах первого курса.

4. Отчет по работе

Распечатка запросов

Литература [2], с. 229 - 231