Ответственность за непроведение инвентаризации

Наказать за непроведение инвентаризация, могут должностных лиц предприятий, подконтрольных органам КРС. Для них в качест­ве наказания предусмотрен админштраф в сумме от 136 до 255 грн, а за повторно совершенное на­рушение в течение года после привлечения к от­ветственности — от 170 до 340 грн (ст. 164² КоАП). И хотя остальным субъектам это не угрожает, пренебрегать инвентаризацией не стоит — в кон­це концов, быть осведомленным в действитель­ном состоянии активов и обязательств предпри­ятия в интересах его руководителя.

2. Подготовка к инвентаризации. Инвентаризационные комиссии

Согласно п.11.1 Инструкции № 69, для проведения инвентаризации руководи­тель издает приказ о создании на предприятии постоянно действующей инвента­ризационной комиссии, в состав которой включаются главный бухгалтер и руко­водители структурных подразделений, компетентные в вопросах, касающихся инвентаризируемых ценностей.

До начала инвентаризации необходимо вывести остатки ТМЦ на день инвен­таризации, опломбировать места хранения, имеющие отдельные входы и выхо­ды, проверить исправность всех весоизмерительных приборов.

Если инвентаризация проводится внезапно, то ТМЦ подготавливаются для про­верки в присутствии инвентаризационной комиссии. При проведении инвентаризации в других случаях, например перед составлением годовой отчетнос­ти, эта процедура проводится заранее.

Для проведения инвентаризации ТМЦ должны быть сгруппированы, рас­сортированы и разложены в порядке, удобном для проведения подсчета.

Далее в присутствии членов комиссии и материально-ответственного лица подсчитываются, взвешиваются, измеряются ценности, находящиеся в дан­ном помещении; при этом не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому (чтобы не пропустить какой-либо из них).

Согласно пп.11.2-11.5 Инструкции № 69, на предприятиях, где из-за боль­шого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства распорядительным документом руководи­теля предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии в со­ставе инженера, технолога, механика, исполнителя работ, товароведа, эко­номиста, бухгалтера и других опытных работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет.

Рабочие инвентаризацион­ные комиссии возглавляются представителем руководства предприятия, на­значившего инвентаризацию. Запрещается назначать председателем рабо­чей инвентаризационной комиссии одних и тех же материально-ответствен­ных лиц, одного и того же работника два года подряд.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

• проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности ценно­стей, заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных под­разделений по этому вопросу;

• организуют инвентаризации и инструктируют членов работников инвен­таризационных комиссий;

• осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвен­таризаций, а также выборочные инвентаризации ТМЦ в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период; основной задачей про­верок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является контроль за хранением ценностей, соблюдением материально-ответственными лицами правил их хранения и ведения первичного уче­та;

• проверяют правильность определения инвентаризационных разниц, обо­снованность предложений по зачетам пересортицы ценностей во всех местах их хранения;

• при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентари­зации и в иных случаях проводят по поручению руководителя повторные сплошные инвентаризации;

• рассматривают письменные объяснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей или другие нарушения, и свои предложения по регули­рованию выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, зачета вследствие пересортицы отражают в протоколе; в протоколе должны быть приведе­ны сведения о причинах и о виновных в недостачах, потерях и остатках и при­мененных к ним мерам.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

• осуществляют инвентаризацию имущества, ТМЦ, средств, ценных бумаг и дру­гих денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производства;

• вместе с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении резуль­татов инвентаризации и разрабатывают предложения по учету недостач и из­лишков в результате пересортицы, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

• вносят предложения по вопросам упорядочения, приема, хранения и отпуска ТМЦ, улучшения учета и контроля за их хранением, а также реализации не­нужных предприятию материальных ценностей и имущества;

• несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризаций в соответствии с приказом руководителя предприятия, за пол­ноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностях, денежных средствах и докумен­тах, ценных бумагах и задолженности в расчетах;

• оформляют протокол с указанием положения складского хозяйства, результа­тов инвентаризации и выводов по ним, предложений о зачете недостач и из­лишков в результате пересортицы, списания недостач в пределах норм естествен­ной убыли, а также сверхнормативных недостач и расходов от порчи ценностей с указанием примененных мер по предупреждению таких потерь и недостач.

Если материально-ответственные лица выявят после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кла­довой, отдела, секции и др.) заявить об этом инвентаризационной комиссии, кото­рая после проверки указанных фактов и их подтверждения исправляет ошибки.

Создавать или нет эту комиссию, ее численность на персональный состав — вопросы, которые решат опять же руководителю предприятия. Формируют рабочие комиссии из инженеров, технологов, механиков, исполнителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров и других опытных работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет, а возглавляют их представители руководителя предприятия п. 11.2 Инструкции № 69). При этом одно и то же лицо не может возглавлять рабочую комиссию у тex же матответственных лиц 2 года подряд. Обязанности и положения. Рабочая инвентаризационная комиссия (п. 11.4 Инструкции № 69) выполняет такие задания:

• осуществляет инвентаризацию имущества, ТМЦ, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производства;

• совместно с бухгалтерией предприятия принимает участие в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения по учету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

- вносит предложения по вопросам упорядочиванивание приемки, хранения и отпуска ТМЦ, улучшения учета и контроля их хранения, а также реализации ненужных предприятию матценностей и имущества;

• несет ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризаций, соответственно, за полноту и точность внесения в описи сведений о фактических остатках активов и обязательств;

• формирует протокол с указанием состояния складского хозяйства, результатов инвентари­зации и выводов по ним, предложений о зачете недостач и излишков по пересортице, списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также недостач и потерь сверх нормы от порчи ценностей с указанием принятых мер по предо­твращению таких потерь и недостач.

Заметим: одного приказа о создании инвен­таризационных комиссий недостаточно даже при установлении периодичности и объемов ин­вентаризации в приказе об учетной политике предприятия. Итак, перед каждой инвентариза­цией — независимо от оснований — руководи­тель субъекта хозяйствования должен издать приказ об инвентаризации, в котором огово­рить срок, объекты и процедуру инвентаризации.

3. Вопрос Порядок проведения инвентаризации товаров и отражение в учете. Документальное обеспечение инвентаризации товаров.

Ход инвентаризации описан в Инструкции № 69. Начинается она с того, что представители постоян­но действующей или рабочей инвентаризационной комиссии ознакомляют материально ответственное лицо с приказом руководителя об ин­вентаризации и берут у него расписку о том, что: "до начала проведения инвентаризации все рас­ходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию и все товары, посту­пившие на мою(нашу) ответственность, опри­ходованы, а выбывшие списаны в расход".

Затем комиссия пересчитывает, взвешивает и отмеряет ТМЦ согласно порядку их расположения и помещении. Данные о ТМЦ фиксируют в инвентаризационных описях или ярлыках.

Как известно, существуют два вида инвентаризационных описей (ф. № М-21, утвержденная приказом № 193, и ф. № инв-3, утвержденная постановлением № 241). Поэтому предприятие может применять одну из них по своему выбору.

Инвентаризационную опись (ф. № М-21) составляют при снятии натуральных остатков ТМЦ по каждому отдельному складу, участку, объекту, находящихся у МОЛ. В описи указывают наименование материалов, их номенклатурные номера, тип, сорт, размер и другие отличительные признаки. Избран эту форму, возьмите расписку у MOJI до начала инвентаризации.

Инвентаризационную опись (ф. № инв-3) применяют для отражения фактического наличия ТМЦ. В ней также показывают все данные, которые необходимо установить при инвентаризации. Преимущество этой формы в том, что текст расписок уже включен в Инвентаризационную опись. Поэтому их не нужно брать отдельно.

На сегодня не отменена ни одна из них. Вместе с тем специалисты Госкомстата в письме от 15.07.101 № 14/2-18/72 разрешили использовать как первую, так и вторую (при условии, что ф. № инн-3 не противоречит описи ф. № М-21).

Также в особых случаях используют Инвентаризационный ярлык и Инвентаризационную Опись товаров, принятых (сданных) на ответственное хранение.

Инвентаризационный ярлык (ф. № инв-2, ут­вержденная постановлением № 241) берут на во­оружение довольно редко. А именно только когда ввиду особенностей организации производства комиссия не может подсчитать ТМЦ и сразу внести их в Инвентаризационную опись. Ярлыки со­ставляют в одном экземпляре. Заполненные их хранят наряду с пересчитанными ТМЦ. Инвентаризационная опись товаров, принятых (сданных) на ответственное хранение (ф. № инв-5, утвержденная постановлением № 241), служит для фиксации данных пересчета ТМЦ на комиссии, переработке, ответственном хранении. Ее первую часть (касающуюся принятых на хранение ТМЦ) оставляют на предприятии, а вторую — лишь после фактической проверки наличия передан­ных ТМЦ другим лицам по договорам.

По окончании инвентаризации ТМЦ у МОЛ «до снова взять расписку о том, что: "все ТМЦ, отраженные в Инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в свя­зи с чем претензий к инвентаризационной ко­миссии не имею (не имеем). ТМЦ, перечислен­ные в описи, находятся на моем (нашем) от­ветственном хранении".

Эта расписка содержится в Инвентаризационных описях, поэтому достаточно только подписи МОЛ.

Тонкости инвентаризации ТМЦ

Выше мы рассмотрели общий механизм инвента­ризации ТМЦ. Но такая процедура — путь с многи­ми поворотами. Поэтому расскажем о нюансах. Упаковка. Фактическое наличие ТМЦ в не­поврежденных упаковках определяют выборочно. Конечно, можно было бы открыть все упаковки и Пересчитать ТМЦ в них. Но иногда это недопусти­мо, например,ТМЦ портятся. Поэтому разрешено адсть упаковок раскрыть и проверить, сколько ТМЦ і них находится. А остальные подсчитать на основа­ній документов, например, руководствуясь данными (а упаковке (пп. "в" п. 11.8 Инструкции № 69).

Помещения. В соответствии с пп. "а" п. 11.8 Инструкции № 69 ТМЦ, которые хранят в разных полированных помещениях одного МОЛ, инвентаризируют последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбируют, и комиссия начинает проверять ТМЦ в сле­дующем помещении. Полагаем, помещение также стоит опломбировывать, когда в течение одного дня tee ТМЦ в нем проинвентаризировать не успели.

Движение ТМЦ. Ясно, что на период инвентаризации предприятие не может себе позволить от­дыхать. Так что матценности могут как поступать, так и выбывать. Но и их надо пересчитать, поэтому с ними поступают так:

• в документах на оприходование ТМЦ в присутствии инвентаризационной комиссии МОЛ делает надпись "после инвентаризации" со ссылкой на дату отдельной описи, где указана номенклатура таких ТМЦ. Эту надпись заверяет подписью пред­седатель инвентаризационной комиссии;

• аналогично поступают и с документами на от­пуск ТМЦ: ставят отметку (опять же в присутствии членов инвентаризационной комиссии), которую подписывает председатель комиссии, и их перечень приводят в отдельной описи.

ТМЦ на комиссии, переработке, ответственном хранении. Как известно, матценности предприятие может получить или передать по договору комис­сии либо другим договорам иным юр- или физлицам. То есть без перехода права собственности на ТМЦ. Однако это не означает, что их не нужно ин­вентаризировать, поскольку согласно п.п. 11.3,11.4 Инструкции № 69 инвентаризируют все ТМЦ в мес­тах их хранения и переработки. Поэтому если вы свои ТМЦ направили другим лицам по договорам, то должны посетить последних с Инвентаризационной описью. Вместе с тем, когда у вас ТМЦ, принадлежа­щие другим лицам (например, матценности на ответ­ственном хранении), к вам также могут прийти их владельцы — будьте гостеприимны, ведь в обоюд­ных интересах сторон подтвердить, что все на своих местах и никаких сюрпризов.

Отображение отклонений

Перечень ТМЦ, по которым выявлены откло­нения фактических данных от учетных, вносят в Сличительную ведомость результатов инвентариза­ции товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19, утвержденная постановлением № 241). Ее состав­ляет бухгалтер предприятия в одном экземпляре и хранит в бухгалтерии. На основании этого до­кумента делают записи в бухучете о выявленных расхождениях.