5. Бюджет проекту

Бюджет проекту слід розробляти відповідно до форм складання бюджету (Додаток 1) за приведеними зразками. Аби уникнути зайвих сумнівів та помилок, вважається за доцільне скористатися положеннями Інструкції щодо складення бюджету проекту.

Учасник проекту самостійно визначає статті витрат за проектом відповідно до його цілей та завдань.

Інструкція щодо складення бюджету проекту

1. Бюджет проекту складається за формами №1 та №2 обов’язково.

2. За формою №1 ретельно розписуються усі заходи, передбачені розробником проекту (у відповідності до заходів п.4.2.3). При цьому зазначена форма повинна виглядати таким чином, що здійснюється не лише розпис певного заходу, передбаченого проектом, а й усіх елементів, з яких цей захід складається. Розробник має пам’ятати, що до складу окремого (комплексного) заходу можуть входити будь-які елементи, незалежно від різновидів видатків за цільовим змістом або економічною класифікацією. Тобто, один й той самий (комплексний) захід може містити у собі певну кількість підзаходів, наприклад: здійснення навчання та придбання матеріальних цінностей, проведення комунікативного заходу та друкування у засобах масової інформації звіту (репортажу) щодо одержаних результатів під час цього засідання (семінару, конференції); закупівлю спецтехніки, здійснення тренінгу її обслуговуючого персоналу та підготовку спеціалізованого відеороліка для підвищення ефективності тренінгів персоналу тощо. Бажано (у першу чергу для самого розробника), аби у процесі розпису відповідного заходу також розкладалися відповідним чином й видатки за його складовими. Зразок можна побачити у аплікаційній бюджетній формі №1, а у разі необхідності - звернутися за консультацією до дирекції Конкурсу.

За формою №2 відбувається групування видатків за усіма без винятку заходами відповідно до засад економічної класифікації – у видатки споживання та розвитку. Таким чином, видатки, що за змістом проекту „розпорошуються” по окремих заходах, збираються „до купи” за певними групами економічної класифікації, до яких вони належать визначально.

Зазначена вимога щодо складення й ретельного опрацювання бюджету за наведеними формами підлягає суворому дотриманню.

Розробник проекту повинен пам’ятати, що його бюджет буде обов’язково проаналізований кожним з членів експертної комісії, що перевірятимуть проекти.

Увага: складення бюджету за запропонованими формами надасть змогу експертам швидше з’ясувати зміст Вашого проекту, переконатися у ефективності запланованого використання коштів, а також заощадити час на виявленні різноманітних деталей, до пошуку яких вони змушені вдаватися у випадку відсутності відповідної інформації у бюджетних формах. Отже, чим більш ретельно Ви опрацюєте бюджетні форми, тим більшу повагу з боку експертів зможе викликати зміст Вашого проекту, а відтак, тим більшою буде і ймовірність одержання проектом позитивної оцінки за технічною пропозицією.

1. В разі досягнення проектом межі технічної прийнятності, до нього буде застосовано процедуру оцінки фінансової пропозиції. Головною підставою для одержання якомога вищої й винятково об’єктивної оцінки за фінансовою пропозицією у першу чергу слугує знову ж таки наявність ретельно опрацьованих форм бюджету, з максимальним розкриттям відповідної фінансової інформації. Недостатнє розкриття інформації щодо використання видатків за запропонованими розробником заходами проекту, або її непрозоре викладення, може спровокувати експертів, що здійснюватимуть розрахунок балів, до введення у базу розрахунків вихідних даних, одержаних переважно відповідно до їх власних уявлень після ознайомлення з проектом. При цьому ці уявлення можуть не співпасти з вихідними даними, що насправді передбачаються (проте не наводяться) розробником проекту. Зазначена обставина у свою чергу здатна негативно вплинути на розрахунок балів за фінансовою оцінкою і за певних умов істотно знизити загальні шанси потрапити проекту до переліку переможців.

2. Під час здійснення фінансової оцінки відбувається порівняльний аналіз показників питомої ваги коштів фонду конкурсу усіх учасників за відповідною категорією конкурсного відбору. Враховуючи наведене, вважається за доцільне запропонувати розробникам здійснювати додатковий розпис графи „Організації-партнери” у обох формах бюджету. Себто, у випадку наявності декількох партнерів, які співфінансують проект, доцільно наводити у формах бюджету окремі графи для кожного з них, аби експерти мали можливість оцінити масштабність, реальність, а також механізми фінансової участі партнерів у реалізації проекту.

Увага: участь у співфінансуванні заходів може декларуватися переважно у випадках планування безпосереднього справляння грошових внесків. Внески у інших формах можуть оцінюватися виключно на підставах, визначених чинним законодавством. Наприклад, якщо йдеться про внесок у реалізацію проекту у вигляді певного об’єкта (об’єктів) нерухомості, зазначений намір необхідно документально підтвердити копією відповідного державного акта на власність та копією офіційного акта оцінки. Натомість, якщо у якості співфінансування проекту вносяться майнові права, вони можуть бути підтверджені різноманіттям ринкових механізмів оцінки, наприклад, витягами ринкових котирувань відповідних активів на організованому ринку. Те ж саме стосується й запланованих матеріальних внесків у формах тимчасового користування (надання у тимчасове користування приміщень, оргтехніки, транспортних заходів, спецтехніки та механізмів тощо). Отже, й у останньому випадку, перш ніж визначити вартість власної участі, або співучасті партнера, необхідно надати відповідне документальне підтвердження (наприклад, довідку асоціації учасників ринку нерухомості щодо середньої ринкової вартості відповідної кількості одиниць виміру (за аналогічними випадками здійснення трансакцій на місцевому ринку) оренди приміщень, техніки (наприклад, за довідкою лізингового агентства) та інших матеріальних форм співфінансування проекту.

Увага: учасники, проекти яких будуть визнані переможцями, згодом укладатимуть з дирекцією угоди щодо їх реалізації! Складовою зазначеної угоди є обов’язкове виконання зобов’язань щодо додержання обсягів співфінансування, у тому числі зазначена вимога поширюється й на зобов’язання партнерів за проектом. Після укладення угоди, хід реалізації проекту буде піддаватися регулярному моніторингу як з боку дирекції, так й з боку відповідних фінансових контролюючих органів. Підтвердження виконання зобов’язань зі співфінансування відбуватиметься лише за даними бухгалтерського обліку за проектом. Враховуючи усе наведене, не вважається за доцільне перенавантажувати бюджет проекту міфічними та нереальними даними щодо співфінансування.

Задекларовані проектом наміри щодо співфінансування, не підтверджені належним чином, експертною комісією не враховуватимуться.

Більш детально вимоги щодо підтвердження інформації про співфінансування наводяться Інструкцією стосовно складення Протоколу про наміри спільної реалізації проекту.

1. Під час здійснення фінансової оцінки відбувається й аналіз показників питомої ваги адміністративних видатків з коштів фонду конкурсу. Наявність адміністративних видатків встановлюється відповідно до уявлень членів експертної комісії, що здійснюють фінансову оцінку, а також згідно з положеннями Правил конкурсного відбору щодо визначення категорії адміністративних видатків.

З цього приводу, знову ж таки, одержання якомога вищої й винятково об’єктивної оцінки за фінансовою пропозицією напряму залежить від ретельного опрацювання статей бюджету та максимального розкриття інформації щодо здійснення видатків за заходами проекту. Невиконання або ігнорування зазначеної передумови може призвести до ситуації, за якою експерти, що здійснюватимуть розрахунки за фінансовими пропозиціями, будуть змушені закладати у базу розрахунків вихідні дані щодо адмінвидатків, які істотно відрізнятимуться від справжніх намірів розробників проекту. Зазначена обставина у свою чергу здатна негативно вплинути на розрахунок балів за відповідним підкритерієм фінансової оцінки, а відтак, знову ж таки певною мірою знизити загальні шанси на потрапляння проекту до переліку переможців.

Як свідчить досвід попередніх конкурсних відборів, уважне опрацювання форм бюджету справляє значний позитив у формуванні оцінки експертів за технічною пропозицією, а також надає усі підстави для об’єктивного розрахунку балів за фінансовою пропозицією. Отже, у безпосередній зацікавленості учасників Конкурсу скористатися коментарями цієї Інструкції, аби мати змогу під час конкурсного відбору конкурувати за найвищі місця у загальних рейтингах проектів за відповідними категоріями.

Додаток 1.