К началу подготовки инвентаризации необходимо подготовить список инвентаризируемых складов.

Мероприятия по подготовке оборудования и программного обеспечения (ПО) включают в себя:

• проверку работоспособности мобильных сканеров (ответственный - заведующий складом);

• зарядку аккумуляторов мобильных сканеров (ответственный - заведующий складом);

• обновление ПО DENSO (ответственный - заведующий складом);

• загрузку ШК производителя в сканеры (ответственный - заведующий складом).

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение магазина и прекратить операции с товаром. Покупатели, находящиеся в торговом зале, должны быть обслужены. Инвентаризация начинается после закрытия кассовых смен на всех кассовых аппаратах и сдачи кассирами выручки. Прием пищи сотрудников, и кратковременные перерывы в период проведения инвентаризации регламентируются одним из членов инвентаризационной комиссии. Как правило, это один из менеджеров отделов, назначенный ответственным на период инвентаризации. Выход из магазина сотрудников  осуществляется через служебный вход под контролем дежурного администратора или одного из охранников.

Алгоритм проведения инвентаризации

1. Окончательный инструктаж персонала 2. Выдача необходимых бланков каждой бригаде; 3. Перевод товара с инвентаризируемых складов на склад №10 – склад остатка на начало инвентаризации (ответственный - сотрудник отдела контроля и ревизий). Перед началом инвентаризации сотрудник отдела контроля и ревизий проверяет, чтобы склады «Инвентаризация» (10) и «Излишки» (12) были пустыми.

4. Порядок сканирования товара:

• сканируется этикетка МХ (клавиша М1) ->

• сканируется последовательно без пропусков весь товар ->

• вручную пересчитывается товар на этом МХ ->

• сравнение ручного пересчета с данными по DENSO ->

• заполнение бланка времени сканирования  ->

• ШК МХ отмечается, как использованный (зачеркивается на плане) ->

• DENSO относится в офисную часть магазина ->

• Данные выгружаются в соответствующую накладную ИФ (в зависимости от того, на каком складе сканировался товар).

После каждой выгрузки автоматически создается накладная «Факт инвентаризации» (НФ), привязанная к накладной «Инвентаризация по факту». Помимо всего прочего, в этой накладной указывается фамилия сканировавшего и № участка (№ места хранения).

Далее, по мере сканирования и выгрузки данных, бухгалтер магазина исполняет накладные «Факт инвентаризации» (НФ), переводя их из состояния «Новая» в состояние «Исполнена». После исполнения накладных «Факт инвентаризации» (НФ) в накладной «Инвентаризация по факту» (ИФ) в колонке «Количество» проставляется количество отсканированных товаров (это то, что было отсканировано инвентаризационными бригадами).

Далее данные колонки «Количество» накладной «Инвентаризация по факту» (ИФ)  автоматически сверяются с колонкой «Ожидаемое количество» (это учетный остаток по складу, загруженный в накладную перед началом сканирования). Таким образом, в следующей колонке «Невыясненная разница» появляются все расхождения учетных данных с фактическим наличием товара: «+1» – излишек и «-1» - недостача.

  После «исполнения» накладной «Инвентаризация по факту» (ИФ) автоматически создаются  две накладные «Разница выборочной инвентаризации» (РВ), одна по недостачам, одна по излишкам. Товар по этим накладным переводится на соответствующие склады (45, 44). Излишек заводится также на тот склад, по которому создана накладная ИФ, т.е. излишек можно продавать.

Далее бухгалтер устраняет межскладской пересорт. Межскладской пересорт – это наличие излишка товара на одном складе и наличие его (товара) недостачи на другом.

После устранения бухгалтером межскладского пересорта можно переходить к подведению предварительных итогов.