Висновки

Четвертий розділ «Культура керування організацією діловодства в установі» розпочато з викладу матеріалу підрозділу «Служба діловодства як об’єкт керування в установі». У ньому подано визначення культури служби діловодства як комплексу відносин, норм, звичок, традицій і форм поведінки персоналу, що впливають на рівень корпоративної культури всієї установи. Наголошено на тому, що культура служби діловодства досягається завдяки раціональній практичній роботі з документацією, ефективному використанню документно-інформаційних ресурсів, впровадженню сучасних комп’ютерних технологій та чіткій регламентації документообігу, результатом чого буде виважене прийняття рішень на всіх рівнях управління. Показано залежність культури служби діловодства від визначених в установі цілей, застосовуваних інформаційних технологій, системи керування та організаційної побудови.

Визначено, що організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт, структурі документообігу, інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Зауважено, що, перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації.

У підрозділі «Напрями вдосконалення культури управління діловодством в установі» дано визначення поняття «культура керування діловодством» як сукупність теоретичних і практичних положень, знань і умінь керівника щодо упорядкування документування і управління документаційним забезпеченням через систему прийняття управлінських рішень, внесених в його технологію, що мають узагальнюючий характер і стосуються діяльності тієї чи іншої установи, організації, підприємства. Докладно описано основні напрями і принципи побудови культури управління діловодством, що можуть мати місце за наявності у керівника відповідних її складових.

Визначено, що до основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

Показано, що саме культура управління діловодством має забезпечити єдину методологію її застосування в усіх підрозділах організації, що прагнуть якісно налагодити цей процес відповідно до діючих вимог. Зокрема, має бути визначена відповідальність працівників організації за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами в організації мають бути зафіксовані в інструкції, затвердженій вищим керівництвом, із зазначенням обов’язків усіх працівників, які створюють, забезпечують рух документів та відповідають за нього.

Загальні принципи культури управління діловодством повинні будуватися на відпрацьованих методах і способах дотримання єдиних правил роботи з документами в установах незалежно від їх підпорядкування, визначенні повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого виконання діловодних технологій і процедур.

Результати проведеного дослідження, узагальнені у підрозділі «Впровадження цілісної системи керування діловодством», переконують, що культура керування діловодством – це насамперед побудова цілісної системи управління документаційним забезпеченням (СУДЗ), яка має впроваджуватись за певним стратегічним планом. Хоча специфіка діяльності, обсяги документообігу та структура установи можуть впливати на особливості впровадження СУДЗ, її стратегія має будуватися за певними циклами управління, включаючи збирання інформації й уточнення її призначення, визначення кінцевої мети, з’ясування відмінностей між можливими і бажаними результатами, оцінку альтернатив, розробку стратегічного плану, організацію виконання запланованих заходів, врахування особливостей перехідного періоду, а також контроль і коригування виконання плану.

У підрозділі «Вимоги до підготовки документознавців-організаторів діловодства» висвітлено вимоги до професійної культури майбутнього керівника служби діловодства, складовими якої мають бути конкретно-предметні знання, компетентність та професійна творчість, інформаційна, праксеологічна і рефлексивна культура, необхідні індивідуально-психологічні якості та акмеологічні інваріанти, а також гуманізація його підготовки.

Доведено, що гуманізація підготовки керівників служб діловодства має виявлятись у формуванні в них такої культури управління, яка б орга­нічно поєднувала сприйняття загальнолюдських моральних цінностей з етикою індивідуальної відповідальності. Практичне вирішення цього завдання може здійснюватися за такими напрямами: пізнання основ загальної культури, формування економічної культури, розвиток правової культури і свідомості, виховання сучасного рівня політичної культури, вдосконалення психолого-педагогічної культури. Перелічені напрями подані на прикладі підготовки фахівців з документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності в Європейському університеті за кредитно-модульною системою навчання.