Вопрос 14 Управление поставщиками

Целью области процессов "Управление поставщиками" является управление процессом приобретения продуктов и услуг от поставщиков, с которыми заключены формальные соглашения (контракты).

Процесс управления поставщиками в основном применим к тем продуктам и их компонентам, которые подлежат отправке заказчику проекта. Для уменьшения проектных рисков этот процесс используется также при приобретении продуктов, не отправляемых заказчику, но важных для выполнения проекта (например, средств разработки и тестового оборудования)

Термин поставщики имеет достаточно широкое значение. К поставщикам могут относиться структуры, входящие в состав организации, но внешние по отношению к данному проекту, производственные подразделения и лаборатории, коммерческие структуры.

Область процессов "Управление поставщиками" включает в себя: определение типа приобретения; выбор поставщиков; заключение соглашений с поставщиками; анализ коммерчески доступных продуктов (Comercial-Of-The-Shelf, COTS); передачу продуктов в проект (см. схему).

Выбор поставщиков

Обычно во всех организациях установлены процедуры запросов к поставщикам и выбора поставщиков. Эти процедуры должны охватывать:

- установление и документирование критериев оценки потенциальных поставщиков;

- определение потенциальных поставщиков и направление им запросов и требований;

- оценку предложений от потенциальных поставщиков в соответствии с критериями оценки;

- оценку рисков, связанных с каждым поставщиком;

- оценку способности поставщика выполнить работу;

- выбор поставщика.

Критерии оценки поставщика имеют первостепенное значение и должны учитывать важные для данного проекта факторы (среди них географическое расположение поставщика, отзывы о работе поставщика, технические характеристики продукции.

Заключение соглашений с поставщиками

Цель этих соглашений - информировать поставщика о нуждах проекта, ожиданиях к поставщику и количественных мерах оценки эффективности работы поставщика.

Поскольку каждое соглашение является результатом переговоров с поставщиком, первоначально выдвинутые требования могут уточняться. В соглашении с поставщиком документируется также и то, что должен обеспечить проект для успешной поставки (например, оборудованные помещения, документация, услуги).

При заключении формального соглашения с поставщиком по рекомендациям модели CMMI документируются:

- задание на работу, спецификации, условия и сроки поставки, перечень поставляемых продуктов и услуг, график поставки, бюджет, процесс и критерии приемки;

- представители проекта и поставщика, ответственные и уполномоченные за внесение изменений в соглашение;

- процедура изменения требований и изменения соглашения; стандарты и процедуры, которым необходимо следовать;

- критические зависимости между проектом и поставщиком; тип и глубина мониторинга работы поставщика, включая процедуры и критерии оценки, которые будут использоваться при этом мониторинге;

- типы анализа, которые будут проводиться совместно с поставщиком;

- ответственность поставщика за обслуживание и поддержку поставленного продукта;

- гарантийные обязательства, права собственности, права пользования; критерии приемки.

Важно гарантировать, что все участники достигли одинакового понимания соглашения и требований до того, как это соглашение начнет исполняться.

Анализ коммерчески доступных продуктов

При оценке продуктов, которые предполагается приобрести, учитываются такие факторы, как их стоимость, стоимость и трудозатраты их внедрения в проект, требования безопасности. При анализе коммерчески доступных продуктов рекомендуется оценить качество работы поставщика и его способность к поставкам, а также связанные с этим риски. В некоторых случаях этот выбор может потребовать заключения дополнительных соглашений, включая скидки на большие партии товаров, планы будущих усовершенствований, поддержку и обслуживание на площадке покупателя в соответствии с запросами и отчетами о проблемах, дополнительные возможности, которые не обеспечиваются продуктом.

Исполнение соглашения

Исполнение соглашения с поставщиком требует от заказчика проведения мониторинга и анализов.

Мониторингу подвергаются не только график, трудозатраты, стоимость и технические характеристики, но и используемые поставщиком процессы (например, обеспечение качества, управление конфигурацией). Одно из эффективных средств достижения успеха в выполнении соглашения - проведение совместных с поставщиком анализов хода выполнения работ, технических совещаний, управленческого анализа.

Технические совещания имеют целью решение следующих вопросов: ознакомление поставщика с потребностями и ожиданиями клиента; анализ технических действий поставщика и подтверждение того, что интерпретация и реализация требований поставщиком согласуются с интерпретацией требований проектной командой; подтверждение того, что технические обязательства выполняются и технические проблемы известны и решаются своевременно; получение технической информации о продуктах поставщика; предоставление поставщику необходимой технической информации и поддержки.

Приемка продукта и передача продуктов в проект

Перед приемкой продукта должны быть завершены приемочные проверки и тесты. Приемка приобретенного продукта включает целый ряд действий: разработка процедур приемки; анализ и согласование процедур приемки с заинтересованными сторонами до начала приемки; проверка соответствия приобретенных продуктов предъявляемым требованиям; подтверждение выполнения нетехнических обязательств по отношению к приобретаемому продукту (например, наличие соответствующих лицензий, гарантий, прав владения, прав использования, соглашение о поддержке и обслуживании и т.д.); документирование результатов приемочного тестирования; установление соглашения с поставщиком о плане действий по продуктам, которые не прошли приемочные испытания; определение, документирование и отслеживание предусмотренных действий вплоть до их выполнения.