3. Документальное оформление движения основных средств

Все хоз. операции, связанные с движением ОС, оформляют типовыми формами первичной учетной документации.

Поступающие ОС принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет акт (накладную) приемки-передачи ОС на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов составляется в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

Актом (накладной) приемки-передачи ОС оформляется передача их со склада в эксплуатацию, а также внутреннее перемещение ОС по подразделениям организации.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.

Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов.

Операции по списанию ОС оформляют актом на списание ОС, автотранспортных средств - актом на списание автотранспортных средств.

На основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.) заполняют инвентарные карточки. Их составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце. Затем их передают под расписку в соответствующий отдел организации.

На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.

На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

По месту нахождения (эксплуатации) ОС для контроля за их сохранностью ведутся инвентарные списки ОС. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) - дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов ОС по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.