65.Выбор и выявление проблемной ситуации в управленческой деятельности. Признаки управленческого решения менеджера

В ходе анализа проблемы:

• она разбивается на множество отдельных частей;

• выделяются основные и второстепенные характеристики проблемы;

• выявляются возможные взаимоотношения и взаимозависимости между ними;

• распознается вся совокупность причин и следствий;

• определяются закономерности возникновения и существования проблемы;

• разрабатываются рекомендации к действиям.

• В рамках функции анализа менеджер стремится конкретизировать стоящую перед ним проблему, обработав максимально большой объем имеющей отношение к проблеме информации.

Проблемная ситуация представляет собой совокупность обстоятельств (условий), возникающих под влиянием внутренних и внешних воздействий, которые нарушают заданное функционирование системы, требуют перевода ее в новое состояние. Проблема в буквальном переводе с греческого означает преграду, трудность, задачу.

Главным характеризующим признаком любой проблемной ситуации является частота возможного появления.Каждую ситуацию можно разделить на отдельные элементы по степени их влияния на достижение основных целей и задач. Эти элементы бывают переменными и постоянными. Руководитель должен уметь быстро и четко выделить существенные, важные элементы ситуации, среди которых:

• состояние выполнения намеченного плана, программы в настоящее время (за прошлый период);

• потенциал кадров, производительность труда;

• состояние материально-технической базы, ее возможные изменения;

• цели и задачи управления на конкретном участке, их перспектива;

• соотношение между материальными ресурсами (объем, структура, ограничения, условия увеличения) и поставленными целями и задачами; резервы и условия их выявления;

• масштабы оперативного простора, возможность его четкого фиксирования и вероятных изменений;

• основные факторы регулирования (поведение, организация);

• временные условия (сроки, ход производственного процесса) и другие ограничения, которые необходимо учитывать при выполнении задачи;

• условия окружающей среды и качество отношений с нею;

• внутренний и внешний рынок покупателей и поставщиков, инфраструктура в месте расположения предприятия;

• материальные, моральные стимулы и их эффективность;

• работоспособность менеджеров;

• положение руководителя (престиж, авторитет), его объективные позиции.

Проблемы как задачи, требующие решения, являются составным элементом управленческой ситуации. Внутреннюю структуру проблемы могут составлять такие элементы, как:

• предмет (характеризует возникшее противоречие, которое выражается в вопросе: «В чем суть проблемы?»);

• объект (отвечает на вопрос: «Где возникла проблема?»);

• субъект (тот, кто связан с проблемой, ее социальный, интеллектуальный элемент);

• связи (характеризуют как структурные межэлементные связи (ограничения), так и отношения с другими проблемами. Они отражаются в вопросе: «С чем связана проблема?»);

• цель решения проблемы (выражается в вопросе: «Для чего необходимо решать проблему?»).

Классифицировать проблемы возможно в зависимости от степени определенности их элементов:

С полностью управляемыми и предсказуемыми параметрами. Подобные проблемы обеспечивают при своем решении детерминированный результат и разрешаются адаптивным методом. В управленческой деятельности такая ситуация распространена не слишком широко и в основном характерна для тактических ситуаций.

С частично (на 40—80%) управляемыми и прогнозируемыми параметрами. Они наиболее часто встречаются на практике, что связано с эволюционными изменениями в условиях хозяйствования. При решении этих проблем используются все имеющиеся методы в разных сочетаниях.

С неуправляемыми и непредсказуемыми (свыше 90% неуправляемых параметров) параметрами, родившимися из революционных преобразований в технике, технологии, управлении. Как правило, у руководителя не может быть алгоритмов выхода из подобных ситуаций.

Проблемы можно классифицировать по источникам их возникновения:

первая группа проблем (проблемы функционирования) связана с тем, что фактические результаты деятельности не достигли требуемого уровня;

вторая группа (проблемы развития) означает расхождение между потенциальными возможностями и целями, которые были поставлены.

Последовательность аналитических рассуждений при рассмотрении проблемных ситуаций содержит следующие этапы:

В чем суть проблемы? Какие признаки, симптомы, показатели? Что не устраивает в данной ситуации? Какая ситуация предпочтительнее? Реальная проблема или выдумана? Какой тип проблемы? Что будет, если проблему не решать?

В чем особенности проблемы? В чем уникальность и новизна ситуации? Чего недостает? Что мешает? Чьи интересы затронуты?

Каково идеальное решение проблемы? Какие возможны стратегии? Какие возможны результаты? Какие возможны потери?

Какие возможны действия в реальных условиях? Конкретные меры. Конкретные результаты.

С самого начала необходимо отметить, что управленческим является отнюдь не каждое решение руководителя, а только такое, которое как минимум: 1. используется в ситуации выбора между несколькими альтернативами, приблизительно равноценными с точки зрения человека, принимающего решение (приходится выбирать не между хорошим и плохим); 2. воспринимается теми, на кого оно влияет, в качестве обязательного к исполнению (нельзя играть роль руководителя, если никто не принимает роли подчиненного). Если не выполняется первое условие, мы имеем дело с так называемым ритуальным управлением, когда руководитель лишь изображает последнее, а по существу его решения полностью продиктованы другими лицами или не зависящими от руководителя обстоятельствами. Если не выполняется второе условие, то это — управленческая утопия (за исключением случаев, когда кто-либо управляет, не принимая роли руководителя), а не реальное управление.