3.3.3. Уніфікація організації тексту

Уніфікація організації тексту поєднує уніфікацію розташування окремих його частин залежно від виду документа та використання при цьому усталених словесних форм - слів, словосполучень, речень.

38

У спеціальній літературі таке поєднання, як правило, називають уніфікованим текстом. Існують такт форми представлення уніфікованих текстів: зв'язний текст, трафарет, анкета, таблиця.

Зв'язний текст - це повторюваний у ряді документів тексі, що виключає можливість виокремлення у ньому постійної та змінної інформаційних частин. Такі тексти рідкісні для управлінської діяльності. Як приклад можна навести текст листа-відповіді на запит щодо придбання продукції підприємства: "Повідомляємо, що для придбання виробів нашого підприємства Вам необхідно звернутися до посередницької фірми "ІНТРАН".

Трафарет - форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для фіксації в них змінної інформації, відповідно до конкретних обставин та ситуацій (див. Додаток 1)*.

Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому подано характеристики одного об'єкта за певними ознаками. Вона, як правило, представляє структуру тексту за його смисловими аспектами (див. Додаток 2).

Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, яка є характеристикою декількох об'єктів за певними ознаками. Таблиця має два рівня - вертикальний (графи) та горизонтальний (рядки). Втім, таблична форма рідко використовується без поєднання з іншими формами, наприклад, трафаретною. Форма, що поєднує декілька форм називається симбіотичною. У Додатку З наведено такий приклад у вигляді форми номенклатури справ установи.

Мовні аспекти уніфікації текстів - прерогатива дисципліни "Культура ділового мовлення" (або "Українська ділова мова"). В ній розкриваються можливості оптимізації представлення тексі і; іа певною структурою та використання уніфікованих лексичних засобів - мовних кліше. Існують спеціалізовані посібники, що містять списки слів та словосполучень, які рекомендують для вживання в службових документах (та інших офіційних текстах) у різних галузях чи сферах діяльності.

*Додатки 1-3 подано за виданням: Альбом стандартних форм документів для архівних установ / Укл. М.І.Кузнецова; Головархів України. УДНДІАСД. - К.,

39

3.3.4 Бланки документів

Уніфіковані форми документів часто представлені у вигляді бланків, де зафіксована побудова структури документа (розташування його реквізитів) та структурна і мовна організація його уніфікованого тексту (тобто головного реквізиту).

Загальні вимоги до виготовлення бланків документів формулюються в ДСТУ 3844-99 (тут вони називаються бланками уніфікованих форм) і цей матеріал с продовженням вимог до побудови УФД.

Бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з фіксованою друком постійною частиною інформації реквізитів і наявністю місця для фіксації її змінної частини.

Бланк виду документа - бланк службовою документа, побудова якого відповідає реквізитам та показникам певного виду номіналу службового документа.

Бланк установи - бланк службового документа, що ідентифікує vcтaнoвy, в якій було створено документ.

Бланки уніфікованих форм виготовляють друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або комп'ютерної техніки. Бланки повинні бути виготовлені відповідно до затвердженої УФД в масштабі 1:1. Бланки уніфікованих форм повинні друкуватися фарбою темного кольору, переважно чорного або темно-синього (втім, іноді має місце фіксування інформації декількома кольорами, наприклад, в бланках установи), на білому папері якісного гатунку.