Лекція 3: Зміст інформаційно-аналітичної роботи (іар).
Питання: 1. Інформаційна робота. 2. Аналітична робота.
3. Основні етапи інформаційно-аналітичної роботи.
4. Незалежні аспекти іар.
5. Принципи організації іар.
1. Інформаційна робота
Зміст поняття "інформація" залежить від позиції, з якої дається його визначення і від області його застосування (мал.1).
Мал. 1. Зміст поняття "інформація"
Інформація — це відомості про значущі факти (особи, дії, організації, події), які служать основою для ухвалення рішень про проведення адміністративних, організаційних заходів, а також для підготовки пропозицій і рекомендацій.
У філософському розумінні інформація забезпечує зменшення або зняття невизначеності наших уявлень про явища (процесах), що вивчаються, в результаті отримання повідомлення (знаку).
Інформаційна робота — діяльність по забезпеченню посадовців відомостями, необхідними для вирішення покладених на них задач.
Засоби інформаційної роботи — це сукупність документальних засобів, технічних і інших пристроїв, призначених для накопичення, обробки, систематизації, зберігання і видачі інформації (бази даних як документальні, так і електронні; облікові картки, форми і т.д.).
Форми інформаційної роботи — особливості документування, накопичення, зберігання, інтеграції інформаційних даних в різних ланках системи управління в цілях раціонального і ефективного здійснення управлінської діяльності.
Документування — це форма інформаційної роботи, вживана для закріплення результатів, одержуваних в процесі управління діяльністю (довідки, ухвали, плани і т. п.).
Справи — форма інформаційної роботи, призначена для систематизації документальних матеріалів.
Процес інформаційної роботи — це послідовна сукупність операцій (реєстрація, передача, накопичення, зберігання, обробка, видача інформації), яка дозволяє швидко знайти в повному об'ємі потрібні відомості, що зажадаються конкретними споживачами.
Якість інформації — це ступінь розвиненості властивостей (характеристик) інформації, визначаюча її практичну придатність для дослідження. Характеристики інформації, що визначають її якість:
• достовірність;
• значущість;
• своєчасність;
• повнота;
• важливість.
Відбір інформації — це результат перегляду матеріалів і документів, уточнення, доповнення і формалізації інформації.
Накопичення інформації — це результат інтеграції, систематизації, уточнення і обліку інформації в певних системах.
Зберігання інформації — це результат централізації, корекції, оновлення і заощадження банків даних.
Видача інформації — це передача інформації споживачу в режимі сигнального інформування або відповідно до програми, вказаної в запиті.
Способи відбору і рамки інформаційного пошуку визначаються з врахуванням:
• структури і змісту проблеми, що вивчається, з виділенням конкретних задач, що підлягають аналізу;
• наявності суміжних областей і проблем, в яких може знаходитися потрібна інформація;
• глибини ретроспективного пошуку;
• видів документальних джерел, необхідних для дослідження.
Обробка інформації — впорядкування зібраних матеріалів шляхом їх систематизації з метою зробити видимими, компактними, придатними для аналізу, тобто приведення їх до вигляду, коли фактичні дані починають «говорити».
Відбір і обробка матеріалів по темі дослідження — це підготовчий етап процесу аналітичної роботи, на якому здійснюється пошук інформації, перевірка її якісних характеристик, а також її обробка з метою створення умов для правильної оцінки досліджуваних фактів, подій і явищ.