1.2. Классификация учетных регистров.

В зависимости от учетной информации все учетные регистры классифицируются по содержанию, по характеру записей, по видам измерителей, по форме построения, по целевом направлении, по внешнему виду.

Наиболее распостраненная классификация учетных регистров представлена следующей схемой:

1) По содержанию:

- синтетического учета;

- аналитического учета;

- комбинированные.

2) По характеру записей:

- хронологические;

- систематические;

- комбинированные.

3) По видам измерителей:

- контокоррентные;

- количественно-суммированного учета;

- количественного учета.

4) По форме построения:

- односторонние;

- двусторонние;

- многографные;

- линейные;

- шахматной формы.

5) По целевом направлении:

- одноцелевые;

- многоцелевые.

6) По форме:

- регламентированные;

- нерегламентированные.

7) По внешнему виду:

- бухгалтерские книги;

- карточки;

- отдельные отчёты специальной формы;

- машинограммы.

По содержанию учетные регистры делятся на: регистры синтетического учета; регистры аналитического учета; комбинированные учетные регистры.

Регистры синтетического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц. Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках (строках), а кредитуемые – в вертикальных (столбцах). Каждая хозяйственная операция всегда записывается по дебету одного счета и по кредиту другого. В этой форме представлены все возможные корреспонденции счетов. Сумма хозяйственной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счетов. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого.

В журналах-ордерах происходят регистрация и группировка операций по кредиту синтетических счетов с разбивкой по дебету корреспондирующих с ними счетов. Дебетовые обороты по синтетическим счетам получаются при суммировании итогов всех журналов-ордеров.

Для записи хозяйственной операции по аналитическим счетам используются специальные учетные регистры. При этом построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут быть самыми разнообразными в зависимости от объектов аналитического учета.

При всем многообразии хозяйственных операций, подлежащих отражению по аналитическим счетам, большинство из них имеет много общего. Для аналитического учета применяются три вида учетных регистров:

1. регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;

2. регистры, записи в которые производят с целью группировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;

3. регистры, которые совмещают синтетический и аналитический учет.

Аналитический учет материальных ценностей чаще всего ведутся в отдельных регистрах, записи в которые производятся параллельно записям в регистры синтетического и аналитического учета (инвентарная карточка по учету основных средств).

Параллельное ведение регистров аналитического учета с регистрами синтетического учета создает много технической работы по обобщению и сверке счетных записей путем составления оборотных ведомостей по

аналитическим счетам. Поэтому в последнее время стали применять комбинированные регистры, т.е. такие регистры аналитического учета, в которых одновременно подготавливаются данные для итоговых записей в синтетические счета.

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильности записи в них. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок.

Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по аналитическим и синтетическим счетам. Например, Главная книга ведется в бухгалтерии при мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтетическим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером являются книга Журнал-Главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

По видам используемых измерителей различают учетные регистры контокоррентные, количественно-суммированного и количественного учета.

Контокоррентные регистры предназначены для учета хозяйственных операций в денежном выражении. К ним относят учетные регистры, на которых ведется аналитический учет операций по денежным, расчетным и другим счетам.

В регистрах количественно-суммированного учета наличие и движение хозяйственных средств отображается и в количественном, и в денежном выражении (например, книга складского учета материалов).

В учетных регистрах количественного учета хозяйственные операции отображаются только в количественных измерителях (например, карточка складского учета материалов).

По строению учетные регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете. Они имеют следующий вид:

Дата	№	Текст операции	Приход (дебет)	Расход (кредит)	Сальдо	Подпись

Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги. Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операции. Двухсторонний регистр имеет следующую форму:

Дебет Кредит

Дата	№	Текст операции	Сумма		Дата	№	Текст операции	Сумма

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Так, учет движения материалов отражается в целом по организации; в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записываются на пересечении строки и графы .

По целевому направлению учетные регистры бывают моноцелевые (одноцелевые), что используются с целью решения конкретного учетного задания (например, у Кассовой книге ведется учет наличия и движения наличных денежных средств в кассе), и многоцелевые, предназначенные для решения ряда учетных заданий и используются в других подразделениях аппарата управления для контроля и анализа (например, калькуляция себестоимости продукции).

Учетными регистрами называют книги, карточки, машинограммы и отдельные ведомости специальной формы, предназначенные для учетных записей. Учетные регистры подразделяются по своему внешнему виду на бухгалтерские книги, карточки, отдельные ведомости специальной формы, машинограммы.

Бухгалтерские книги – это переплетённые листы бумаги специального графления. Они широко применяются в роли учетных регистров. Книги используются для учетного отображения хозяйственных операций как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Например, Главная книга является регистром синтетического учета. В ней записи ведутся по синтетическим счетам. Книга учета депонированных сумм или книга остатков материалов (сальдовая книга) – регистры аналитического учета. В ней записи ведутся на аналитических счетах. Открываются книги, как правило, на год. В конце каждой книги указываются: наименование предприятия, название, отчетный год. Все страницы книги обозначаются последовательной нумерацией, а в книгах, которые имеют особо большое значение, кроме того, все листы прошнуровываются. На последней странице книги делается надпись о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц. Эта надпись подкрепляется подписью главного бухгалтера и круглой печатью предприятия. В начале и в конце книги делается надпись о размещении в ней счетов, что облегчает пользование ей и экономит время.

Бухгалтерские книги обеспечивают сохранение учетных регистров, не требуют организации специальной картотеки, их регистрации и менее доступны для разного рода злоупотреблений по сравнению с другими учетными регистрами.

Но в современной практике бухгалтерского учета на больших предприятиях книги в роли учетных регистров, особенно регистров аналитического учета, используются ограничено. Это объясняется тем, что они имеют немало недостатков: неудобные в работе из-за своей громоздкости, мешают делению учетной работы и усложняют использование в учете вычислительной техники.

Карточки – это таблицы специальной формы, изготовленные с твердой бумаги. Они имеют стандартные размеры, что дает возможность хранить их в картотеке. Например, картотека учета материалов, картотека учета основных средств. Карточки закрепляются за определенным человеком для усиления ответственности за качество учетных записей в них и контроля за их сохранение.

При их открытии они регистрируются в специальном реестре. При этом карточке присваивается номер, который соответствует номеру ее регистрации в реестре.

Карточки широко используются для аналитического учета материальных ценностей, расчетов издержек производства, а также на тех участках учетной работы, где необходимо вести большое количество аналитических счетов.

Отдельные ведомости являются разновидностью карточек. От них они отличаются размерами, способами хранения. Каждый такой регистр имеет своё наименование (журнал-ордер, ведомость) и таблицу соответствующей формы, в которой ведутся записи. Отдельные ведомости не скреплены между собой, что дает возможность их распределять между работниками бухгалтерии для проведения учетных записей.

При машинной обработке учетной информации учетными регистрами выступают машинограммы, в которых отображено результаты группировок и подсчетов соответствующих учетных данных.