22. Правила оформления документов.

Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Существуют пять типов записи для деловых документов:

Линейная - запись, обладающая самомтоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

23. Требования к языку и стилю документов.

В условиях официального общения сформировались особые требования к речи, которые и привели к появлению официально-делового стиля. Самые строгие требования в рамках этого стиля действуют при оформлении официальных документов.

Клише

Особым пластом в лексике делового языка являются клише - устойчивые сочетания слов, которые воспроизводятся в речи как готовые формулы.

Они стали нейтрально-нормативным явлением в деловой речи, потому что большинство ситуаций, нуждающихся в документировании, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям, а устойчивые словесные формулы обеспечивают возможность унификации текстов документов. Клише позволяют экономить речевые усилия, способствуют быстроте передачи информации и обеспечивают точность речи и однозначность понимания.

Отказ от поиска синонимов

Одна из функций синонимов - делать речь более разнообразной. Мы используем их, чтобы не повторять слишком часто одни и те же слова. Но синонимы редко имеют абсолютно идентичные значения, чаще они различаются или оттенками понятийного значения, или стилистической окраской, или сферой употребления. Поэтому каждое слово-синоним вносит в речь какой-то новый оттенок смысла. В деловом тексте эти оттенки не нужны. Здесь важна четкость. Поэтому повторы слов в официально-деловом стиле (а также в научном) оправданы, хотя в других языковых подсистемах чаще являются недостатком и оцениваются как речевая ошибка.

Отсутствие образных выражений

Стремлением к однозначности высказывания объясняется и отсутствие образных выражений в тексте документа.

Как ни восхищает нас поэтический язык, но в приказах, служебных записках, инструкциях совершенно неуместными оказываются те языковые средства, которые становятся основой поэтических произведений. Образные выражения не точны, они вызывают в сознании читателя поток ассоциаций, расширяют горизонты его мысли, будят фантазию, но значения таких выражений неконкретны, и это делает совершенно невозможным употребление их в официальном деловом тексте. Забавно смотрятся в отчете такие фразы: