Организация служб по доу

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Поэтому необходимо знать, из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы, как обеспечить ее эффективное функционирование, т.е. знать:

Формы, структуру, функции и задачи делопроизводственных служб,

Должностной состав,

Квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

В учреждении любой организационно-правовой формы и формы собственности обязательно создается специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, канцелярия, иногда ответственность за ведение делопроизводства возлагается на одного сотрудника – секретаря руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных – их руководством. ГСДОУ уточняет, что в совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, в ЗАО - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

Формы и структуры службы доу Службы доу рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.

Схема служб ДОУ для министерств и ведомств

Схема организации службы ДОУ на различных предприятиях

(государственных\негосударственных, НИИ, проектных, конструкторских)

Схема организации службы ДОУ в исполнительных органах власти и местного самоуправления (МСУ)

Особенности служб доу

Особенности в управлении делами министерства или ведомства:

1. Создают отдел, бюро, сектор правительственной переписки и инспекцию при министре.

2. Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных подразделений:

• Приемная;

• Секретариат руководителя министерства или ведомства;

• Секретариаты зам. министра;

• Секретариат коллегии;

• Протокольное бюро.

Функции подразделений службы делопроизводства

(по всем приведенным структурным схемам)

1. Секретариат – структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

Типовые функции:

1. Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю документов, поступающих на его имя.

2. Подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов, их согласование с функциональными подразделениями.

3. Организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Если в организации нет протокольной группы, то секретариат регламентирует деятельность коллегиальных органов.

4. Бездокументное обслуживание руководителей. Прием посетителей, организация приемной, телефонное обслуживание, подготовка командировок, организационно-техническое обеспечение.

2. Протокольная группа. Создается в организациях и учреждениях, имеющих в своем составе постоянно действующий коллегиальный орган.

Типовые функции:

1. Подготовка проектов, нормативно-распорядительных документов руководства органов МСУ, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями.

2. Анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним.

3. Организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности.

4. Прием, регистрация, организация хранения, справочно-информационная работа, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.