Базовое форматирование ячеек

Как и в других офисных программах, в Excel лучше сначала редактировать ячейки (то есть заполнять их), а уж затем, форматировать (то есть оформлять). Однако, у Excel есть свои особенности, о которых лучше узнать еще до начала появления первых проблем при редактировании ячеек.

Поставьте курсор (щелкните) на любой ячейке Вашей таблице.

Обратите внимание, что номер строки и имя столбца автоматически подсветились.

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1. Она отвечает за вызов окна форматирования ячеек.

Отображение данных

Это окно имеет шесть закладок.

Закладка «Число» позволяет настраивать стиль отображения данных, хранимых ячейкой. Стоит сразу запомнить, что то, что Вы видите перед собой в таблице и то, что хранит в своей памяти Excel, в общем случае может не совпадать. Например, для Excel число «1» всегда является числом «1», однако отображать он его может по-разному:

Стиль отображения (то, что Вы видите) зависит от выбранного числового формата закладки «Число» окна «Формат ячеек». Еще один поясняющий пример. Дата 07.02.2009 при разных стилях отображения:

В каждой ячейке хранится одно и то же число (07.02.2009), а отображается оно по-разному.

Обратите внимание на предпоследний стиль отображения. Вместо вменяемой даты мы видим 39851. Это пример рассогласованности форматов отображения чисел – когда дату пытаются представить числом. Такую ошибку довольно часто допускают начинающие пользователи Excel. Но Вы теперь предупреждены, и, надеюсь, не оплошаете, если что.

Вопрос: как Вы думаете, почему 7 февраля 2009 в Excel равно 39851? А как узнать число, с которого Excel начинает отсчет времени при конвертации дат в числа?

В Excel встроена очень удобная функция автоматического распознавания формата. Например, если Вы наберете 1 р., то эти данные автоматически преобразуются в денежный формат, если 1%, то в процентный, а если 1.0, то в текстовый, а не числовой, как Вы, возможно, подумали! Дело в том, что в Excel по умолчанию в качестве разделительного знака целой и дробной части числа является запятая, а не точка, поэтому «1,0» - число, а «1.0» - текст. Для текста не определены арифметические операции, поэтому будьте бдительны!

Если Видите перед собой ошибку:

Значит, ошиблись с форматами!

Выравнивание

Вторая закладка – «Выравнивание» отвечает за горизонтальное и вертикальное выравнивание данных в ячейках. Будьте внимательны, у каждого формата данных есть свой стиль выравнивания, поэтому если все числа в столбце у вас выровнены по правому краю, а одно по левому, то это лишний повод усомниться в корректности формата «левого» числа.

Область «Ориентация» позволяет развернуть надписи внутри ячеек под экзотическими углами.

Чекбокс» (Квадратик) переносить по словам активируют, если необходимо уместить в пределах одной ячейки несколько строк текста, например вот так:

С подобной же целью можно использовать инструмент точечного воздействия: комбинацию клавиш Alt+Enter.

Чекбокс «Автоподбор ширины» позволяет быстро подгонять по содержимому множество ячеек. Этот способ является альтернативой указанному в параграфе «Рабочий лист».

Наконец, опция «Объединение ячеек» необходима для создания конструкций следующего вида:

Наименование работ	2010 год
	январь	февраль	март

Не рекомендую использовать опцию «объединение ячеек», если только это не вызвано острой необходимостью. Пример:

Так можно	Так нет