19. Передача дел в архив и порядок их хранения

Дела, заведенные в структурных подразделениях, хранятся один год до передачи в архив. В зависимости от объема дел, степени интенсивности использования дел в оперативной деятельности структурных подразделений, срок передачи в архив может варьироваться, но это не влияет на оформление и описание дел в структурных подразделениях.

Ответственность за сохранность дел в структурных подразделениях несут руководители. Соблюдается установленный порядок учета, выдачи и использования дел. Как правило, сохранность документа в структурных подразделениях обеспечивает лицо, ответственное за ведение делопроизводства в этих структурных подразделениях, в распоряжении которого находятся документы в период их формирования, описания и до передачи их в архив.

Документы выдаются, только если они не подшиты вделаю При выдаче документа вместо него в папку вкладывается заполненный бланк – листок-заменитель документа:

Вид документа, дата, индекс

Корреспондент

Заголовок

Выдан (дата и кому)

Выдал Подпись Получил Подпись

Выдача документов из сформированных и подшитых дел производится только по указанию руководителя организации. На выданные дела заводятся карты-заместители, которые хранятся у лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Дело №

Дата выдачи

Кому выдано

Дата возврата

Наименование должности сотрудника, выдавшего дело, его подпись и расшифровка подписи.

Выдачу осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. С документов могут сниматься копии и делаться выписки в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

А архив передаются дела со сроком хранения свыше 10 лет. Дела до 10 лет не передают. При их передаче они передаются по НД. Передача производится на основании графика, который утверждается руководителем. Эта справка будет передаваться вместе с делами и описью в архив.

Опись составляется в 2 экземплярах, на которых указывается отметка о приеме/передаче дел в архив. При передаче в структурном подразделении проверяют соответствие заголовка содержанию документов в деле, правильность формулировки, качество переплета/подшивки, нумерацию, наличие листа-заверителя и правильность оформления обложки. Если выявляются нарушения, то недостатки должны быть устранены в структурных подразделениях. Если в структурных подразделениях имеется ЭК, то поиск утраченных дел осуществляется вместе с ней. Если не нашли, то выдается справка, подписанная руководителем структурного подразделения.

При приеме напротив каждого дела в графе «Примечания» описи делается отметка о его наличии.

Если при передаче отсутствуют дела, включенные в опись, то в отметке о приеме указываются номера этих дел. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки. Отметка о приёме/передаче помещается ниже грифа согласования руководителя СДОУ и ЭК структурного подразделения.

При приеме дел временного хранения (до 10 лет) производится их проверка в соответствии с НД. В графе «Примечания» пишется «Сдано в архив».

На всех экземплярах НД делается отметка о приеме/передаче дел в архив. Аналогичные отметки делаются в описи.

Дела временного хранения (до 10 лет) могут передаваться в архив из структурных подразделений и по актам о выделении дел к уничтожению. В этом случае составляется акт в каждом структурном подразделении. В него включаются документы по отдельным группам с одинаковыми сроками хранения.

На оборотной стороне регистрационно-контрольной карточки проставляются данных архивного шифра, помещенного на обложке дела.

Дела, подлежащие передаче в архив, но оставляемые для оперативно работы в структурном подразделении, включаются в опись, но оформляются в архиве , как выданные во временное пользование. Для этого составляется акт о выдаче во временное пользование в 2 экземплярах:1 экземпляр – в архив, 2 – в структурное подразделение.

Принятые в архив дела картонируются (помещаются в коробки) или связываются. Толщина связки – 20 см. На коробках/связках помещаются ярлыки, которые оформляются так: