Распределение средств

В рамках этого бюджета создаются более конкретные дополнительные бюджеты, и только их итоговые суммы отражены в общем бюджете для PR-кампании. Официальное открытие штаб-квартиры, ежегодный финансовый отчет, выпуск журнала – все это требует составления своих дополнительных бюджетов. Скажем, расходы на официальное открытие будут зависеть от места проведения, числа гостей, обширности программы; от того, предусматривается ли размещение на ночь, оплата проезда, а также арендные платежи за использование тентов, стульев, микрофонов; почасовой оплаты привлеченного персонала. Расходы на составление ежегодного отчета учитывают составление, печать, распространение отчета. Эти расходы зависят от числа страниц, числа копий, размеров страниц, качества печати, наличия иллюстраций, качества бумаги, а также стоимости распространения, которое может включать стоимость конвертов, марок и другие расходы. Издание

ежеквартального журнала предполагает только что описанные расходы для выпуска ежегодного финансового отчета; однако, возможны дополнительные расходы на фотографии и дизайн.

Составление бюджета отделом по связям с общественностью внутри фирмы. А сейчас давайте рассмотрим гипотетический бюджет для внутрифирменного отдела PR. В этом случае мы не принимаем во внимание почасовую оплату, которая должна покрывать зарплату, затраты на обслуживание офиса и получение дохода. Можно подумать, что работа PR-отдела внутри фирмы обходится дешевле работы PR-агентства, если сравнивать только зарплату персонала, и не учитывать того, что PR-отдел также должен быть оборудован и, соответственно, обслуживаться. Любая деятельность компании сколько-то стоит; это легче проследить на примере маленького PR-агентства, чем большой организации. Таким образом, деятельность PR-отдела может оказаться дороже, чем найм агентства, чьи услуги будут предоставляться лишь определенное время. Приведенный ниже в качестве примера бюджет составляется для большой организации, различные виды деятельности в нем разделены тематически. Для маленьких организаций этих статей будет гораздо меньше.

Статьи бюджета для организации с отделом по связям с общественностью:

- зарплата: PR-менеджеры, помощники, редактор корпоративного журнала, фотограф, секретари;

- платежи за аренду и обслуживание: аренда, электричество, отопление, вентиляция, уборка, плата за телефон и др. виды связи;

- амортизационные платежи: мебель и оборудование (персональные компьютеры, копировальные аппараты, видеокамеры, принтеры, транспортные средства);

- страховка: машины, оборудование, поездки, пенсионное обеспечение, медицинская страховка;

- приемы для прессы: приглашения, материалы;

- выпуск корпоративного журнала: редактирование, дизайн, фотографии, художественное оформление, печать и распространение;

- презентация: подготовка слайдов, сценарий, фотографии, музыка, копирование, приглашения, проведение;

- производство видеофильма: сценарий, актеры, музыка, съемка, режиссура, монтаж, копии, распространение;

- новостные релизы: поиск информации, создание, рассылка.

- подготовка статей: поиск авторов и изданий, переговоры, создание, публикация;

- обзор прессы: плата за доступ к базам данных, тиражирование, подготовка отчета;

- информационная служба: распространение информации;

- аудиозапись для радио: интервьюирование, тиражирование, распространение;

- телевидение: подготовка информации для ТВ;

- печатные издания: листовки, проспекты, брошюры, плакаты, календари, отчеты;

- спонсорство: призы, награды, меценатство;

- профессиональные конференции и семинары: материалы, приглашения, оборудование, аренда, мелкие расходы, транспорт;

- фотоматериалы: съемка, печать;

- поездки: транспорт, оборудование, приглашение прессы, проживание в отеле, мелкие расходы;

- выставки: охрана, плакаты, модели;

- транспорт: легковые автомобили, грузовые машины;

- канцелярские расходы: материалы;

- телефон, факс, телекс.

- почтовые расходы;

- непредвиденные расходы.