Крок 1. Визначення баз персональних даних.

Відповідно до статті 2 Закону персональні дані це – відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована. До таких даних відносяться: паспортні дані, адреса місця реєстрації, номери домашнього та мобільного телефонів, ідентифікаційний код тощо. Слід звернути увагу, що цей термін застосовується лише до фізичних осіб.

Фіксуючи персональні дані в первинному порядку на паперових носіях (картотека), електронних носіях або в будь-який інший спосіб, саме і створюється база персональних даних, для якої володілець повинен визначити та затвердити мету обробки, встановити склад персональних даних та процедури їх обробки.

У кожній юридичній особі можна виділити кілька баз персональних даних.

За наявності найманих працівників буде база персональних даних "Працівники", до якої належить картотека особових карток (типова форма № П-2), усі особові справи працівників, довідник з відомостями про працівників у програмі 1С.

Якщо юридична особа при провадженні господарської діяльності має справу з фізичними особами, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, укладає договори оренди, купівлі-продажу тощо створюється база персональних даних –"Фізичні особи, персональні дані яких обробляються у ході ведення господарської діяльності". До цієї бази вносяться персональні дані фізичних осіб – підрядників, контрагентів або персональні дані фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з іншою юридичною особою – підрядником, контрагентом.

Крім зазначених вище баз персональних даних, у первинній організації профспілки створюється база персональних даних членів профспілки, до якої включаються персональні дані членів профспілки, а також осіб, які підтримують з нею постійні контакти у зв'язку з характером їх діяльності.

Крок 2. Визначення мети обробки баз персональних даних.

Слід ще раз нагадати, що метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації:

● трудових відносин;

● адміністративно-правових (в тому числі, відносин у сфері державного управління), податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку;

● відносин у сфері управління людськими ресурсами, зокрема, кадровим потенціалом;

● відносин у сфері економічних, фінансових послуг та страхування;

● відносин у сфері реклами та збору персональних даних у комерційних цілях;

● відносин у сфері телекомунікаційних послуг;

● відносин у сфері громадської, політичної та релігійної діяльності, культури, дозвілля, спортивної та соціальної діяльності;

● відносин у сфері освіти;

● відносин у сфері охорони здоров’я;

● відносин у сфері безпеки, включаючи питання привантих розслідувань, побудови системи приватної безпеки та приватної охорони;

● відносин у сфері транспорту;

● відносин у сфері науки, історичних досліджень та статистики;

● інших відносин, що вимагають обробки персональних.

Керуючись наведеним, до кожної створеної бази персональних даних визначаємо мету:

База персональних даних "Працівники" створюється з метою забезпечення реалізації трудових відносин, адміністративно-правових, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку.

База персональних даних "Фізичні особи, персональні дані яких обробляються у ході ведення господарської діяльності" створюється з метою оформлення з фізичними особами цивільно-правових відносин.

База персональних даних членів профспілки створюється з метою забезпечення реалізації відносин у сфері громадської діяльності.