2. Порядок изложения текста документов в советский период

В советский период изложение текста документа — цен­тральный вопрос в теории и практике документирования. Приступая к составлению документа, прежде всего следует решить вопрос, нужен ли вообще в данном случае и по данно­му поводу документ, нельзя ли обойтись бездокументным об­меном информации. Коммунистическая партия и Советское правительство упорно и настойчиво ведут борьбу с бумажной волокитой и излишеством, указывая, что это создает бюрокра­тизм, канцеля-рско-бюрократические методы руководства.

В советском законодательстве есть много указаний об обя зэтсльности документирования, содержании и форме докумен­тов. Однако законом невозможно предусмотреть все случач когда документирование является обязательным и когда доку' мешт будет лишним. Этот вопрос надо решать практически исходя из критерия целесообразности, необходимости. Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех сл\. чаях, когда они охраняют интересы государства и народа, по­могают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности Советского государства, отдельных учрежде­ний, организаций, предприятии. Такие документы надо не только создавать, но и бережно хранить. Документы должны отражать объективную действительность. Поэтому яервое требование к его содержанию — точное, политически правиль­ное освещение событий.

Формулировки документа должны быть безупречно отрабо­таны в юридическом отношении. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Хорошей школой составления служебных документов слу­жит изучение ленинских требований к подготовке, составлению и оформлению документов. Своп требования к документам В. И. Ленин изложил в целом ряде писем и записок.

Прежде всего В. И. Ленин добивался твердой марксистской направленности, принципиальности и глубокого идейного со­держания при освещении любого вопроса. Двусмысленные формулировки, словосочетания, дающие возможность различ­ных толкований, он считал совершенно недопустимыми. Осо­бенно тщательно и обдуманно В. II. Ленин требовал подготав­ливать тексты законодательных актов, взвешивать каждое слово и определение. Он требовал:

«... обратить сугубое внимание на необходимость болев осторожной, тщательной и обдуманной подготовки текста де­кретов.

Бесконечные поправки нетерпимы.

Мое впечатление тоже, что ряд декретов Малого Совнар­кома в последнее время тороплмв»⁴⁴.

В. И. Ленин очень тщательно редактировал проекты декре­тов, многие декреты он прочитывал, дополнял, изменял. На­пример, В. И. Ленин, просмотрев проект декрета «О цеитра- мзации библиотечного дела», на писал:

«Я отказался подписать, ибо размашисто и неясно. Предлагаю переделать точнее (что именно, конкретнее значит «взять в сеть»}) и вместе с инструкцией внести 2-ой раз»⁴⁵.

После соответствующей доработки декрет был принят Ма­лым СИ К 3 сентября 1920 г.

Основные требования В. И. Ленина к содержанию служеб­ных документов сводятся к краткости, точности изложения. Особенно четко эти требования изложены в письме В. И. Ле­нина начальнику ЦУС ВСНХ Ежову от 27 сентября 1921 г.:

«Не пришлете ли как-нибудь вместе с краткими, совсем краткими сведениями о ходе борьбы (с волокитой) краткие сведения о Вашем аппарате...

Пишите кратко, телеграфным стилем, выделяя особо при­ложения, если надо. Длинного я вовсе не прочту, наверное.

Если есть практические предложения, выделить их в осо­бый листок, архнкраткий, как телеграмму, с копией секрета­рю»⁴⁶.

В этом письме фактически целая программа составления служебных документов и в ней многократно повторено требо­вание краткости -изложения.

На пространной телеграмме военкома управления военных сообщений VIII армии В. И. Ленин написал резолюцию: «Объявить выговор за болтовню автору телеграммы»⁴⁷. О краткости при составлении документов В. И. Ленин пишет в письмах к Н. А. Сем^;ашко, Н. П. Горбунову, И. И. Радченко н многим другим. Так, в записке М. Н. Покровскому В. И. Ле­нин указывает: «...лучше всего, напишите ...10 строк в Полит­бюро с выводом...» ^п.

Краткость документа неразрывно связана с его конкрет­ностью и точностью. Точность излагаемых фактов, конкрет­ные цифры В. И. Ленин считает основой травильного доку­ментирования. В телеграмме Комитету бедноты Еленкою уе> да 17 сентября 1918 г. В. И. Левин (пишет:

«Получил Ваши телеграммы.

Невозможно ограничиваться общими и неопределенными выражениями, слишком часто прикрывающими полный неус­пех работы. Необходимы еженедельные гочные цифры: пер­вое, какие именно волости, какую именно часть излишков хле­ба собрали и сколько ссыпали, второе, сколько именно пудов хлеба ссыпано, в каких именно элеваторах и ссыпных ам­барах.

Без таких данных (все остальное «пустая словесность. Отве­чайте точнее» ⁴⁸.

Исключительно внимательно относился І. И. Ленин к '.из­ложению содержания документов, его -стилю. Он выступал против 'чрезмерного увлечения иностранными словами. В своей знаменитой записке «Об очистке русского языка» он мисал:

«Русский язык мы портим. Иностранные слова употребляем без надобности. Употребляем -их неправильно. К чему гово­рить «Дефекты», когда можно сказать недочеты или недостат­ки или пробелы?... Не пора ли нам объявить войну употребле­нию иностранных слов без надобности?...

Не пора ли объявить войну коверканью русского языка?» із

Интересны требования В. И. Ленина, 'предъявляемые к m четам. Им даны конкретные указания о форме отчетов:

«Надо разделить отчеты на 2 части:

а) такая часть, «которую можно лишь рассказать (ппа условия, особенности и т. д.);

б) такая, которую можно и должно выразить їв цифрах.

Печатать обе» ^и.

На отчеты распространяется ленинское требование крат­кости изложения документов. «Достаньте от (представителя ездившей туда комиссии таковой отчет к завтрашнему дню размером ни в -коем случае не более «двух страниц. Боюсь, что у нас, как водится, отчет представляет «из себя целый том, ко­торого никто читать не будет» ^|5.

Особенно любил В. И. Ленин таблицы, считая, что они де­лают информацию' сжатой, «наглядной. Таблицы, по мнению В. И. Ленина, «могут найти широкое применение їв служебной документации. В записке Рухимовичу 11 октября 1921 г. он от­мечал:

«Прочел Ваш доклад и ругаю Вас ругательски.

Доклад составлен неряшливо...

Нет таблицы нужной, а чрезмерной цифирью загроможден доклад.

Нужна таблица короткая: цена в (щуке или .в золотых руб­лях и т. д....

В подобной таблице вся суть!

А Вы ее-то и не сумели дать.

Все Ваши таблицы должны быть їв особой главке, как де­тализация <и точнейшее доказательство главной їй основной таблицы» ^,6.

Об удобстве таблиц, наглядно и компактно располагающих материал, В. И. Ленин говорит и -в іписьме по поводу сводок о сборах заграничных рабочих на помощь голодающим России:

«Нам нужны не такие сводки. Ибо это выходит рассказ. А для «рассказов» у нас нет бумаги, нет времени их читать. Ни -к чему это.

Нужны коротенькие таблички 2 раза в месяц по следующе­му образцу:

Сермания— 10 млн. марок = около ( ) золотых рублей Австрия 10 „ крон = около ( ) золотых рублей

Итог около ( ) золотых рублей

Это будет 20—30 «строк 2 раза в (месяц.

Не много.

Так, и только так, нам нужно. Итог в золотых рублях. I Очень п-рошу Вас провести это и ответить >\гне»⁴⁹.

Редактируя документы В. И. Ленин из длинных .-и сложных | предложений делал простые, коротше, самые сложные мысли выражал ясно, четко, «понятно. Наиболее часто встречаемые «а полях рукописей стилистические замечания В. И. Левина: «Излишние слова», «повторение», «это не по-русски», сне точ­но», «сжать десять слова в два» и т. п.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся по содержанию на простые и сложные. Простые — те документы, в которых рассматривает­ся один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.

Простые документы значительно более удобны в обработ­ке, их легче регистрировать, направлять на исполнение, под­шивать в дела, использовать в последующем в архиве. Обра­ботка сложных документов вызывает ряд трудностей. Такие документы сложно регистрировать (в графу «содержание» на­до /писать «несколько вопросов); при направлении 'На пополне­ние, если вопросы касаются различных структурных частей учреждения, -приходится устанавливать очередность исполне­ния вопросов или снимать копии с документа или его части. Исполнение документа задерживается. Если исполнение вопро­сов, поднятых 'В документе взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, на каждый вопрос приходится за­полнять отдельную контрольную «карточку.

Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, іпри формировании дел иногда снимают копии или делают выписки из документа й помещают в разные дела в соответствии с «номенклатурой. Тем не менее в ряде случаев приходится составлять сложные Документы — приказы, протоколы, отчеты. На обложках дел, сформированных из сложных документов, содержание, как правило, не раскрывается, и лишь указываются разновидности документов, автор и даты. іПисьма и докладные записки, т. е. наиболее 'многочисленный вид служебных документов, дол| ж.ны, как правило, составляться іпо одиому вопросу.

•Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: -введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка «на какой-либо щ§1 гой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и до«- воды; заключения, содержащего суть вопроса, т. е. предложе­ние, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из «них могут и отсутствовать, «о заключение — обязательная часть любого текста документа.

«Основные /положения» ЕГіСД рекомендуют делить текст документа на две части. іВ первой указывается основание составления документа, во второй — излагаются выводы, пред­ложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях ЕПСД допускает одну заключительную часть текста⁵ без (преамбулы с обоснованием.