3. Особові картки, особові справи, накази по особовому складу, анкети, розписки, трудові книжки.
Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т. ін.
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.
Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:
Про прийняття на роботу
Про переведення на іншу роботу
Про звільнення
Про надання відпустки
Про заохочення
Про порушення
Про накладання дисциплінарного стягнення
У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.
В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я й по батькові - звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.
У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.
Реквізити наказу но особовому складу:
10— назва виду документа (НАКАЗ);
11— індекс [до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів), наприклад: № 123-вк];
14 —місце складання чи видання;
— заголовок до тексту;
— позначка про контроль (роблять у разі потреби);
— текст;
- підстава (оформляють так само, як реквізит 22);
23 — підпис;
24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);
25 — візи (оформляють у разі потреби);
28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).
На підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (Форма № П-1). Цю форму заповнюють у відділі кадрів.
Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття, на роботу, проект наказу (розпорядження) в разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.
Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.
Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби - медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та інші фіксуються на звороті форми.
Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.
Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) доводиться до відома працівника під розписку.
На підприємствах із великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ [типова форма № П-5]. Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший - передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього та нового місць роботи й підписує керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № II 2), трудовій книжці та в інших документах. На звороті форми № П-5 роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.
Оформляючи "Щорічну та інші види відпусток (не для груп), які надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами й графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ [типова форма №П-6]. Цю форму заповнюють у двох примірниках, один яких залишається у відділі кадрів, а інший - передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму підписують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника (форма № П-2), а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки, роблять позначку: «без оплати».
Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком [типова форма № П-7]. Позначок про здачу інструменту, спецодягу та іншого реманенту на період відпустки працівників у формі № П-7 не роблять.
Відповідальний працівник відділу кадрів на підставі списку про надання відпусток робить в особових картках працівників відповідні позначки, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат.
У разі звільнення працівників на підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИПИНЕННЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРУ (КОНТРАКТУ). Бланк такої форми (типова форма № П-8) заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу (розпорядження) залишається у відділі кадрів, а інший - передається до бухгалтерії. Підписують наказ (розпорядження) керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. Заповнюючи форму № П-8, у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.
На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія здійснює розрахунок із працівником.
У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці типової форми № П-8.
Розписка - це документ, у котрому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).
Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості:
назва виду документа ( Розписка);
посада автора (в разі потреби);
прізвище, ім'я й по батькові особи, яка дає розписку;
сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей;
дата оформлення документа;
підпис автора.
Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках - розшифровують словами.
У розписці, як і в дорученні, категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця між текстом та підписом перекреслюють. Розписку складають в одному примірнику й зберігають нарівні з грошовими й цінними документами.
Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.
Анкета - це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати погрібні відомості про неї.
Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній і закордонний паспорти й т. д.
До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ, який заповнюють, влаштовуючись на роботу.
Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом «так» або «ні» відповідають лише тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався» й т. д. в разі негативної відповіді.
Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у ДОПОВНЕННЯХ ДО ОСОБОВОГО ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ.
Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють ОСОБОВУ КАРТКУ [форма П-2ДС, яка містить ДОДАТОК 1 ДО ОСОБОВОЇ КАРТКИ П-2ДС). Типову форму № П-2 на державних службовців не заповнюють.
Особові картки. На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, технічний секретар) заповнює документ первинного обліку - ОСОБОВУ КАРТКУ (типова форма № П-2, яку затверджено наказом Міністерства статистики України 27.10.95 № 277), робить відповідні записи в трудовій книжці, формує особову справу, бухгалтерія відкриває особовий рахунок.
Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: прізвище, ім'я, по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця робота зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи в графах № 4 (а - г), 5, 6. Обов'язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату й номер наказу, зазначають причину звільнення. Вносячи ці відомості, треба бути особливо уважним, оскільки вони можуть слугувати підставою для підтвердження трудового стажу.
Заповнюють особові картки від руки або машинописним способом. Графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем.
У наукових організаціях (на підприємствах, в установах) на спеціалістів із вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи, крім типової форми № П-2, заповнюють типову форму № П-4.
На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника можна додатково заводити АЛФАВІТНУ КАРТКУ [типова форма № П-3].
Особова справа - це сукупність документів, що містять докладні відомості про працівника (студента).
На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу. До неї вносять документи, що їх складає або заповнює працівник, влаштовуючись на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг із наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, які стосуються даного працівника.
Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої в такій послідовності зазначаються: назва підприємства (організації, установи); «ВІДДІЛ КАДРІВ»; «ОСОБОВА СПРАВА № _»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на котрого оформлено особову справу; правила користування особовою справою.
До особової справи мають уходити такі документи (в порядку зазначення);
опис документів, що зберігаються в особовій справі;
заява про прийняття на роботу;
направлення чи рекомендація;
анкета або особовий листок з обліку кадрів;
автобіографія;
копії документів про освіту (кваліфікацію);
характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);
8)витяги з наказів - про прийняття на роботу, переміщення, звільнення;
9)доповнення до особового листка з обліку кадрів;
листок заохочень і стягнень;
довідки та інші документи, що стосуються даної особи.
Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, групують окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень та стягнень).
Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.
В разі формування особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) і належно засвідчені відповідальною посадовою особою.
Знімання й засвідчення копій із паспорта, профспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка заборонено.
Трудова книжка - це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Отже, це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях».
Розглянемо порядок ведення трудових книжок. Загальні положення
Трудові; книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі - підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних, і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, що працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян з їх обслуговування (як хатні робітники, доглядальники, водії, охоронці та ін.), трудові книжки не ведуться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір між особою й наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.
Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.
Улаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.
Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська), а також військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав, що входять до СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.
Заповнення трудових книжок. Загальні вказівки.
Трудові книжки та вкладки до них заповнюють у відповідних розділах українською й російською мовами.
Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
В трудову книжку вносять такі відомості
про працівника - його прізвище, ім'я й по батькові, дата народження;
про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
про нагородження державними нагородами й відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.
Стягнення в трудовій книжці не зазначають.
Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю та пункт закону.
Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди й заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу.