Тема 2.8

ЕТИКЕТ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ

План

1. Класифікація листів.

2. Реквізити листа та їх оформлювання.

3. Етикет ділового листування.

4. Оформлювання листа.

5. Різні типи листів.

Дидактична мета:

засвоєння головних ознак службових листів; оволодіння уміннями і навичками укладання, написання та оформлювання різних типів листів;

удосконалення орфографічних та пунктуаційних навичок, необ­хідних для правильного написання службових листів; виховання ввічливості, коректності, делікатності та добро­зичливості.

Студенти повинні знати:

етикет службового листування: початкові, прикінцеві та про­щальні фрази, форми ввічливості, якими треба послуговуватися під час написання службових листів; особливості оформлювання різних типів листів; типові мовні звороти, які треба використовувати під час скла­дання різних типів листів.

Студенти повинні вміти:

складати й редагувати службові листи;

389

2.8. Етикет ділового листуванню

• вживати у листах такі мовні засоби, які б могли переконати адресата у правомірності написання листа;

• залежно від змісту листа послуговуватися типовими мовними зворотами.

Ключові поняття: лист, реквізити листа, звертання, початкова та завершальна фраза листа, прощальна фраза, лист-повідомлення, лист-запит, гарантійний лист, лист-прохання, лист-відмова, лист-претензія, лист-вибачення.

Рекомендована література

1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери : Навчальний посібник / 6-те. доп. і переробл.- К.: Арій, 2009.-С. 148-189.

2. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру : Пер. с англ. ЮННТН : Аудит, 1994,-19 с.

3. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів // С. П. Би-бик, І.М. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта.-К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1998.-С. 31-52, 368^44.

4. Шевчук С.В. Службове листування : Довідник.- К. : Літера ЛТД, 1999.-108 с.

5. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення : Підручник.- К.: Арій, 2009 - с: 576.

390

_{теоретичний блок}

Діловий лист молена зробити переконливішим, якщо скористатися «магіями слова». Слово стає магічним, якщо воно несподіване для контрасту і зможе приємно здивувати адресата.

Рон Теппер

2.8.1. КЛАСИФІКАЦІЯ ЛИСТІВ

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офі­ційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення; листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови; супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• рекомендаційний лист.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колек­тивні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції,

391

2.8. Етикет ділового листування

циркулярний лист - низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

2.8.2. РЕКВІЗИТИ ЛИСТА ТА ЇХ ОФОРМЛЮВАННЯ

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України). І

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07, 08.

4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту «Довідкові відомості про організацію» (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора лис­та. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати маши­нописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Шевченківському УСБм. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприєм­ству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.

392

₇ Реквізити листа та їх оформлювання

Наприклад:

Видавництво «Освіта»

Коваленкові С. М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

Наприклад:

Директорові ТОВ «Медіа Про»

Токарчуку К. П.

8 адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада - єдина в установі, організації чи на під­ приємстві.

Наприклад:

Генеральному директорові Спільного

українсько-російського підприємства «Каскад»

Директорові Науково-методичного центру

професійно-технічної освіти

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Начальникові Департаменту розвитку дошкільної

загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В. П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут

удосконалення вчителів імені Б. Грінченка

Відділ кадрів

Васильченкові Ф.К

вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132

Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

393

2.8. Етикет ділового листуванню

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту що містить стислий виклад його основного змісту. Він має точно пе­ редавати зміст листа і відповідати на питання «про що?», наприклад: Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то за­головок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання в установі-адресаті.