2.3 Інформаційне забезпечення управлінської діяльності в готелі «парк готель»

Інформаційний центр готелю «ПАРК ГОТЕЛЬ»- це складний людино-машинний комплекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, що орієнтована на досягнення таких цілей: відстеження стану готелю і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінку несприятливих змін стану готелю (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану.

Діяльність інформаційного центру готелю спрямована на підвищення ефективності управління готелем і включає такі напрямки: сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами, організація і впровадження інформаційних систем у різних службах і підрозділах готелю, робота маркетингового відділу шляхом збору та обробки важливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і контролю руху фоліо-рахунків клієнтів, обробка даних, інформації, формування необхідних форм звітів і передача даних. Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками в сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, ресторану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипожежної охорони, покоївок та ін.

Як у світовій практиці, так і в готелі «ПАРК ГОТЕЛЬ» інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень, у режимі 24-години. Саме тому керівництво готелю застосовує найрізноманітніші інформаційні технологічні рішення такі, як система Fidelio на базі компонентів фірми Micros.

Вона складається з декількох модулів. Всі вони утворюють інформаційні потоки.

Охарактеризуємо схему інформаційних потоків у готелі «ПАРК ГОТЕЛЬ»

1. Модуль менеджера

По другому цей модуль можна назвати системою підтримки управління готелем. Він може генерувати звіти в автоматичному режимі. Наприклад,можна задати системі певний час роздруковувати звіти про діяльність різних підрозділів або ж знаходити в процесі дня деякі пікові значення заздалегідь визначених параметрів. Така система здатна:

• встановлювати кількість днів для зберігання оперативної інформації про гостя, як для активних так і неактивних рахунків;

• підказати як повинна розраховуватися середня вартість номера та завантаження готелю;

• гнучко змінювати формат інформації про гостя;

• встановлювати пріоритети номерів, щоб змінити послідовність в якій продаються номери;

• передавати певні повідомлення та інструкції операторам кожного разу, коли вони підключаються до системи.

2. Модуль адміністративної служби

У цій службі застосовується система Fidelio. Це центральна система,яка акомулює дані про технічний стан номерів, поточний статус номерів, поточних розцінках за номери, поточної зайнятості готелю.

Також за її допомогою здійснюється резервування та реєстрація гостей,ведеться облік їх історії для виявлення постійних клієнтів. Відомості з терміналів Micros надходять в систему Fidelio, де вони обробляються.

Таким чином, адміністративна служба здійснює ведення особистого рахунку гостя, де відображаються не тільки затрарти , які він робив у номері, але і плата за їжу в ресторані, за чистку одягу в хімчистці і т.д.

Конструктивно цей модуль розпадається на кілька підмодулів.

Основний Гросбух - веде особисті рахунки гостей.

Передпродажна перевірка - здійснює перевірку кредитоспроможності клієнта перед продажем номеру.

Телефонна консоль - представляє собою міні-АТС , з можливістю переадресації дзвінків, визначником імені того, хто дзвонить (якщо дзвінок здійснюється з кімнати) або його номера.

Облік телефонних дзвінків гостя - в автоматичному режимі враховує вартість зроблених дзвінків і направляє її в особистий рахунок гостей.

3.Модуль відділу резервування

Призначений для автоматизації роботи відділу резервування номерів.

Конструктивно пов'язаний з системою Fidelio. Основні функції:

* Ведення листа очікування на необмежену кількість днів;

* Оформлення групових заявок через звичайну, групову або делегатські системи;

* Перегляд інформації про попереднє перебування гостя, у тому числі номер кімнати, особливі запити та коментарі оператора;

* Бронювання номерів за кожною заявкою або групі заявок;

* Привласнення номерами різних тарифних статусів (звичайний, люкс,президентський);

* Попередження виникнення ситуації перевищення заявок над кількістю вільних номерів;

* Друк підтверджень заявок.

4. Модуль підрозділи харчування.

Інформаційні потоки в цьому відділі вимагають окремого розгляду.

Інформація від постачальників потрапляє на кухню шеф-кухаря. Якщо вона стосується поповнення складу, то вона проходить через бухгалтерію, де товар, що надійшов оформлюється документально. У відділ бухгалтерії надходить також потік фінансової інформації про отриманої виручки. З відділу обслуговування в номерах на центральний кухонний термінал поступаютя замовлення від гостей готелю.

Також замовлення надходять і з торгового залу.

У торговельному залі та у відділі обслуговування в номерах знаходяться касові апарати та термінали з сенсорними екранами і можливістю зчитування інформації з магнітних карток. Термінали необхідні для проведення розрахунків з гостями та обліку спожитої продукції.

5.Модуль відділу покоївок

Даний модуль використовується для підтримки інформації про стан номерів для управлінських потреб і для відділу резервування. Кожному номеру присвоюється статус або

"Вільно" або "зайнято" в загальному випадку. Покоївки привласнюють свої статуси: "чистка не зроблено", "чиста" і "готова для продажу". Коли гість вселяється, статус його номера автоматично переводиться в "зайнято".

Основні функції:

* постачання самої останньої інформацією про стан номерів відділу адміністрації та резервування;

* Надання повної інформації про заповнюваності готелю, включаючи прогноз;

* Зв'язок із ТБ-системою, що дозволяє змінювати статус номера за допомогою телетексту.

Інформаційні системи відділу маркетингу не включені в основну мережу готельного комплексу, оскільки цей відділ перебуває ніби зовні готелю.

Працівники в ньому, представляють собою якихось "постачальників" гостей готелю і тому їм не потрібно прямий зв'язок з внутрішніми підрозділами готелі. Вона лише потрібно в разі зміни фінансових умов проживання і збільшення набору пропонованих послуг.

Розглянувши інформаційну систему у готелі «ПАРК ГОТЕЛЬ», ми з’ясували, що вся база даних готелю знаходиться в електронному вигляді, що значно полегшує користування нею всіх працівників готелю. Тобто інформаційний центр у готелі забезпечує моніторинг та аналіз стану підприємства ( економічний, виробничий), роботу всіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень у режимі 24 години. Також, для полегшення та злагодження роботи підприємство використовує 5 модулів для роботи з інформаційними потоками.