2 Внешняя и внутренняя среда организации

Основными элементами организации считаются: цели, задачи, разделение труда, технологии, нормы поведения сотрудников и прочее. Их совокупность образует ее внутреннюю среду. Рассмотрим эти элементы подробнее.

Организацию можно рассматривать, как средство достижения целей, которые позволяют людям выполнять коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования, руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, так как он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

Целью ООО «Юрмаш» является получение прибыли из выпускаемой продукции.

Для достижения цели каждая организация ставит перед собой определенные задачи. Задача – это предписанная работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом, в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи приписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются, как необходимый вклад в достижение целей организации. Практика предприятий показывает, что если поставленные задачи выполняются оговоренным способом и в установленные сроки, организация будет действовать успешно.

ООО «Юргинский машзавод» также ставит перед собой задачи для достижения цели, которые распределены между производствами, отделами, цехами. Горношахтное производство, производство грузоподъёмной техники, металлургическое производство, энергетическое производство ведут работу каждый в своем направлении следуя девизу предприятия «Стремление к совершенству».

Разделение труда представляет собой разграничение и обособление различных видов деятельности, закрепление их за отдельными людьми и группами. Оно бывает горизонтальным и вертикальным. Горизонтальное имеет в основе технологии, профессии, выпускаемую продукцию и т.д. И определяет общую организационную структуру.

Вертикальное разделение труда, связанное с обособлением исполнителей и руководителей различного уровня, служит основой структуры управленческой деятельности.

Технология определяет связь между отдельными видами работ, в том числе и по управлению, последовательность их выполнения во времени и пространстве.

Существует четыре типа технологий:

1. Складывающаяся;

2. Последовательная;

3. Связанная;

4. Групповая.

Складывающаяся заключается в том, что все участники относительно независимо друг от друга работают на кого-то одного, кто создает конечный продукт. Так часто происходит при написании книг, когда каждый из авторов приносит составителю свой раздел, а тот уже компонует из них произведение.

Последовательная технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. На основе такой технологии работает конвейер.

Связанная технология означает, что работы взаимно обусловливают друг друга, но при этом не обязательно в строгой последовательности. Так, например, происходит работа над сложным документом, который руководитель может многократно после уточнений вновь передавать исполнителям.

Наконец, групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте многими участниками. Так строится судно на стапеле.

В силу своих размеров и трудоёмкости работ на ООО «Юрмаш» работа производится на основе всех этих технологий в зависимости от производства.

Важнейшим уровнем внутренней среды является организационный порядок. Под ним понимается совокупность автоматически действующих правил и норм (прохождения документов, приема посетителей, начала и окончания работы, перерывов и прочее). В соответствии с ними исполнители могут самостоятельно принимать значительную часть решений, не обращаясь, каждый раз за указанием к руководителю. Такой порядок может складываться стихийно, либо конструироваться искусственно, но в любом случае закрепляется официально в приказах, инструкциях. На ООО «Юргинский машиностроительный завод» исполнители работают по действующим нормам, т.е. в организации установлен организационный порядок.

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды различны, но в то же время связана с ее факторами. Различают факторы внешней среды:

поставщики,

1. законы и государственные органы,

2. профсоюзы,

3. потребители,

4. конкуренты.

Остановлюсь на некоторых из них.

С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов в выходе. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод ресурсов (оборудование, энергию, капитал) – это один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. В некоторых случаях все организации определенного региона ведут дела с 1-м или практически с 1-м поставщиком. Поэтому они все попадают в равную зависимость от действий поставщика. Некоторые организации зависят от непроизводственного притока материалов. Для роста и процветания организации нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие её облигации. Как правило, чем лучше дело у предприятия, тем выше его возможность договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств.

Поскольку ООО «Юрмаш» крупная коммерческая организация, целью деятельности которой является получение прибыли, она имеет дело не с одним десятком поставщиков.

Конкуренты - ограничивая свободу организации, конкуренция влияет на ее цели, структуру, методы управления. Конкурентами для ООО «Юрмаш» являются предприятия производящие продукцию схожего назначения, что и наш завод.

Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владельцем компании, корпорации или некоммерческой организацией. Именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и областные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.

Профсоюзы - это неотъемлемая часть любой организации. Но, к сожалению, многие руководители так не считают. Профсоюзы создаются для защиты прав человека, для помощи по возникшим проблемам, в связи с болезнью, несчастным случаем и т. д.

Наше предприятие имеет мощный профсоюзный комитет, регулирующий отношения между работником и работодателем. Любой работник завода может вступить в его ряды и принимать непосредственное участие, путем внесения своих предложений и замечаний, в регулировании отношений обеих сторон.

Официально отношения регулирует «Коллективный договор ООО «Юргинский машзавод» на 2010-2012 гг.» Заключенный на конференции трудового коллектива 26 февраля 2010 года между Работодателем в лице исполняющего обязанности генерального директора ООО «Юргинский машиностроительный завод» Александрова И. В. и Работниками в лице профсоюзного комитета профсоюзной организации ООО «Юрмаш» Карманова Г. Д. Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения между работниками и работодателем ООО «Юргинский машзавод».

3 Расчет точки безубыточности

Точка безубыточности – это такой объем реализации, при котором полученные доходы обеспечивают возмещение всех затрат и расходов, но не дают возможности получать прибыль, иначе говоря, это нижний предельный объем выпуска продукции, при котором прибыль равна нулю.

Точка безубыточности характеризуется следующими показателями:

1) Критический (пороговый) объем реализации = Постоянные расходы на объем реализации (шт.) / (Цена – средние переменные затраты на единицу продукции).

2) Порог рентабельности (руб.) = Критический объем реализации (шт.) * Цена.

3) Запас финансовой прочности (руб.) = Выручка от реализации (руб.) – Порог рентабельности (руб.)

4) Маржа безопасности (шт.) = Объем реализации (шт.) – Критический объем реализации (шт.)

Порог рентабельности – это такая выручка от реализации, при которой предприятие уже не имеет убытков, но еще и не получила прибыли.

Запас финансовой прочности – это сумма, на которую предприятие может себе позволить снизить выручку, не выходя из зоны прибылей.

Запас финансовой прочности у предприятия с меньшей долей постоянных расходов выше, чем у предприятия с большей долей постоянных расходов.

ООО «Юрмаш» – коммерческая организация, ведущая производственную деятельность. Организация занимается производством продукции, а, следовательно, имеет доходы и расходы от объема выпуска продукции, но в силу больших размеров производства рассмотрим расчет точки безубыточности на примере одного производства - металлургического.

К примеру, рассчитаем точку безубыточности на выпуск кузнечных слитков развесом 11,5 т. из углеродистой стали.

Таблица 1. Исходные данные для расчета точки безубыточности.

Показатель	Значение показателя
Выручка от реализации, руб.	386 000 000
Переменные затраты, руб.	251 000 000
Постоянные затраты, руб.	100 000 000
Прибыль, руб.	35 000 000
Цена, руб./шт.	386 000
Объем реализации, шт.	1000
Средние переменные затраты, руб./шт.	251 000

Критический (пороговый) объем реализации = 100000000 / (386000000 – 251000000) = 740 шт.

Порог рентабельности = 740 * 386000 = 285700000 руб.

Запас финансовой прочности = 386000000 – 285700000 = 100300000 руб.

Маржа безопасности = 1000 – 740 = 260 шт.

Определение точки безубыточности представлено на рисунке 1.

Выручка от реализации

(в млн руб.)

выручка от реализации

386

351 запас финансовой прочности

286 «мертвая» точка

251 постоянные

200 затраты

100 переменные

затраты

Объем

740 маржа 1000 (в шт.)

безопасности

Рисунок 1 - Определение точки безубыточности

4 Документооборот организации

4.1 Схема документооборота ООО «Юргинский машзавод»

1

2

3

4

6

7

8

9

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

27

25

26

10

5

Пояснения к схеме:

1. В Отдел продаж поступает заявка на серийное изделие или разовый заказ. Разовый заказ содержит техдокументацию, чертежи и др.

2. Проработка разового заказа (для серийного изделия опускается). Технологический центр (ТЦ) и Особое конструкторское бюро (ОКБ), при необходимости, даёт заключение о возможности изготовления с соблюдением технологии указанной в сопроводительной техдокументации. Если изготовление возможно, ведётся дальнейшая проработка.

3. ОКБ направляет в Отдел материалов и расцеховок (ОМНиР) конструкторскую документацию, сведения о производственной специфике изготовления изделия. ТЦ также направляет необходимую ОМНиР информацию, при необходимости разрабатывает техпроцесс.

4. В ООТиЗ из ОКБ направляется документация, необходимая для нормирования трудовых затрат.

5. ОМНиР направляет в ООТиЗ производственную спецификацию, определяющую состав изделия, материал (сортамент), укрупнённый маршрут, специфику изготовления, сведения о виде заготовке, особенностях обработки и другие сведения, необходимые для нормирования трудозатрат. (Внедряется сетевой вариант производственной спецификации).

6. Торговый дом составляет договор (для разовых заказов только после согласования возможности изготовления).

7. Согласование договора с Юротделом (визирование).

8. ООТиЗ предоставляет в Планово-экономическое управление (ПЭУ) предварительную трудоемкость – расшифровку трудовых затрат в нормо-часах (н/ч) по видам работ с разбивкой по цехам, а также с учётом замены материала.

Расчёт производится на основе сборника нормативов, содержащего расценки на все виды работ, Приказа №211, предусматривающего применение повышающих коэффициентов при переработке (% выполнения плана), Положения о формировании и использования ФОТ.

Более точный расчёт заработной платы делают нормировщики в цехах. Фактический фонд оплаты труда формируется в процессе производства и может значительно отличаться от планового.

9. ОМНиР предоставляет в ПЭУ предварительную расшифровку материальных затрат на изготовление, т.к. реальные размеры купленного материала неизвестны и точного раскроя произвести нельзя.

10. Т.к. Управление материально-технического снабжения (УМТС) старается закупить материал по минимальной цене, то иногда нужный по техпроцессу сортамент материала не может быть предоставлен цехам, поэтому необходимо согласование при закупке схожего по свойствам материала с ОКБ. На этом этапе составляются т.н. карточки разрешения на замену материала.

11. ПЭУ составляет на основе полученных данных плановые калькуляции.

12. Если заказ разовый, то ПЭУ оценивает целесообразность его исполнения и отправляет эти сведения в Торговый дом.

13. На основе заключённых договоров и запланированных продаж ПЭУ составляет годовое или квартальное номенклатурно-плановое задание и направляет его в Диспетчерский отдел (ДО).

14. Сроки исполнения номенклатурно-планового задания берутся из договоров.

15. Диспетчерский отдел более детально прорабатывает маршрут изготовления деталей и сборочных единиц и спускает задания цехам.

16. В (УМТС) от цехов поступают текущие заявки на материалы.

17. В свою очередь, УМТС ежедневно направляет в ДО сведения о закупленных материалах.

18. Цены на закупаемый материал дважды проходят согласование в ПЭУ: первый раз – при предварительном выставлении счёта поставщиком, а во второй раз – при окончательном контроле цены поставки в оплаченном счёте-фактуре.

19. Финансовый отдел (ФО) оплачивает счёт-фактуру и приходует материал.

20. Если не возникает острой нехватки материала в цехах, то материал выгружается на складе, где приходуется заведующим складом по счёту-фактуре из ФО. Если же возникла необходимость прямого завоза материала в цех, то приходование материала на складе происходит одновременно с его списанием по требованиям начальников цехов. При этом на складе или в цехе должен происходить контроль качества и количества материалов.

21. Номенклатурные номера материалов присваиваются бухгалтерией в зависимости от сортамента и цены материала. Эти сведения направляются в ОМНиР.

22. При оприходовании материала на складе происходит заполнение первичных бухгалтерских документов на складах (приходный ордер, карточки учёта материалов).

23. Уточнение раскроя материала исходя из точного размера и номенклатуры.

24. Отпуск материалов со складов производится на основании требований, подписанных начальником и бухгалтером цеха. Также на требовании есть подписи представителя отдела снабжения, лица, отпустившего груз и лица, получившего груз. Требование составляется в 2-х экземплярах.

25. Материал на участки распределяется под материальную ответственность лиц, передающих эти материалы непосредственно исполнителю. Отпуск производится по лимитным картам, требованиям, актам.

26. Готовые изделия цехов учитываются по сдаточной накладной (в 3-х экземплярах: ДО, сдатчику и получателю).

5 Представление структуры экономических документов как составной единицы информации графическим и аналитическим способом

Требуется дать аналитическое и графическое представление составной единицы информации (СЕИ) документа. Некоторая совокупность разных атрибутов об одном объекте, связанных между собой отношениями, называется составной единицей информации или просто составной. Примером составной единицы информации может служить любой экономический документ. Экономический документ – материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.