30. Документооборот и его организация

Документооборот – это движение первич. док-тов в БУ от их создания до сдачи в архив.

Процесс документооборота осущ. в соответствии с графиком, кот.составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем орг-ции.

Основные этапы документооборота:

• составление и оформление документов;

• движение документов по рабочим местам;

• прием документов в бухгалтерии;

• обработка документов в бухгалтерии;

• сдача документов в архив.

График документооборота – это перечень работ по созданию, проверке и обработке док-тов выполненных каждым подразделением орг-ции с указанием их взаимосвязи и сроком выполнения работ.

График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей через кот.должен проходить каждый первич. док-т и минимальный срок его нахождения в подразделении.

После составления графика каждому исполнителю, участвующему в документообороте вручается выписка из графика документооборота, где указаны:

• исполнители

• наименование док-та

• сроки представления док-та

• подразделения орг-ции, в кот.отправлен док-ты

Таким образом, при составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении организаци

31. Порядок хранения первичных документов

Сроки хранения бух.и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих док-тов, образующихся в деят-ти орг-ций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г.

Основные правила хранения док-тов в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. изм. и доп. от 30.06.2003 г.)

После того как первич. док-ты отражены в учет.регистрах, необходимо организовать их хранение.

При ведении учета в бух.книгах первич. док-ты подшив-тся в одной папке по порядку их хронологич. записи в учет. реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся док-ты, номера док-тов (с№....по№...включительно), их кол-во и другие справочные сведения.

При автоматизированной форме БУ первичные документы, относящиеся к разным ведомостям – машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Хранятся док-ты в спец. помещениях или закрыв.шкафах (текущих архивах).

Док-ты постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках док-ты должны быть переплетены.

По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке.

При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.

В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первич. учет.док-ты, регистры БУ и бух. отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Исчисление срока хранения док-тов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Рабочий план счетов БУ, др. док-ты учет.пол-ки, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться орг-цией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бух. отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В (лет), где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Наименование документа	Срок хранения
1. Бух.и налоговые отчеты и балансы с пояснительными записками: годовые квартальные	Постоянно 5 лет
2. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним	Постоянно
3. Протоколы по утверждению балансов: годовых квартальных	Постоянно 5 лет
4. Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей	5 лет
5. Лицевые счета: рабочих и служащих получателей пенсий и пособий	75 лет 5 лет
6. Расчетно-платежные ведомости	5 лет (при отсутствии лицевых счетов – 75 лет)
7. Инвентарные карточки и книги учета основных средств	5 лет после ликвидации
8. Доверенности на получение денежных средств	5 лет
9. Гарантийные письма	5 лет
10. Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)	5 лет
11. Кассовая книга, оборотно-сальдовые ведомости	5 лет
12. Книги учета депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов	5 лет
13. Журналы регистрации кассовых ордеров, платежных поручений	5 лет
14. Сведения об учете задолженности по заработной плате, по удержаниям из заработной платы, о выплате отпускных пособий	5 лет
15. Документы по инвентаризации	5 лет
16. Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности	До минования надобности (но не менее 5 лет)
17. Исполнительные листы	-||-
18. Справки на оплату учебных отпусков и льгот по налогам	-||-
19. Документы по дебиторской задолженности, по недостачам, хищениям, растратам	-||-
20. Ауты о переоценке основных средств и расчеты по начислению износа	Постоянно
21.Паспорта сооружений	5 лет после их списания
22. Документы о проведении ревизий	5 лет
23. Акты ревизионных проверок	5 лет
24. Переписка о финансово-экономической деятельности	5 лет
25. Акты проверок правильности взимания налогов	5 лет
26. Договоры, соглашения (хозяйственные, трудовые)	5 лет по истечении срока действия договора, соглашения при условии завершения ревизий
27. Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения
28. Образцы подписей материально-ответственных лиц	До минования надобности