3.5. Розробка систем контролювання та регулювання з урахуванням принципів ризик-менеджменту підприємства

Ефективне управління організацією за ринкових умов якому притаманне високий ступень невизначеності та нестабільності зовнішнього середовища вимагає проведення більшої за обсягом планової роботи, а отже, і контрольної, ніж за планової економіки. Зміни у зовнішньому та внутрішньому середовищах підприємства вимагають комплексного управління ризиками та розробки ефективного організаційного контролю. Такі зміни ускладнюють систему контролювання і змушують позбуватися шаблонних та універсально фіксованих процедур контролю.

Ризик-менеджмент та система контролювання мають низку спільних цілей та завдань, наприклад, виявлення та моніторинг можливих відхилень (розривів) у діяльності підприємства, аналіз причин появи відхилень, встановлення нормативних розмірів відхилень, прогнозування впливу відхилень на основні планові виробничо-господарської діяльності підприємства тощо. Тому постає завдання пошуку узгоджених напрямів розвитку та виявлення спільних проблемних ланок у процесі виробничо-господарської діяльності підприємства. Крім того, для ефективного застосування комплексу заходів ризик-менеджменту та контролювання необхідно їх узгодити стратегією та цілями підприємства. Тільки усвідомивши стратегію, а також врахувавши напрями розвитку, можна розробляти програми ризик-менеджменту та контролю. Своєю чергою, застосування взаємодоповнювальних та внутрішньоузгоджених методів ризик-менеджменту та контролю дасть змогу швидше та ефективніше вирішувати проблеми, які постають перед підприємством за умов невизначеності.

Зі зміною зовнішнього середовища виникають нові ризики, які повинен виявити ризик-менеджмент. Проранжовані за ступенем впливу на підприємство ризики визначають основні напрями програми ризик-менеджменту, а також вимагають коригування цілей та стратегії. Внаслідок цього можуть змінитися не тільки стандарти та процедури, а й сама система контролювання. Недотримання такої схеми призведе до неадекватної системи планування та контролювання, тобто підприємство намагатиметься досягнути застарілих цілей та вирішувати неактуальні завдання. Безперечно, змін потребують і організаційна структура управління і система мотивації, інші елементи менеджменту.

Оскільки система контролювання та комплексне управління ризиками дуже щільно пов’язані між собою, можуть виникати проблеми дублювання їхніх функцій. Уникнути дублювання допоможуть чіткий розподіл функцій та обов’язків підрозділів, а також їх узгодження. На підприємствах при формуванні системи контролювання потрібно врахувати особливості організаційної структури, сферу діяльності та величину підприємства. Підрозділ внутрішнього контролю повинен розробити методику з організації перевірок (систематичних та цільових), із визначення достатності спеціальних вибірок, складання перевірочних таблиць та відомостей тощо. Крім того, необхідно розробити спеціальні показники оцінки ефективності внутрішнього контролю як у межах комплексних і окремих перевірок, так і загальних показників діяльності підрозділу. Загальною для всіх підрозділів є необхідність застосування сучасних автоматизованих інформаційно-аналітичних систем та комплексів, які дають змогу здійснити всебічний аналіз економічного ризику та значно спростити саму систему контролювання. За умов ризику система контролювання основну увагу повинна зосередити на сферах, з найбільшим споживанням ресурсів, а відповідно з найбільшим ризиком невимушених помилок та зловживань.

Очевидно, що система контролювання є одним з основних елементів управління підприємств за умов мінливості зовнішнього середовища, важливим фактором управлінського впливу. Тому доцільно розглянути відповідність систем контролювання, якими користуються більшість вітчизняних підприємств, сучасним вимогам економіки.

Відомо, що система контролювання складається та реалізується через такі етапи: 1) розробка стандартів та критеріїв; 2) визначення реальних результатів та порівняння з прийнятими стандартами; 3) здійснення необхідних корегуючих дій та заходів. Реалізація цих етапів детально описана вітчизняними та зарубіжними науковцями. Тому залишається вказати лише на недоліки, яких практично неможливо уникнути або усунення яких призведе до економічної неефективності самого контролю. До можливих недоліків системи контролювання за умов ризику належать:

1. Система критеріїв та стандартів, а також сама процедура формуються на наявній інформації, на минулому досвіді менеджерів підприємства. Однак, як відомо, в ситуації ризику значну увагу варто приділяти творчим, нетрадиційним підходам до вирішення проблем, в тому числі при побудові та практичному застосуванні функції контролювання.

2. Ризик-менеджмент підприємства повинен бути спрямований на уникнення та зниження ступеня ризиків, які виникатимуть, як й інші елементи системи менеджменту, що націлені на реалізацію майбутніх можливостей. Водночас існуюча система контролювання, по-суті, гальмувати функціонування як ризик-менеджменту зокрема, так і розвиток підприємства загалом, тобто це може призвести до неузгодженості цілей ризик-менеджменту та системи контролювання, а також інших елементів менеджменту організації.

3. Виявлені в минулому системою контролювання відхилення у вигляді збитків можуть виявитись настільки значними, що підприємство не в змозі буде їх подолати.

4. Система контролювання вітчизняних підприємств може викликати негативні емоції у виконавців, оскільки вона пов’язана насамперед з певними обмеженнями. Внаслідок цього, як правило, втрачається ініціатива та самостійність у прийнятті рішень.

Отже, перелічені вище основні недоліки існуючих систем контролювання, можна звести до відсутності їхнього спрямування на уникнення майбутніх можливих відхилень та порушень у діяльності підприємства. Однак за умов значного ступеня економічного ризику лише орієнтація усіх елементів управління, в тому числі контролю, на майбутні результати допомагає ефективно використати шанси та можливості, які створює вітчизняний ринок. Такі системи контролювання активно використовуються в практиці іноземних підприємств. В науковій літературі наводяться дві системи контролювання, які так чи інакше дають змогу уникнути майбутніх розривів та відхилень, а саме: випереджувальний та підприємницький, при цьому кращі характеристики за умов невизначеності проявляє останній. Однак ще не досліджено, яким чином ця система контролювання взаємодіє з іншими важливими елементами менеджменту, насамперед за умов швидкої зміни зовнішнього середовища. Важливо виявити проблеми та можливості у взаємодії з системою ризик-менеджменту.

На нашу думку, слід скористатись елементами та принципами розробки та реалізації системи підприємницького контролювання за умов економічного ризику, а також забезпечити підтримку з боку інших елементів менеджменту. Як уже зазначалось, необхідно узгодити цілі ризик-менеджменту та системи планування. Крім того, дуже важливо підібрати відповідну організаційну структуру управління. Як зазначено в умовах ризику, найкращі характеристики мають адаптивні організаційні структури управління. Тобто ті, які забезпечують добру вертикальну та горизонтальну координацію, а також можливість участі та підтримки з боку всіх рівнів управління. Також необхідно сформувати ефективну інформаційну систему з урахуванням економічного ризику, оскільки дана система контролювання потребує великої кількості своєчасної інформації. Тому пропоновану модель контролювання потрібно розглядати у взаємодії з іншими основними елементами менеджменту підприємства (рис. 3.14).

Послідовність кроків, яка відповідає наведеній на рис. 3.12 моделі, дасть змогу підприємству ефективно використовувати процедури контролю, а отже, звести до мінімуму помилки у майбутньому. Саме основною перевагою такої системи контролювання є те, що вона спрямована на досягнення майбутніх результатів, тобто основним завданням цього контролю є не виправлення помилок минулих періодів, а застосування заходів спрямованих на уникнення майбутніх відхилень. Отже, система цілей повинна бути гнучкою, як й інші основні елементи менеджменту. Основною функцією такої системи контролювання повинна стати превентивна, а лише потім - оперативна, комунікативна, інформативна та захисна.

Отже, пропонована система контролювання у взаємодії з іншими елементами менеджменту підприємства працюватиме наступним чином:

1. Системою ризик-менеджменту аналізуються та виявляються можливі ризики, які спричиняють відхилення у діяльності підприємства. Насамперед, визначаються всі можливі ризики, а пізніше шляхом якісної та кількісної оцінки добираються для подальшого аналізу лише найсуттєвіші з них. Паралельно ведеться пошук та оцінка ефективних способів зниження виявлених ризиків. Розробляється комплексна програма ризик-менеджменту.

2. Аналізуються інші суттєві фактори зовнішнього та внутрішнього середовищ. На підставі поданої інформації формуються прогнози та розробляються сценарії можливого розвитку подій, визначаються цілі.

3. Системою контролювання реальні результати порівнюються з прогнозованим розвитком подій. Виявляються можливі відхилення у діяльності підприємства. Для прийняття управлінських рішень важливо, щоб інформація була достовірною, своєчасною та точною, тому на даному етапі перевіряються отримані дані.

4. З’ясовуються причини відхилення та можливості їхньої ліквідації.

5. Завершальний етап полягає у коригуванні основних елементів системи управління підприємства з метою досягнення поставлених цілей та стратегії, або змінюються самі цілі.

.

Ні

Так

Ні

Так

Елементи системи менеджменту організації

Рис. 3.14. Модель процесу контролювання в системі менеджменту підприємства з урахуванням економічних ризиків