Тема 3. Вербальна комунікація у діловому спілкуванні

Тема 3.1. Етикет ділових паперів

1. Вимоги до мови документа.

2. Традиції ділового письмового мовлення.

3. Вимоги до оформлення документів.

Завдання:

1. Вивчити питання етикетної регламентації документальної комунікації.

2. Виокремити основні вимоги до підготовки документа.

3. Підготувати зразки документів, оформлених згідно вимог.

Теоретична довідка

Документ – це матеріальний об’єкт, який є засобом фіксації і збереження інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та про розумову діяльність людини. Документ має правове і господарське значення. Він є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. і може бути писемним доказом. Найважливіша властивість документа – вміщення інформації.

Документ повинен бути:

• виданим повноважним органом або повноважною особою;

• відповідним до діючого законодавста та директив керівних органів;

• достовірним і базуватись на наявних фактах;

• містити конкретні пропозиції та вказівки;

• складеним згідно зіснуючими нормами;

• бездоганно відредагованим і оформленим.

Основні види документів: автобіографія, акт, довідка, заява, договір, доповідна записка, доручення, заява, звіт, інструкція, квитанція, лист, наказ, накладна, наряд, оголошення, посвідчення, постанова, пояснювальна записка, протокол, резолюція, розписка, розпорядження, характеристика.

Основні принципи підготовки документів: об’єктивність, логічна послідовність, повнота інформації, ясність і точність опису, відсутність суперечностей, переконливість, лаконічність, оформлення згідно традицій і стандартів і нормативів ділового мовлення.

Питання мовного етикету в діловому писемному спілкуванні має принципове значення. До основних проявів етикету ділових паперів є:

• переконливість документа, що ґрунтується на повноті і точності висловлень;

• використання словесних форм ввічливості;

• стриманість тону висловлень;

• дотримання службового рівня при підписанні документів;

• використання ділової лексики;

• грамотність і ретельність оформлення з дотриманням вимог.

Оформлення документа здійснюється за певними правилами із вміщенням реквізитів.

Головні з них такі:

• в документі має бути вказано назву установи, організації у бланку або в повному розгорнутому найменуванні посади особи, яка підписує документ (у випадку оформлення документа на чистому аркуші);

• в документі має бути вказано його вид (крім листів);

• особливості викладення змісту документу зумовлені його видом;

• документ повинен мати: заголовок (крім листів), адресат (для службової кореспонденції), адресу (для приватної кореспонденції), дату затвердження;

• на документах, що надходять до установи, ставиться штамп з датою надходження.

До числа реквізитів, які використовуються в оформленні документів, належать: зображення Державного герба України, герба Автономної республіки Крим, зображення емблеми організації або товарного знака, зображення нагород, код організації, код фірми документа, назва організації вищого рівня, назва структурного підрозділу організації, довідкові дані про організацію, назва документа, дата документа, реєстраційний індекс документа, посилання на реєстраційний індекс і дату документів, на які дають відповідь, місце складення абоо видання документа, гриф обмеження доступу до документа, адресат, гриф затвердження документа, резолюція, заголовок до тексту документа, відмітка про контроль, текст документа, відмітка про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копії, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа і направлення його до справи, відмітка про надійдення документа до організації, запис про державну реєстрацію.

Оформлення документів здійснюється відповідно змісту єдиної державної системи діловодства – науково впорядкованого комплексу основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процес діловодства, починаючи з моменту створення, надходження документа і до його передачі в архів.

Контрольні питання:

1. Що таке документ?

2. Які основні властивості документів?

3. Які основні вимоги до документа?

4. Що є проявом етикету ділових паперів?

5. Які правила оформлення документів?

6. Які є обов’язкові реквізити документів?

7. Які словесні форми ввічливості доцільно використовувати в листах-відмовах?

8. Чому лексика ділових паперів має етикетне значення?

Теми рефератів:

1. Оформлення ділових паперів у спілкуванні з іноземцями.

2. Ґенеза письмового ділового спілкування.

Література:

1. Альбов А.С. Письмо к зарубежному партнеру / А.С. Альбов. – Л., 1991.

2. Ваш зарубежный партнер. Переписка, документация, контракты. – М., 1992.

3. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К., 2000.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А.Н. Діденко. – К., 2004.

5. Етика ділового спілкування: Курс лекцій / Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка, М.П. Лукашевич, І.Б. Осечинська. – К., 1999.

6. Мамрак А.В. Українське документування: мова та стиль: Навч. посіб. / А.В. Мамрак. – К, 2004.

7. Паламар Л.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб. / Л.М. Паламар, Г.М. Кацавець. – К., 1995.

8. Палеха Ю.І. Організація сучасного діловодства: Навч. посіб. / Ю.І. Палеха. – К., 2007.

9. Плотников А.В. Деловая переписка с зарубежными партнерами / А.В. Плотников. – М., 1992.

10. Погиба Л.Г. Складання ділових паперів: Навч. посіб. / Л.Г. Погиба, Т.О. Грибіченко, М.П. Баган. – К., 2002.

11. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення: Навч. посіб. / Н.Я. Потелло. – К., 2001.

12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад. Н.Г. Гоголюк, І.А. Казімірова; ред. В.М. Бріцина. – К., 2007.

13. Хоменко М.Ф. Посібник з діловодства / М.Ф. Хоменко, О.В. Грабар. – К., 2003.

14. Шевчук С.В. Службове листування: Довідник / С.В. Шевчук. – К., 1999.