Сохранение документа

После создания документа необходимо его сохранить, и делать это желательно каждые 10 минут работы, во избежание потери данных из-за различных непредвиденных ситуаций (выключение света, перепад напряжения в сети).  Для этого используйте функцию автосохранения - щелкните "Файл" - "Параметры" - "Сохранение".

Поставьте флажок в "Автосохранение каждые … минут" и выставьте длительность временного интервала. Рекомендуется значение в 10-15 минут. Также поставьте флажок в области "Сохранять последнюю автосохраненную версию файла при закрытии без сохранения", это позволит сохранить внесенные изменения в документ, в случае если вы забыли его сохранить перед закрытием.

Учтите, если файл сохраняется впервые, то открывается окно "Сохранить как", в котором вы указываете название документа, и место в котором будет сохранен файл. Далее файл сохраняется без вывода дополнительных окон, все что вы увидите, - это индикатор загрузки в виде круга (раньше в этой роли выступали песочные часы, в виде пиктограммы). Используя способ "Сохранить как", вы можете продублировать документы (если не хотите редактировать оригинал), изменить формат (например, сохранить как "Документ Word 97-2003").

Сохранять документ можно четырьмя различными способами.

1. В окне открытого документа щелкните по кнопке "Сохранить" на панели быстрого доступа.

2. Вкладка "Файл" - "Сохранить".

3. <Shift+F12>.

4. <Ctrl+S>.

Сохранить как:

1. Вкладка "Файл" - "Сохранить как".

2. <F12>.

Вы также можете вывести дополнительные кнопки команд на ленту и панель быстрого доступа, и использовать их для сохранения документа.

Задавайте имя документу соответствующее тематике, так вам будет проще его запомнить и отыскать (если забудете куда сохранили). Имя документа может быть длиной до 255 символов и не содержать символов  \ < > * ? " / ; : /. По умолчанию документ сохраняется в папке "Мои документы". Рекомендуется внимательно выбирать место сохранения файла. Не поленитесь создать пару лишних папок - в результате вам будет намного легче находить свои файлы. В то же время вы можете использовать функцию поиска.

Вы можете использовать шаблон не по смысловому назначению. Так с шаблона "Календарь" можно сделать расписание в долгосрочной перспективе, а с шаблона "Отчет" - замечательное резюме.

Также вы можете использовать особые настройки ленты и панели быстрого доступа, особенно если вы предпочитаете работать с мышью. Поместите кнопки команд "Сохранить" и "Сохранить как" на ленте и панели задач - это позволит вам быстро сохранять документы, используя мышь. Подробнее о настройке ленты и панели быстрого доступа читайте в этой статье.

Открытие документа

Для открытия сохраненного документа:

1. Комбинация клавиш <Ctrl+O>.

2. Панель быстрого доступа - флажок на "Открыть" - щелкаем кнопку "Открыть".

3. Вкладка "Файл" - "Открыть".

Окно открытия документа предоставляет еще ряд возможностей. В области "Сервис" вы можете выбрать сетевой диск, на котором расположен искомый документ. Вы можете выбрать формат открываемого документа. Это позволит найти документ быстрее, так как будут отображаться файлы только этого типа. А область выбора режима открытия документа позволит открыть документ одним из семи способов.

• Открыть - обычное открытие.

• Открыть для чтения - документ открывается в режиме чтения. Хотя вы и можете вносить правки, но сохранить файл придется под другим именем.

• Открыть как копию - открывает точную копию документа. Удобно использовать для внесения правок в существующий документ, но по образцу.

• Открыть в браузере - удобно использовать, если вы готовите веб-документы при помощи Word 2010, так вы сразу можете увидеть результат в браузере.

• Открыть с преобразованием - открываете документ  "старого" формата, сразу в новом, с расширенными возможностями.

• Открыть в режиме защищенного просмотра - если захотите внести правки, щелкните "Разрешить редактирование".

• Открыть и восстановить - используется, если файл был поврежден, не был вовремя сохранен и т.п. Вряд ли у вас будут с этим проблемы, так как программа сейчас способна восстановить файл, который вы сами забыли сохранить вообще. Например, при отключении электроэнергии, при последующем запуске вы получите к работе целый документ, с последними внесенными вами правками.