Управлінський контроль: поняття, функції, принципи

Під контролем розуміють систему регулярної перевірки с тану й результатів функціонування організації, її окремих елементів, зовнішнього оточення.

Контроль розрізняється за об’єктами, ступенем їхнього охоплення (суцільний або вибірковий); необхідністю їхнього руйнування при цьому; за суб’єктами, які його здійснюють; за інтенсивністю (нормальний або посилений).

У системі управління контроль вирішує кілька завдань.

- по-перше, дозволяє заздалегідь виявити у внутрішньому або зовнішньому середовищі фірми фактори, які можуть вплинути на її діяльність, а також необхідним чином підготуватися і вчасно на них відреагувати;

- по-друге, допомагає відслідковувати недостатньо чітко виражені тенденції розвитку, їхній напрямок і глибину й створювати більш обґрунтовані плани;

- по-третє, дозволяє вчасно виявити порушення, помилки, промахи, оперативно їх запобігти або усунути;

- по-четверте, дає можливість виявити резерви;

- по-п’яте, забезпечує встановлення й підтримку в системі управління зворотного зв’язку;

- по-шосте, дозволяє оцінити роботу персоналу за певний період, ефективність і надійність системи управління.

Контроль здійснюється відповідно до певних принципів, до яких можна віднести:

1) охоплення основних сфер діяльності організації і процес ів, що протікають у ній;

2) безперервність, обумовлену відповідним характером виробничої і господарської діяльності (у ряді випадків контроль може здійснюватися епізодично);

3) залучення до здійснення контролю всього персоналу організації або його значної частини;

4) наявність чіткої стратегічної спрямованості, яку задають основні пріоритети розвитку організації;

Ретельно перевіряти другорядні сфери її діяльності далеко не завжди доцільно, а деяких - і зовсім не має сенсу, тому що це вимагає багато сил і засобів.

5) ув’язування з процесом планування й перетворень в організації, її структурі, системі управління;

6) гнучкість, пристосування до змін, що відбуваються, що забезпечує його високу якість і дієвість;

7) своєчасність, що дозволяє усувати порушення, перш ніж вони приймуть небезпечні розміри;

8) орієнтованість на конкретні результати, підвищення ефективності і якості роботи фірми, підтримку нового;

9) економічність, яка припускає, що вигоди, принесені контролем, повинні перевищувати витрати на його здійснення (противне свідчить про те, що він не поліпшує ступеня володіння керівництвом реальною ситуацією);

10) індивідуалізувати, націленість на конкретні процеси, результати, осіб (вимагає врахування особистих якостей людей, їхнього становища, зв’язків у колективі);

11) максимальна прозорість, відкритість, гласність, об’єктивність, доброзичливість, виключення стеження за людьми, пошуку «офірних цапів», створення сприятливого морально-психологічного клімату;

12) відповідність характеру контрольованого процесу;

13) регулярне підведення підсумків контролю, своєчасне проведення коригувальних заходів, заохочення, й покарання недбайливих.

У процесі контролю можуть мати місце об’єктивні й суб’єктивні помилки. До них можна віднести: контроль з нагоди, що не попереджає відхилення, а здійснюється їм навздогін; тотальний контроль, породжуваний несамостійністю й утриманством людей; поверхневий контроль з недовіри або для проформи, наприклад за відлученням з робочого місця, та ін.

На практиці існує три основних види управлінського контролю: попередній, поточний і підсумковий.

Попередній передує активній діяльності, а тим більше конкретним результатам і вирішує завдання перевірки готовності фірми, її персоналу, виробничого апарата, системи управління та ін. до майбутньої роботи.

Система управління перевіряється з погляду відповідності існуючій структурі організації, якості вже ухвалених рішень, підготовлених документів, їхньої адекватності наявним вимогам, правильності оформлення, ознайомлення з ними виконавців, засвоєння ними завдань.

Попередній контроль персоналу покликаний відповістити на запитання, чи можна з його допомогою вирішувати передбачені планом завдання. Для цього кадрові служби вивчають професійну придатність співробітників, їхні потенційні здатності, знання прав, обов’язків, вимог техніки безпеки, норм виробітку, умов заохочення; стан здоров’я і здатність виконувати свої обов’язки; наявність безпечних умов праці, можливості підвищення кваліфікації, розвитку, творчості та ін.

Такий контроль здійснюється на основі заздалегідь розроблених вимог до кожної категорії фахівців. Його інструментами є: тестування, співбесіди, вивчення особистих документів та ін.

Попередній контроль стану матеріальних і фінансових ресурсів організації припускає перевірку наявності на складах запасів сировини, матеріалів, що комплектуючих виробів, відповідність їхньої структури й кількості потребам, гарантованість поставок, правильність надходження і витрати коштів та ін.

Основою попереднього контролю фінансових ресурсів організації є її бюджет або кошторис, що дозволяють перевірити надійність їхніх джерел і обґрунтованість майбутніх витрат.

Засобами контролю матеріальних і фінансових ресурсів є перевірки, ревізії, інвентаризація і т.п.

Поточний контроль звичайно існує у формах стратегічного й оперативного контролю.

1. Стратегічний контроль має як основний об’єкт ефективність використання ресурсів організації у процесі досягнення її кінцевих цілей. Він ведеться не тільки за кількісними (наприклад, рівнем продуктивності праці), але й за якісними показниками: впровадженням і використанням досягнень НТР, нових методів роботи, технологій та ін.

2. Оперативний контроль на практиці співпадає з оперативним управлінням, орієнтований на поточну виробничу й господарську діяльність.

Його об’єктами є:

- рух виробів у рамках технологічного процесу;

- дотримання норм і нормативів витрати ресурсів; завантаження обладнання; організація праці, дотримання її графіків;

- наявність запасів незавершеного виробництва й готової продукції;

- рівень поточних витрат коштів.

Такий контроль проводиться буквально одночасно з виконанням основної роботи.

Найважливішим об’єктом поточного контролю є якість продукції й послуг, оцінювана на основі стандартів, що виходять з виробничих умов, традицій самого підприємства, вимог ринку.

Контроль якості може бути суцільним (статистичним) і вибірковим (якщо число його об’єктів надто велике або для перевірки виробу потрібно його зруйнувати). Вибірковий контроль вимагає менше витрат, але підданий ризику випадкових помилок. Такий ризик можна знизити шляхом збільшення числа об’єктів, які перевіряють, але при цьому відповідно зростатимуть витрати.

Важливу роль у підвищенні ефективності контролю технологічного процесу може зіграти його карта, що являє собою схему, на яку наносяться припустимі границі параметрів якості й результати вимірів, що дозволяє відразу ж наочно виявити відхилення.

3. Підсумковий контроль звичайно пов’язаний з оцінкою виконання організацією (співробітниками) планів (завдань). Він припускає всебічний аналіз не тільки конкретних результатів діяльності за минулий період, але й сильних і слабких її сторін, виявлення проблем, перешкод.

Дані підсумкового контролю використовуються для складання чергових планів і винагороди працівників.