2. Набор текста на компьютере

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Составные части сложных реквизитов документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличия приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5—2,0 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

При печатании документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

• 0 - для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной подписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

• 5 — для начала абзацев в тексте;

• 32 — для реквизита «Адресат»;

• 40 — для реквизита «Гриф утверждения документа»;

• 16, 24, 56 — для составления таблиц и трафаретных текстов;

• 34, 48 - - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и Основание» печатают без отступа от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке текстов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12—14.

3. Хранение документов в электронной форме.

В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.

Потребность в отдельном механизме для работы с электронными документами возникла в результате широкого использования компьютерной техники при решении прикладных организационно-управленческих и учетных задач. В настоящее время основными сферами применения компьютеров считаются систематизированное хранение, автоматическая обработка и вывод данных различного вида по требованию пользователя. Однако если использовать только средства операционной системы, невозможно решить задачи, касающиеся работы с информацией. Например, в организации потребовалось уточнить подробности договора, который существует в электронном виде на диске офисного компьютера. Если название файла с договором неизвестно, избежать утомительного перебора всех файлов можно лишь с помощью системы управления документооборотом.

Трудность работы в этом случае заключается в том, что в описании файлов отсутствуют сведения о содержании хранимых текстов. Кроме названия документов, должны иметься реквизиты, по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Полезно также иметь возможность контекстного поиска, когда документы ищутся по слову или словосочетанию, взятому из просматриваемого текста. Поиск документов по реквизитам и контекстный поиск должны быть предусмотрены системой автоматизированного управления документооборотом.

При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы:

- преобразования бумажного документа в электронный;

- хранения и поиска электронных документов (электронный архив);

- автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление).

Для преобразования бумажных документов в электронные необходимы устройство, называемое сканером, и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Сканер создает файл - графический образ документа, а система распознавания преобразует изображение в текст, с которым можно работать в текстовом редакторе. Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.

Электронный архив необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах).

Работа электронного архива строится следующим образом. Сначала проводится автоматическая регистрация электронных документов предприятия - система создает базу данных, куда записывается информация о том, какие слова содержатся в файлах. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, весь массив документов не просматривается заново, а лишь сверяется с информацией в базе данных, и затем выводятся соответствующие документы. Эта схема используется практически всеми системами управления документооборотом.

Таким образом, в системе хранятся не документы, а ссылки на них. Документы при этом могут находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернете. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен, так как при накоплении различных документов возникает проблема, связанная с нехваткой места на дисках. Ее можно решить двумя способами: во-первых, заархивировать документы (размер документов существенно уменьшается, а все возможности поиска сохраняются, так как при необходимости программа автоматически извлечет нужный документ из архива); во-вторых, поместить документы на CD-ROM или любой другой внешний носитель, при этом скорость поиска в системе не уменьшается.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов.

Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели.

Пересылка документов может проводиться как по локальным (внутри организации), так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Одним из основных требований, предъявляемых к современной автоматизированной системе управления документооборотом, является обеспечение логично организованного информационного пространства, то есть пространства хранимых и обрабатываемых документов, желательно единого для всего предприятия. Такая среда должна обеспечивать простой и быстрый доступ к документам независимо от места их хранения.