Формування макету звідної таблиці або діаграми

Після використання кнопки Макет на третьому кроку створення звідної таблиці відкривається діалогове вікно «Мастер сводних таблиц и диаграмм - макет» (Рисунок 14).

Рис. 14 Діалогове вікно «Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет»

В цьому вікні поля (стовпці) бази даних представлені кнопками з такими ж найменуваннями.

Макет складається з чотирьох областей:

• „Страница” - поле, визначене в цій області, використовується у якості заголовків сторінок у даній звідній таблиці, а також забезпечує фільтрацію записів списку. В цю область слід поміщати поле, в якому необхідно визначити тільки одне значення (Наприклад, «Факультет → Математичний»). Цю область визначати не обов’язково.

• „Строка” - поле, визначене в цій області, використовується у якості заголовків рядків в звідній таблиці. В цій області зручно розташовувати стовпці з великою кількістю різних значень. Цю область визначати не обов’язково.

• „Столбец” - поле, визначене в цій області, використовується у якості заголовків стовпців в звідній таблиці. В цю область слід поміщати поле, що містить менш 256 різних значень (Наприклад, в організації працює більш 256 співробітників. Поле «Дата народження» може містить більш, ніж 256 значень та відповідно не вміститься в звідній таблиці). Цю область визначати не обов’язково.

• „Данные” - поля, по яких підводяться підсумки, пов’язані з певним полем стовпця та рядка згідно обраної функції. Цю область обов’язково необхідно визначити. Для полів з текстовим типом значень по умовчанню визначається операція «Количество», для полів з числовим типом значень по умовчанню визначається операція «Сумма». Для зміни операції необхідно два рази клацнути лівою кнопкою миші по полю та обрати зі списку необхідну операцію.

Для розміщення поля в любій з цих областей необхідно лівою кнопкою миші взяти кнопку з найменуванням цього поля та, не відпускаючи, перетягнути в обрану область.

Кнопку, встановлену в будь-якій області, можна убрати з цієї області. Для цього необхідно перетягнути цю кнопку за межі даного поля.

Зміни структури звідної таблиці

Створена звідна таблиця не є статичним об’єктом. Її структуру в будь-який момент можна змінити. Якщо змінити структуру необхідно тільки по тім полям, що вже розміщені у звідній таблиці, то необхідно перетягнути заголовок поля лівою кнопкою миші з однієї області в іншу.

Якщо потрібно додати нове поле в звідну таблицю, то необхідно викликати список полів. Для цього клацнути правою кнопкою миші для виклику контекстного меню та оберіть команду «Показать список полей». Інший варіант виповнення цієї команди - натиснути на кнопку «Отобразить список полей» на інструментальній панелі „Сводные таблицы”.

Для видалення поля необхідно перетягнути його лівою кнопкою миші за межі звідної таблиці.

Оновлення звідної таблиці

Для оновлення звідної таблиці необхідно виповнити один з перелічених варіантів:

• Клацнути правою кнопкою миші по будь-якому вічку звідної таблиці та обрати команду «Обновить данные».

• Виповнити команду «Обновить данные» з розділу меню «Данные».

• Натиснути на кнопку «Обновить данные» на інструментальній панелі «Сводные таблицы».

Необхідність оновлення даних виникає при зміні первісних даних.