1. Організаційна побудова служб діловодства.

2. Загальна характеристика СДЗУ

3. Функції структурних частин та операції СДЗУ

4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (СДЗУ)

5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

1. Організаційна побудова сдзу

Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.

Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.

При виборі форми організації роботи з документами для конкретної установи слід враховувати наступні фактори:

1. обсяг документообігу;

2. характер роботи установи, її територіальне розміщення;

3. структура установи та її підрозділів;

4. технічна оснащеність;

5. кваліфікованість керівників, фахівців і технічних виконавців.

Найбільш важливим при виборі форми організації роботи з документами виступає фактор обсягу документообігу.

Зокрема, при цьому використовують так звану категорійність установ:

І-ша категорія: установи з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік.

ІІ-га категорія: установи з документообігом від 25 тисяч до 100 тисяч на рік.

ІІІ-тя категорія: установи з документообігом від 10 тисяч до 25 тисяч документів на рік.

ІV-та категорія: установи з документообігом до 10 тисяч документів на рік.

У невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.

Якщо організація чи установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство, — канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається в спеціально розроблювальному положенні.

2. Загальна характеристика сдзу

У практиці управління діють наступні служби ДЗУ:

1. Управління справами (закладу, установи).

2. Загальний відділ.

3. Канцелярія.

В установах, що не мають зазначеної служби, функцію СДЗУ виконує секретар-керівник або інша виділена для цього посадова особа.

Існують 3 категорії співробітників СДЗУ

1. Керівники.

2. Фахівці.

3. Технічні співробітники.

3. Функції структурних частин та операції сдзу

1. Функція експедиції: прийом вхідної кореспонденції, сортування, реєстрація, розподіл по структурних підрозділах установи; кількісний облік документів; відправлення вихідної кореспонденції, доставка кореспонденції в структурні підрозділи та адресатам.

2. Функція групи по обліку та реєстрації кореспонденції: облік і реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів, забезпечення функціонування довідково-інформаційного апарата, пошук інформації, перевірка правильності вихідних і внутрішніх документів.

3. Функція групи контролю: контроль за своєчасним використанням документів, перевірка строків виконання структурними підрозділами усних доручень керівника, інформування керівництва про хід виконання документа й доручення.

4. Функція відділу листів: прийом і облік листів, заяв, скарг громадян; підготовка й передача на розгляд керівництву установи заяв, скарг, передача їх на виконання в структурні підрозділи; контроль за строками їхнього виконання, повідомлення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв, скарг, формування справ із пропозиціями, заявами, скаргами та передача їх в архів, аналіз й узагальнення виконання, організація прийому відвідувачів.

5. Функція архіву: прийом, облік, зберігання, використання справ, що підлягають здачі в архів; контроль за правильністю формування, зберігання й використання справ у структурних підрозділах; підготовка справ до передачі в архів.

6. Функція секретаря і його заступників: попередній розгляд і підготовка кореспонденції з найбільш важливих питань; організація документаційного обслуговування нарад, бездокументаційне обслуговування роботи керівництва.

Операції СДЗУ:

1. Контроль за дотриманням стандартів на документи.

2. Експедиційна обробка і доставка документів виконавцям.

3. Реєстрація документів та обліково-довідкова робота.

4. Контроль за виконанням документів.

5. Формування, оформлення, зберігання й використання справ.

6. Оформлення і випуск розпорядницької документації установ.

7. Машинописне виготовлення, копіювання й розмноження службових документів.