5.3.3. Облік особового складу організації

Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляра) та алфавітної книги.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом, заповнюються особові картки (типова форма № П-2) [1].

Особова картка — це документ, у якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.

Особова картка містить такі розділи:

• І розділ — «Загальні відомості»; у ньому відображаються:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника, дата й місце народження, номер і серія паспорта, домашня адреса;

• освіта;

• спеціальність за дипломом (свідоцтвом);

• кваліфікація за дипломом (свідоцтвом);

• загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;

• останнє місце роботи, посада, професія, дата та причина звільнення;

• сімейний стан.

• ІІ розділ — «Відомості про військовий облік» — заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов’язаних. Указуються:

• група обліку;

• категорія обліку;

• військове звання;

• військово-облікова спеціальність;

• придатність до військової служби;

• назва райвійськкомату за місцем проживання;

• перебування на спеціальному обліку.

• ІІІ розділ — «Призначення та переведення» — відображає дату прийому на роботу та всі переведення на інші посади, зміну кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносяться до трудової книжки.

• ІV розділ — «Відпустки» — містить інформацію про надання щорічних і додаткових відпусток.

У разі звільнення працівника в особовій картці вказуються дата та причина звільнення, номер наказу про звільнення й робиться запис про те, що трудова книжка видана її власнику.

Особові картки комплектуються за структурними підрозділами підприємства та апарату управління.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) — це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан уком­плектування персоналу підприємства.

Штатно-посадову книгу веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні вестись регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ.

На випадок зміни штатного розпису після записів працівників за структурними підрозділами необхідно залишати місце для змін та продовження записів.

Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

У табл. 5.2 наведений приклад заповнення штатно-посадової книги.

Таблиця 5.2

Штатно-посадова книга

№ запису

Прізвище, ім’я, по батькові

Посада

Оклад, грн

Рік народження

Стаж роботи, років

Освіта

Присвоєна кваліфікація зі спеціальності

Дата й номер наказу про приз­начення на посаду

Відділ реклами

1

Григоренко Ігор Станіславович

Менеджер з реклами

2000

1964

10

вища

Магістр з маркетингу

Наказ про призначення на посаду № 19 від 1 трав. 2000 р.

2

Сергеєва Інга Валеріївна

Секретар-референт

500

1975

2

вища

Бакалавр з управління трудо­вими ресурсами

Наказ про при­значення на по­саду № 07 від 17 лют. 2000 р.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівника. Прізвище, ім’я, по батькові прийнятого працівника записуються у відповідному розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюються тонкою червоною лінією.

Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з’ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з’ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі.

Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.

Приклад заповнення алфавітної книги наведено в табл. 5.3.

Таблиця 5.3