8. Создание запросов в режиме Конструктора

Режим конструктора является наиболее общим способом при создании запросов.

Вызов окна для создания запроса в режиме конструктора может быть выполнен нажатием кнопки Создать и дальнейшим выбором команды Конструктор либо выбором команды Создание запроса в режиме Конструктора в окне базы данных.

Составление запроса в режиме конструктора в общем случае включает в себя следующие этапы:

1. Выбор нужных таблиц и указание полей, которые будут использоваться в запросе.

Таблицы выбираются при создании запроса в режиме конструктора через окно Добавление таблицы. Это окно можно вызвать также либо командой главного меню Запрос/Отобразить таблицу…, либо кнопкой Отобразить таблицу . Если в результирующем наборе будут присутствовать поля таблиц, напрямую не связанных между собой, то в запрос должны быть включены все связующие их таблицы в соответствии со Схемой данных.

2. Описание вычисляемых полей и групповых операций над записями.

При создании запросов допускается создание вычисляемых полей, значения которых формируются в процессе выполнения арифметических операций над значениями других полей и использования набора специальных встроенных функций. Значения вычисляемых полей формируются каждый раз при выполнении запроса.

3. Установление условий отбора записей в результирующем наборе.

При записи условия отбора допустимо использование:

• Операций сравнения: >, <, >=, <=, <>, =.

• Логических операций: Not, And, Or.

• Функции Between, которая используется для указания диапазона значений в следующем формате: between значение1 and значение2. Например: between 01.12.2005 and 15.12.2005 – значения даты с 1 по 15 декабря 2005 года.

• Функции Like, которая определяет соответствие строкового выражения маске, для записи которой используются символы * (любое количество произвольных символов) и ? (один произвольный символ). Например, Like “М*” – текстовые значения, начинающиеся с «М».

• Указание запрашиваемого параметра: в строке Условие отбора в квадратных скобках указывается приглашение на ввод значения. Например: [введите класс] – при запуске запроса выйдет окно с приглашением «введите класс» и строкой ввода, куда пользователь должен ввести значение класса для отбора учеников только этого класса.

4. Определение параметров отображения результатов выполнения запроса (направление сортировки полей, показ полей).

В режиме конструктора запросов направление сортировки поля указывается в строке Сортировка, а показ полей – установкой или снятием флажка в строке Вывод на экран.

5. Сохранение и ввод имени созданного запроса.

Задание 8

Создайте в Конструкторе запрос Кабинеты на этаже, выводящий кабинеты, находящиеся на запрашиваемом в параметре этаже, с выводом фамилий, имен и отчеств учителей, ответственных за эти кабинеты.

Для создания запроса выполните следующие шаги:

• Запустите Конструктор запросов.

• Выберите необходимые для запроса таблицы (Кабинеты, Учителя).

• Выберите нужные поля (№Кабинета, Этаж, Предмет – из таблицы Кабинеты, Фамилия, Имя, Отчество – из таблицы Учителя).

• В строке Условия отбора для поля Этаж введите [Введите этаж].

• Сохраните запрос под именем Кабинеты на этаже.

• Проверьте работу запроса.

Задание 9

Создайте в Конструкторе запрос, выводящий фамилии, имена и отчества только тех учеников, которые родились в 1990 году (используйте в качестве условия отбора шаблон со *)

9. Отчёты

Отчет – это подготовленный к распечатке результат анализа и обработки данных, поэтому он не используются как средство ввода или редактирования данных. Отчеты Access – это оптимальное средство для подготовки данных к печати. Конечно, печать данных можно осуществить непосредственно из таблицы или формы, но лишь при помощи отчетов можно представить и структурировать данные, увидеть их в том виде, в котором они будут выведены на лист бумаги.

Как и другие объекты Access, отчеты можно создать при помощи автоотчетов, мастеров или конструктора.

Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов:

• Ленточный автоотчет. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы. В верхней строке располагаются имена полей, а поля каждой записи расположены в строку.

• Автоотчет в столбец. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы в один столбец: слева имя поля, справа – его значение.

Задание 10

Создайте ленточный автоотчет по таблице Классы.

Мастер отчетов позволяет проконтролировать создание отчета более подробно. Для его вызова можно воспользоваться командой Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет или командой Создание отчета с помощью мастера в окне базы данных.

В общем случае создание отчета с помощью мастера содержит следующие шаги:

1-й шаг - выбор таблиц и полей, которые нужно включить в отчет (можно выбрать поля из разных таблиц или запросов).

2-й шаг - выбор полей группировки. Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы. Группировка – это разделение всех записей по группам, определяемым значением какого-либо поля или выражения. Здесь нужно выбрать одно или несколько полей для группировки, а затем можно определить вид группировки (кнопка Группировка).

3-й шаг - выбор полей и порядка сортировки.

4-й шаг - выбор макета отчета из предложенного списка и выбор ориентации страницы отчета. Список макетов может быть различным в зависимости от того, производилась группировка записей или нет.

5-й шаг - выбор стиля отчета.

6-й шаг - задание имени отчета.

Задание 11

Создайте с помощью Мастера отчет по таблице Учителя, сгруппировав данные об учителях по специальности.

8