8.2.Оформление отдельных видов документов по личному составу

Прием на постоянную работу нового сотрудника при нали­чии вакантной должности, предусмотренной штатным расписа­нием, сопровождается оформлением документов в следующей последовательности: резюме; личное заявление; трудовой договор; приказ о приеме на работу (ф. № Т-1 или Т-1а); запись в трудовой книжке; оформление личной карточки (ф. № Т-2 или Т-2ГС); бухгалтерия (открытие лицевого счета).

Резюме в настоящее время, наряду с объявлениями в сред­ствах массовой информации, предложениями кадровых агентств, является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на рабо­ту в организацию на вакантную должность.

Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предвари­тельно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непо­средственном контакте остановиться на одном из них [см. приложение 11; рис. 1].

Согласие на прием нового работника дает будущий непосред­ственный руководитель. Свое согласие он выражает визирова­нием письменного заявления претендента.

При приеме на работу кроме письменного заявления адми­нистрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов (ст. 65 ТК РФ):

— трудовой книжки, а если данное лицо поступает на рабо­ту впервые, — справки о последнем занятии, выданной по месту жительства;

— паспорта;

— страховое свидетельство пенсионного страхования;

— военного билета (для военнообязанных).

При оформлении на работу, требующую специальных зна­ний, необходимо предъявление диплома или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке.

При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требу­ется предъявление свидетельства о рождении.

Если гражданин РФ принимается на государственную служ­бу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем имущественном положении, а также ряд других докумен­тов (автобиографию, служебную характеристику с последнего места работы, справку о состоянии здоровья).

Право поступления на госслужбу имеют граждане Россий­ской Федерации не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечаю­щие требованиям, установленным Федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации». Введен в действие Указом Президента РФ от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ.

Для привлечения на работу иностранных граждан необходи­мо получение разрешения Федеральной миграционной службы России. Разрешения выдаются, как правило, на срок до одного года. Российские граждане на занятие вакантных рабочих мест имеют приоритет перед иностранными.

Общий порядок приема на работу предусматривает ознаком­ление поступающего работника с правилами внутреннего рас­порядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностя­ми. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

В связи с тем, что согласно ТК РФ среди документов, необхо­димых при поступлении на работу, не значится анкета, работода­тель не вправе требовать ее заполнения. Однако если поступающий не возражает против того, чтобы сообщить дополнительные све­дения о себе, служба управления персоналом от этого только выиграет.

Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при при­еме на работу. Например, при проведении конкурса на замеще­ние вакантных должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная характеристика с последнего места ра­боты, при приеме на работу инвалидов должна быть представ­лена трудовая характеристика МСЭК. В некоторых случаях за­конодательство предоставляет администрации право требовать от принимаемых на работу предоставления сведений о проти­воэпидемических иммунизациях, а также о нахождении на учете в наркологических и психоневрологических диспансерах.

В последнее время некоторые организации проводят тести­рование или другие мероприятия с целью уточнения пригодно­сти принимаемого работника к должности. Поскольку такие испытания при приеме на работу не предусмотрены действую­щим законодательством, можно рекомендовать, в случае затруд­нительности определения деловых качеств работника, прини­мать претендента на должность с испытательным сроком.

Испытание не устанавливается при приеме на работу: лиц, не достигших восемнадцати лет; беременных женщин; молодых ра­бочих по окончании профессионально-технических учебных заве­дений; молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений; лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу. Испытание не ус­танавливается также при приеме на работу в другую местность.

Испытание не может быть установлено и для руководителей, избранных на должность, для лиц, поступающих на выборные должности и по конкурсу, а также для работников, направлен­ных на работу по окончании аспирантуры с отрывом от произ­водства.

При приеме на работу временных работников испытание не устанавливается, это относится также и к сезонным работникам.

Срок испытания, если иное не установлено законодатель­ством, не может превышать трех месяцев, а для руководителей, главных бухгалтеров, их заместителей, руководителей филиалов, представительств, — шести месяцев.

Если в трудовом договоре или в приказе (распоряжении) о приеме на работу не оговаривается испытание, работник впра­ве считать себя принятым на работу без испытания.

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, он считается выдержавшим испытание. При неудовлетворитель­ном результате испытания освобождение работника от работы производится администрацией предприятия, организации без согласования с соответствующим выборным профсоюзным ор­ганом.

В период испытания на работника полностью распространя­ется законодательство о труде.

Запрещается совместная служба на одном и том же государ­ственном или муниципальном предприятии, в учреждении, организации лиц, состоящих между собой в близком родстве или свойстве, если их служба связана с непосредственной под­чиненностью или подконтрольностью одного из них другому.

Анкета составляется собственноручно при оформлении на ра­боту. Все записи в анкете должны быть подтверждены докумен­тально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-la в случае одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответствен­ным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на рабо­ту указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также усло­вия приема на работу и характер предстоящей работы (по совме­стительству, в порядке перевода из другой организации, для за­мещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномо­ченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работ­нику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточ­ка (форма № Т-2 или Т-2 ГС (МС)), а в бухгалтерии открывается ли­цевой счет на каждого работника.

Личная карточка по форме № Т-2 запол­няется на всех работников, кроме государственных служащих. При приеме на государственную службу на работника заполня­ется личная карточка по форме № Т-2 ГС(МС). Для научных и научно-педагогических работников кроме того заполняется учетная карточка по форме № Т-4.

Заключение трудового договора осуществляется согласно Тру­довому кодексу РФ. Трудовой договор — это соглашение меж­ду работником и работодателем (предприятием, учреждением, организацией, отдельным гражданином), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему тру­довому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать зара­ботную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и согла­шением сторон (ст. 21, 22 ТК РФ) [см. приложение 11; рис. 2].

Трудовой договор должен иметь следующие реквизиты: на­звание документа, дату, индекс, место составления, текст, под­писи, печать. Договор составляется в двух экземплярах, подпи­сывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается работ­нику. Министерством труда и социального развития РФ разработана типовая форма трудового договора.

Личное дело — документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.

Особенность подготовки и хранения личных дел государ­ственных служащих заключается в том, что они могут быть толь­ко постоянными, передаваемыми на новые места работы госу­дарственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.

Личное дело работника содержит внутреннюю опись доку­ментов, которая как правило включает следующий набор документов:

— резюме;

— копии документов об образовании;

— копию документа об утверждении в должности (в отдель­ных случаях);

— характеристики или рекомендательные письма;

— трудовой договор;

— аттестационные листы;

— список научных трудов и изобретений;

— приказы (распоряжения) о перемещении работника;

— справки разного рода о данном работнике;

— приказы (распоряжения) о прекращении действия трудо­вого договора.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудо­вой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляет­ся лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уво­ленные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке респуб­лики, автономной области, на территории которых расположе­но данное предприятие, организация, и на официальном (рус­ском) языке Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится адми­нистрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рож­дения, образование, профессия, специальность;

— сведения о работе: прием на работу, перевод на другую по­стоянную работу, увольнение;

— сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с дей­ствующим законодательством (ордена, медали счетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, ис­пользованных изобретениях и рационализаторских предло­жениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой предприятия, организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обяза­на ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2 ГС.

Ведение трудовых книжек осуществляется в организациях Российской Федерации в соответствии с Инструкцией по запол­нению трудовых книжек, утвержденной постановлением Мини­стерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 (далее Инструкция). Инструкция была разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».