3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий

В данной работе были предложены мероприятия по повышению эффективности организации рабочего времени персонала, и совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем. Для достижения стратегических целей, которые поставил перед собой Сбербанк, необходимо внедрение результативной стратегии обучения персонала инструментам тайм-менеджмента ¹.

Обучение персонала могут проводить тренинговые агентства. Например, тренинг «Управление временем», который предлагает тренинговое агентство «Мастер класс»², способствует систематизации знаний и в дальнейшем их применения. Времени всегда хватает тому, кто умеет его использовать.

Цель тренинга:

Научить участников более эффективно использовать время. Повысить личную и корпоративную эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.

В результате тренинга участники смогут:

• Планировать и эффективно использовать личное и рабочее время, наилучшим образом распределять нагрузку.

• Избегать потери времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, высвобождать дополнительные временные ресурсы.

• Повысить мотивацию к труду и получать больше удовлетворения от работы.

• Понять какие факторы стимулируют или ограничивают собственную работоспособность.

• Устранять излишнее эмоциональное напряжение и стресс, связные с дефицитом времени.

• Грамотно делегировать задачи и полномочия.

• Определить свои долгосрочные и краткосрочные цели в различных областях деятельности.

• Правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными делами и долгосрочными задачами. Выделять из потока дел существенное, расставлять приоритеты. Определять очередность работ.

• Брать на себя ответственность за сроки и результат. Не откладывать на завтра то, что надо было сделать вчера.

• Обзорно взглянуть на жизнь, оценить и осмыслить качество проживания. Сделать свою жизнь более гармоничной.

Методика и формы обучения:

• Концентрированный теоретический материал в виде интерактивных мини-лекций;

• Практические задания, выполнение индивидуальных и групповых упражнений;

• Групповые обсуждения и игры;

• Хорошо структурированные печатные раздаточные материалы.

В программу может входить:

• Стратегическое и тактическое планирование. Почему зная цель, люди не всегда стремятся к ней? Перевод мечты в цель. Принцип постановки целей. Условия хорошо сформулированного результата. Модели SMART, PURE, CLEAR, и GROW. Привлекательность целей.

• Как не ошибиться при расстановке приоритетов. Метод Шваба. Матрица Эйзенхауэра: "Срочность" и "Важность". Соотношение временных затрат и получаемых результатов (принцип Парето).

• "Поглотители времени": откуда они берутся и как с этим бороться. Оптимизация рабочих процессов. Ментальные карты (Mind Maps). Стратегия множественного результата.

• Как "съесть слона": поэтапное достижение цели. Намеченные цели и "неожиданные обстоятельства": как сохранять гибкость в планировании. Метод актуальных контекстов.

• Как зарождается и куда исчезает мотивация? Можно ли ее спланировать? Источники мотивации. Вдохновение "по заказу". Создание настроя на высокую работоспособность. Методы самомотивации, и управления рабочей нагрузкой.

• Как сохранять сосредоточенность и концентрацию внимания. Мобилизация. Учет ритмов человеческой активности. Как использовать биологические ритмы для повышения эффективности деятельности.

• Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития. Организация времени персонала в компании - корпоративные стандарты и инструменты.

• Делегирование задач и полномочий. Когда, Кому и Что передавать, и что оставлять себе.

• Свобода и принуждение в корпоративном повышении эффективности. Основные закономерности работы с "человеческим фактором", в контексте управления временем. Коуч-менеджмент. Контроль за исполнением, и принципы конструктивной критики.

• Что такое Лень, и как ее использовать для "пользы дела". Работа с отсрочками.

Тренинг «Я+результат», предлагаемый агентством «Эспресс Консалт»¹, рекомендуется менеджерам среднего звена, топ-менеджерам.

Цель тренинга: дать участникам практические инструменты организации времени. Ознакомление с возможностями применения MS Outlook для управления своим временем проходит с использованием компьютеров.

Задачи тренинга:

• научить ставить цели

• создать личную стратегию организации деятельности

• привить принципы тайм-менеджмента

• наладить систему учета потерь времени

• отработать техники преодоления классических пожирателей времени

• овладеть практическим инструментарием тайм-менеджмента

• изучить индивидуальные особенности ритмов активности и отдыха

• развеять мифы о тайм-менеджменте

Тренинг поможет решить такие частые проблемы как:

• неумение правильно расставить приоритеты

• неспособность быстро принимать решения

• частые накладки в процессе организации различных процессов

• стресс, связанный с перегрузкой задачами

• несоблюдение сроков

• потери времени связанные с отсутствием необходимой информации

• опоздания и задержки

• затяжные совещания, планерки

• хаос на рабочем месте

Содержание тренинга:

Тема 1. Понятие «время»

Тема 2. Самоосознание: «Кто ты? Чего ты хочешь?» - поиск выгодных инвестиций

· ценности и желания

· ключевые сферы жизни, расстановка приоритетов

· цели (SMART-стратегия), задачи, шаги

· личная стратегия (линейная, радиальная модель)

· миссия или «мысленно начинайте с конца»

Тема 3. Принципы тайм-менеджмента

· принцип информационной полноты

· принцип «делай главное»

· принцип материализации мысли

· принцип «айсберга»: сознание, предсознание, бессознательное

Тема 4. Контроль затрат времени — методики тайм-аудита

· хронометраж

· техника перепросмотра

· матрица Эйзенхауэра

Тема 5. Причины потерь времени — лангольеры времени

· враги реализации действия или почему мы медлим

· куда утекает время или жизнь в круге влияния (проактивный и реактивный типы поведения)

· самомотивация — способ завести «моторчик»

· навыки твердого «отказа»

· делегирование — умение покупать время

· управляемое решение

Тема 6. Инструменты тайм-менеджмента

· стандартное планирование по времени

· блочное планирование по событиям

· гибкая система планирования (жесткие и гибкие задачи, бюджетирование времени)

· среднесрочное и долгосрочное планирование (неделя, год)

· результат-ориентированный подход планирования задач

· контекстное планирование

· организация рабочего места

Тема 7. Тайм-менеджмент на Outlook (см. приложение 3).

· Личный недельный круг

· Планирование недели в разделе «Календарь»

· Создание задач, категорий и их группировка

· Планирование дня и анализ выполненного

· Ведение раздела «Контакты»

· Ведение и структурирование почты

· Хронометраж с помощью раздела «Дневник» и анализ временных потерь

· Создание «творческой» картотеки в разделе «Заметки»

· Автоматическое форматирование задач, сообщений