2.2. Этапы создания аис

Создание ИС проходит четыре этапа:

первый — предпроектный (обследование, составление отче­та, технико-экономического обоснования и технического задания);

второй — проектный (составление технического и рабочего проектов);

третий — внедрение (подготовка к внедрению, проведение опытных испытаний и сдача в промышленную эксплуатацию);

четвертый — сопровождение и анализ функционирования (выявление проблем, внесение изменений в проектные решения и существующие ИС).

Содержание документации на каждой стадии определяется со­ставом и спецификой работ.

Стадии детализируются, проходя сле­дующие этапы.

Предпроектная стадия:

• обследование объекта и обоснование необходимости созда­ния ИС;

• формирование требований пользователя к ИС;

• оформление отчета о выполненной работе и заявки на раз­работку ИС;

• разработка и утверждение технического задания ИС. Проектная часть:

• разработка проектных решений по системе и ее частям;

• разработка документации на ИС;

• разработка и оформление документации на поставку изде­лий для комплектования ИС;

• разработка рабочей документации на систему или ее части;

• разработка или адаптация программ. Стадия внедрения:

• подготовка объекта автоматизации к вводу в действие;

• подготовка и обучение персонала;

• строительно-монтажные работы, если строится специализи­рованное здание;

• проведение предварительных испытаний;

• проведение опытной эксплуатации;

• проведение опытных испытаний;

• введение в промышленную эксплуатацию. Анализ функционирования:

• гарантийное и послегарантийное обслуживание;

• внесение изменений в проектные решения.

Основными участниками процесса создания ИС являются пред­приятие-заказчик, для которого она создается, и предприятие-разработчик, выполняющий работы по проектированию ИС. Юри­дические и организационные взаимоотношения заказчиков и раз­работчиков регулируются заключенными между ними договорами.

Заказчик обязан заключить договор на создание ИС, приоб­рести технические средства, подготовить задание на строительство или реконструкцию помещения, если необходимо, совместно с раз­работчиком выполнить работы предпроектной стадии, в необходи­мые сроки подготовить помещение, приобрести и установить тех­нические средства, разработать и осуществить мероприятия по со­вершенствованию организации управления и производства. На ста­дии проектирования необходимо обеспечить обучение персонала, обеспечить запись необходимой информации на машинные носите­ли и ее контроль, обеспечить уточнение исходных данных по соста­ву и структуре информационной базы, завершить ее формирование, подготовить контрольные примеры, организовать поэтапную при­емку рабочих программ с проверкой на контрольных примерах. При подготовке объекта к внедрению заказчик выполняет следую­щие работы: внедряет локальные и общегосударственные классифи­каторы, унифицированные формы документов, проводит в наме­ченные сроки мероприятия по подготовке объекта к внедрению ИС. При вводе системы в действие заказчик завершает ввод в экс­плуатацию технических средств, завершает опытную эксплуатацию комплекса задач и принимает в промышленную эксплуатацию. Раз­рабатывает и согласовывает с разработчиком программу приема сдаточных испытаний и организуют работу приемочной комиссии по проведению испытаний системы.

Основная цель разработчика — создание ИС.

На предпроектной стадии он проводит обследование объекта, обрабатывает материалы обследования, определяет задачи, подлежащие автоматизации, оп­ределяет экономическую эффективность.

На стадии технического проектирования разрабатывает документацию, в соответствии с ут­вержденным техническим заданием осуществляет методическое ру­ководство работами по созданию классификаторов, внедрению унифицированных систем документации, разрабатывает структуру информационной базы, принимает участие в обучении персонаkа заказчика.

На стадии рабочей документации осуществляет разра­ботку программного обеспечения, генерацию рабочих программ, участвует в разработке должностных инструкций управленческого персонала, технологических инструкций пользователя.

При вводе системы в действие разработчик осуществляет методическое руко­водство, вносит коррективы в проекты, принимает участие в сдаче задач и комплексов задач в промышленную эксплуатацию и участвует в работе комиссии по приемке системы в промышленную экс­плуатацию.

Цели и задачи предпроектной стадии ИС. На стадии формирования требований к ИС включается комплекс научно-исследовательских и организационно-технических мероприятий по обследованию, по­зволяющих определить производственные возможности предприятия по повышению прибыли, снижению затрат в результате создания ИС. Проводится технико-экономическое обследование, включаю­щее системное описание конкретного объекта, диагностический анализ в системах управления и исследование информационных потоков.

Целью системного описания является разработка экономико-организационной модели, характеризующей цели и критерии функционирования производства, требования к организационной структуре управления, функции и задачи управления объектом, взаимодействие задач управления, общую структуру информаци­онной базы решаемых задач.

Цель диагностического анализа — оценка качества решения за­дачи управления, она проводится на базе результатов системного описания. Диагностический анализ включает сбор необходимых данных, систематизацию, обработку и анализ информации, выявле­ние факторов, влияющих на результат деятельности предприятия. В процессе диагностического обследования необходимо количест­венно установить цели и критерии развития производства и его от­дельных звеньев, положение данного предприятия в отрасли, со­стояние производства и его структуру, состояние системы управле­ния, взаимодействие предприятия с поставщиками и потребителя­ми, с финансовыми органами, организацию информационной базы.

По результатам диагностического анализа составляется отчет об обследовании предприятия.

Цель исследования информационных потоков — получение ма­териалов для формирования информационной базы. Для этого нужно выявить связи между подразделениями предприятий и внешними предприятиями, схему документооборота, наименование первичных и результатных документов для каждой задачи.

В результате этих работ должны быть выработаны рекоменда­ции по составу документов, показателей и их схемы взаимосвязи.

В процессе обследования объекта применяются следующие ме­тоды сбора материала:

• непосредственного обследования, включающий личное на­блюдение; анализ материала, опрос исполнителей на рабо­чих местах, личное участие в работе,

• получение сведений путем бесед и консультаций с участием руководителей, аналогий, получение сведений в письменном виде от со­трудников;

• документальной инвентаризации, включающий самофотогра­фию рабочего дня — для изучения структуры рабочего време­ни за короткий период, анализ операций — для исследования существующей технологии обработки информации, подроб­ного изучения маршрутов обрабатываемой информации.

Анализ материалов должен быть направлен на решение сле­дующих задач:

• уточнение целей совершенствования управления;

• выявление номенклатурных показателей, которые следует использовать для оценки системы управления;

• упорядочение и взаимоувязку выявленных целей;

• выявление общих тенденций развития предприятия;

• определение факторов производства и управления, обеспечи­вающих или отрицательно влияющих на достижение целей;

• выявление перспективных проблем, от которых зависит эф­фективность системы;

• получение данных для экономического обоснования рацио­нализации системы управления и внедрения ИС.

Обработка результатов обследования включает систематизацию полученных данных по формам, срокам обработки, техники и тех­нологии формирования сводных показателей. Для обработки дан­ных применяются экономико-математический аппарат и вычисли­тельная техника. Материалы обследования оформляются в виде от­четов, схем, структурных схем, сетевых диаграмм.

Для анализа большое распространение получил метод матрич­ного моделирования, позволяющий выявлять внутренние логиче­ские связи между данными, проводить анализ полного состава рек­визитов, устанавливать наличие информационной связи между за­дачами, выделять связанные группы реквизитов, оптимизировать количество циркулирующих в системе управления документов и со­став реквизитов в них.

Предпроектная документация содержит разделы: цель обследо­вания; основания для обследования; объект обследования; органи­зация разработчика и состав исполнителей; характеристика пред­приятий; выводы по анализу производственной структуры предпри­ятия; результаты обработки опросных листков; выводы по анализу функционирующей структуры; выводы по анализу существующей ЭИС. В ней даются предложения по совершенствованию организа­ционной структуры; потоков информации и форм документов и пр.; проводится выбор и обоснование объекта автоматизации; тех­нико-экономических показателей, отражающих воздействие ЭИС на объект управления; общие рекомендации по улучшению управ­ления; обоснование очередности разработки задач. Основные показатели эффективности ИС:

• годовой прирост прибыли

Эгод = (А2 - АО П!/А! + (С! - С2) А2/100;

• годовой экономический эффект

• срок окупаемости

Т = 1/Ер;

• расчетный коэффициент эффективности затрат на создание ИС

где А] , А2 — годовой объем реализуемой продукции до и после вне­дрения ЭИС;

Сь С2 — затраты на 1 рубль реализуемой продукции;

П] — прибыль от реализации продукции до внедрения ИС;

Е„ — нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений на внедрение ИС;

К — капитальные вложения на создание ИС.

Постановка экономической задачи. Экономическая задача — лю­бая законченная последовательность действий, которые выполня­ются над одним или несколькими упорядоченными документаль­ными массивами, в результате чего формируется не менее одного наименования реквизита-основания с призначной частью в доку­ментальной форме.

Особенности экономических задач следующие: жесткая структура форм входной и выходной информации; алгоритмизация экономиче­ской задачи имеет точное, полное и недвусмысленное толкование; участие пользователей в постановке любой задачи и использование одних и тех же первичных данных при решении многих задач.

К важнейшим признакам классификации экономических задач относятся:

• признаки, характеризующие задачу в системе администра­тивного управления (прогнозировании, планирования, учета и др.);

• признаки, характеризующие класс математических моделей, к которым относится данная задача (многовариантные, рас­четные и пр.);

• предметные (объемные) признаки — задачи регулярно ре­шаемые, разовые;

• временные признаки — оперативные, текущие, перспективные. Постановка задачи выполняется в соответствии с планом. При­ведем пример одного из возможных его вариантов [10].

План постановки задачи

1. Организационно-экономическая сущность задачи:

• наименование задачи;

• место решения;

• цель решения;

• назначение (для каких объектов, подразделений, пользова­телей предназначена);

• периодичность решения и требования к срокам решения;

• источники и способы получения данных;

• потребители результатной информации и способы ее от­правки;

• информационная связь с другими задачами.

2. Описание исходной (входной) информации:

• перечень исходной информации;

• формы представления (документ) по каждой позиции пе­речня, примеры заполнения документов;

• количество формируемых документов (информации) в еди­ницу времени, количество строк в документе (массиве);

• описание структурных единиц информации (каждого эле­мента данных, реквизита);

• точное и полное наименование каждого реквизита докумен­та, идентификатор, максимальная разрядность в знаках;

• способы контроля исходных данных;

• контроль разрядности реквизита;

• контроль интервала значений реквизита;

• контроль соответствия списку значений;

• балансовый или расчетный метод контроля количественных значений реквизитов;

• метод контроля с помощью контрольных сумм и любые дру­гие возможные способы контроля.

3. Описание используемой условно-постоянной информации:

• перечень условно-постоянной информации (классификато­ров, справочников, таблиц, списков с указанием их полных наименований);

• формы представления;

• описание структурных единиц информации (по аналогии с исходными записями);

• способы взаимодействия с переменной информацией.

4. Описание результатной (выходной) информации:

• перечень результатной информации;

• формы представления (печатная сводка, видеограмма, ма­шинный носитель и его макет и т.д.);

• периодичность и сроки представления;

• число формируемых документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);

• перечень пользователей результатной информации (подраз­деление и персонал);

• перечень регламентной и запросной информации;

• описание структурных единиц информации (каждого элемен­та данных, -реквизита) по аналогии с исходными данными;

• способы контроля результатной информации;

• контроль разрядности;

• контроль интервала значений реквизита;

• контроль соответствия списку значений;

• балансовый или расчетный метод контроля отдельных пока­зателей;

• метод контроля с помощью контрольных сумм и любые дру­гие возможные способы контроля.

5. Описание алгоритма решения задачи (последовательности действий и логики решения задачи):

• описание способов формирования результатной информа­ции с указанием последовательности выполнения логиче­ских и арифметических действий;

• описание связей между частями, операциями, формулами алгоритма;

• требования к порядку расположения (сортировке ключевых (главных) признаков в выходных документах, видеограммах и т.п., например, по возрастанию значений табельных номеров.

Алгоритм должен учитывать общие и все частные случаи реше­ния задачи. При составлении алгоритма следует использовать ус­ловные обозначения (идентификаторы) реквизитов, присвоенные элементам исходной и результатной информации. Допускается опи­сание алгоритма в виде поясняющего текста. Необходимо преду­смотреть контроль вычислений на отдельных этапах, операциях вы­полнения алгоритма. При этом указываются контрольные соотно­шения, которые позволяют выявить ошибки.

Постановка задачи для ее решения на ПЭВМ определяет объект курсового проектирования (см. приложение).

Активное участие пользователя ИС управления на протяжении всего жизненного цикла системы является обязательным условием ее успешного внедрения и дальнейшего функционирования.

Кроме того, на пользователе лежит обязанность по наполнению банка данных реальной информацией и ответственность за ее дос­товерность, в том числе условно-постоянной информации. Текущая же переменная информация будет корректироваться по ходу функ­ционирования системы.