3.2. Облік касових операцій

Усі бюджетні установи для здійснення своєї діяльності та планомірної організації грошового обігу зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку. Рух грошових коштів, який відбувається у процесі діяльності, може здійснюватися як у готівковій, так і в безготівковій формі. Операції, які пов’язані з прийманням і видачею готівкових коштів під час здійснення розрахун­ків через касу установи (виплата заробітної плати, стипендій, різ­них видів соціальної допомоги, авансів на відрядження, господарських та інших витрат) і відображаються в касовій книзі, називаються касовими (рис. 3.5).

Облік касових операцій у бюджетних установах здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Націо­нального банку України від 19.02.2001 № 72 зі змінами й доповненнями від 01.08.2001 № 311 та від 16.10.2001 № 432 і від 4.12.2001 № 495.

Зазначене Положення регламентує порядок організації готівкових розрахунків та оформлення касових операцій, норми й терміни зберігання готівки в касі, ведення касової книги та обо­в’язки касира, а також визначає контроль і законність проведення касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня лімітований.

Відповідно до Постанови Національного банку України від 23.07.2002 № 259 «Про зміни до інструкції про організацію роботи з готівкового обліку установами банків України» ліміт залишку готівки в касі, порядок та строки здавання готівкової виручки щодо бюджетних установ установлюють органи Держав­ного казначейства, в яких вони обслуговуються, під час відкрит- тя реєстраційних рахунків відповідно до поданих заявок-розра­хунків (табл. 3.3). Ліміт каси протягом року може бути змінений органом Державного казначейства в разі письмового звернення установи. Державному казначейству, його територіальним органам, підприємствам, установам та організаціям, що їх вони обслуговують, а також іншим бюджетним установам, які відповідно до Бюджетного кодексу України фінансуються з державного і/або місцевого бюджетів, ліміт каси установою банку не встанов­люється. Державне казначейство самостійно визначає потребу та порядок установлення такого ліміту.

Рис. 3.5. Схема наявності та руху грошових коштів у касі бюджетної установи

Таблиця 3.3

ЗАЯВКА-РОЗРАХУНОК ДЛЯ ВСТАНОВЛЕННЯ ЛІМІТУ ЗАЛИШКІВ ГОТІВКИ В КАСІ, ПОРЯДКУ І СТРОКІВ ЗДАЧІ КАСОВОЇ ВИРУЧКИ (НАДХОДЖЕНЬ) НА 2002 РІК

Найменування установи, організації: Сімферопольський технікум харчових технологій

Форма власності загальнодержавна

Найменування установи банку: Управління Державного казначейства м. Сімферополь

1. Касові обороти грн.

Найменування показників	Код	Фактично за три місяці, що передують поданню заявки-розрахунку до банку
1	2	3
1. Касова виручка (надходження) — усього		60 000
2. Середньоденна виручка (надходження) (су­ма за рядком 1, поділена на кількість робочих днів підприємства за останніх 3 місяці)		952
3. Виплачено готівкою на різноманітні потре­би, крім заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності, премій, стипендій		500
4. Середньоденні згідно з кількістю робочих днів підприємства за останні 3 місяці, витрати готівкою на різноманітні потреби, крім заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності, премій, стипендій		8

2. Ліміт каси, порядок і строки здачі виручки (надходжень)

Найменування показників	Код	Планується підприємством	Затверджено банком
1	2	3	4
1. Ліміт залишку готівки		1000	1000
2. Порядок здачі виручки (надходжень)		Самоносом	Самоносом
3. Строки здавання виручки (надходжень)		щодня	щодня

Керівник підприємства Керівник установи банку

Головний бухгалтер «___» __________ 200 __ р.

«__» ________ 200 _ р.

М. П. М. П.

Понад установлені ліміти в касі установи можуть зберігатися гроші на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги з тим- часової непрацездатності лише протягом трьох робочих днів. Після цього готівка здається в банк.

Для своєчасного отримання готівки в установах банків органи Державного казначейства України готують касові заявки на отримання готівки. Касову заявку бюджетні установи й організації подають до органів Державного казначейства за 55 днів до початку планованого кварталу, де вона звіряється з кошторисом доходів і видатків установ та узагальнюється. Зведені касові заявки передаються до установ уповноважених банків не пізніш як за 45 днів до початку кварталу.

Приймання грошей до каси, їх видачу, ведення касової книги в установах та організаціях здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей.

Касир — це матеріально відповідальна особа, на яку покладено повну матеріальну відповідальність за функції щодо видачі, приймання, зберігання готівки та складання касового звіту. Касирові забороняється передовіряти виконання своїх обо­в’язків іншим особам. Якщо постає потреба тимчасово замінити касира, виконання його функціональних обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір на повну матеріальну відповідальність.

Цінності, що перебувають під звітом касира, передаються тимчасово призначеному касирові у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування та передання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним розписом не передбачено посади касира або які мають відокремлені підрозділи, виконання його обов’язків відповідно до письмового розпорядження керівника може покладатися на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір на повну матеріальну відповідальність.

Якщо установа має багато підрозділів, виплату заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності за письмовим наказом керівника може замість касира здійснювати інша особа, з якою також укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність.

Готівку до каси з реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства касир отримує за грошовими іменними чеками.

Порядок виплати готівки розпорядникам бюджетних коштів, одержувачам коштів державного бюджету та іншим клієнтам регулюється Наказом Державного казначейства України від 10.08.2001 № 140 «Про затвердження порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи».

Для оформлення документів на отримання заробітної плати, стипендій, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що видаються на видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою, бюджетні установи та організації подають до органів Державного казначейства заявку на видачу готівки (табл. 3.4) та платіжне доручення на перерахування готівкових коштів.

Таблиця 3.4

Додаток 29

до порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи

Закінчення табл. 3.4

(заповнюється під час отримання заробітної плати)

№ з/п	Нараховано за місяць			Утримано						Виплачено в міжрозрахунковий період	Сума до виплати
	Показник	Сума	Усього	прибутковий податок	до Пенсійного фонду України	до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття	до Фонду соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності	профспілкові внески	Інші утримання
1	Заробітної плати	164 639,32
2	Грош. утримання		54 357,87	27 439,88	20 213,00	2324,99	3080,00	1300,00			11 0281,45
3	Заробітної плати працюючим інвалідам
4	Усього:
	з них:
	а) мат. допомоги
	б) лікарняних
	у тому числі страхове відшкодування за лікар­няними
	в) відпускних
	г) депоненти

НАРАХУВАННЯ НА ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ

№ з/п	Сума нарахованої заробітної плати	До Пенсійного фонду України	До Фонду загальнообов’язкового державного страхування на випадок безробіття	До Фонду соціаль­ного страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності	До Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань	Інші нарахування
1	164 639,62	29 329,72	12 867,00	1443,17	1226,00
2
3

Суми за нарахованою заробітною платою, утриманням і нарахуванням відповідають аналітичним і синтетичним даним у бухгалтерських регістрах.

_____________________________________________________________________________________

(прізвище і підпис відповідальної особи розпорядника бюджетних коштів)

Керівник установи _____________________ _____________________________

(підпис) (прізвище, ініціали)

Головний бухгалтер ____________________ _____________________________

(підпис) (прізвище, ініціали)

М . П.

Ш тамп казначея

Заявки подаються у двох примірниках, один з яких після видачі готівки повертається установам з відповідним відбитком штампа казначея і зберігається як обов’язковий документ — додаток до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг та цільове спрямування коштів. У заявках на ви­дачу готівки зазначаються суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до Фонду соціального страхування України та суми страхових внесків до Пенсійного фонду, інші податки й обов’язкові платежі, які утримано та нараховано на фонд заробітної плати відповід­но до чинного законодавства (табл. 3.4).

Готівка на придбання продуктів харчування та медикаментів одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки, але за наявності дозволу головного розпорядника бюджетних коштів. Після отримання матеріальних цінностей, придбаних за готівку, до органів Державного казначейства подаються документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість).

Підтверджувальні документи подаються протягом трьох днів після придбання.

На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують на касирів чи вповноважених осіб, зазначених у заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструються в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, що отримали чекові книжки. Готівка отримується з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім’я органів Державного казначейства за балансовими рахунками групи 257 «Кошти до виплати» Плану рахунків комерційних банків України. Кошти до виплати зараховуються на ці рахунки без перерахувань.

Державне казначейство України, здійснюючи свої казначейські функції, виступало клієнтом в установах Національного й комерційних банків та одночасно виконувало роль обслуговуючого банку. Завдяки вдосконаленню платіжної системи розрахунків казначейські рахунки в установах Національного банку були закриті, а розпорядники бюджетних коштів та їх одержувачі переведені згідно з Наказом Державного казначейства України від 30.07.2001 № 134 з метою готівкового обслуговування бюджетних коштів до семи банків: «Державний ощадний банк України», Державний експортно-імпортний банк, Акціонер­но-комерційний банк соціального розвитку «Укрсоцбанк», Акціонерний поштово-пенсійний банк «Аваль», Український акціо­нерний промислово-інвестиційний банк «Промінвестбанк», Акціо­нерний комерційний банк «Правексбанк», Акціонерний комерційний банк, Приватбанк.

Невикористана готівка повертається одержувачами бюджетних коштів безпосередньо на цей самий рахунок за відповідним документом, під час заповнення якого неодмінно зазначається номер реєстраційного рахунка.

Кожна бюджетна установа для здійснення розрахунків повинна мати касу.

Каса — це спеціально обладнане приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.

Надходження і видача готівки установами фіксується в касовій книзі. Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, для обліку готівкових операцій у національній валюті України веде одну касову книгу. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Касова книга — це обліковий реєстр, призначений для аналітичного обліку й контролю касових операцій ф. № КО-4. Сторінки касової книги мають бути пронумеровані, прошну- ровані, скріплені печаткою підприємства та засвідчені підписами керівника підприємства й головного бухгалтера. Записи виконуються у двох примірниках, перший примірник залишається в касовій книзі, другий має бути відривним і є звітом касира. Щодо операцій з одержання або видачі готівки записи ведуться за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером у день їх надходження або видачі. Готівка, яку видано за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендій, інших виплат соціального характеру, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат. Записи до касової книги здійс­нюються на початку наступного робочого дня (із залишками на кінець попереднього дня) внесенням потрібної інформації з первинних касових документів. Ці записи мають містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки її нумеруються в порядку зростання. Виправлення в касовій книзі не допускаються, але якщо їх усе ж зроблено, то вони засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера чи особи, що його заміщує. Приклад заповнення касової книги наведено в табл. 3.5.

Таблиця 3.5